Wie man wichtige Firmendaten vor menschlichen Fehlern schützt

Anwenderverursachte absichtliche oder versehentliche Datenverluste sind nach wie vor ein Problem für Unternehmen. Es ist ratsam, über zusätzliche Datenschutzinstrumente oder -dienste nachzudenken, wenn es um die Datensicherheit geht.

Schutz vor versehentlicher Löschung

Rund ein Drittel der Datenverluste passieren durch menschliche Fehler. Microsoft 365 bietet Nutzern zwar durchaus einen gewissen Schutz vor Datenverlusten, der ist allerdings auf ein Basis-Niveau begrenzt und wiegt deshalb viele Nutzer in trügerischer Sicherheit. Denn die Möglichkeiten einer Wiederherstellung mit dem Basis-Level sind begrenzt. So bleiben etwa in Exchange online individuelle E-Mails, die gelöscht wurden, standardmässig 30 Tage im Ordner «Gelöschte Elemente». Dann werden die gelöschten Daten aufgrund eines zusätzlichen Schutz-Levels weitere 14 Tage aufbewahrt. Danach sind sie allerdings endgültig verloren. 

Am lokalen Backup führt kein Weg vorbei

Dateien in Microsoft 365 und Onedrive for Business werden über redundante Server repliziert. Die Wiederherstellung irrtümlich gelöschter Dateien ist – selbst, wenn dies möglich ist – sehr zeitaufwendig. Wenn die Dateien nicht in den Website-Sammlungen vorhanden sind, muss der Microsoft-Support sie manuell wiederherstellen – und das kann Tage in Anspruch nehmen. Effektiver geht es mit Cloud-to-Cloud-Backup-Technologien von Drittanbietern, die eine einfache Einrichtung und automatische Backup-Prozesse bieten, die es dem Administrator ermöglichen, verlorene, versehentlich gelöschte und beschädigte Daten sofort wieder in der Micro­soft-Anwendung herzustellen. Public-Cloud-Provider arbeiten mit verschiedenen SaaS- und Softwareanbietern zusammen, um sicherzustellen, dass Datenschutz- und Sicherheitslösungen auf ihren Plattformen ordnungsgemäss funktionieren. In den Nutzungsbedingungen von Microsoft 365 wird sogar ausdrücklich empfohlen, einen Sicherungsdienst eines Drittanbieters zu verwenden. Für Unternehmen, die auf ihre Datensicherheit und Geschäftskontinuität Wert legen, führt jedoch auch in Zukunft an einem lokalen Backup kein Weg vorbei. Das Cloud-Backup kommt erst ins Spiel, wenn Primärdaten und lokale Backup-Daten gleichzeitig verloren gehen, also im «Disaster»-Fall. Unternehmen erhalten eine externe (Air-Gapped-)DR-Kopie ihrer Daten.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass relevante Daten zugänglich bleiben, wiederherstellbar und dauerhaft geschützt sind?

Mit einem automatisierten Backup-Service können IT-Abteilungen sehr viel Zeit sparen. Einige Services beinhalten On-Demand-Backups sowie Zeitpläne, sodass IT-Teams mit weniger Druck viel entspannter arbeiten können. Sämtliche Daten in Microsoft 365 sollten sich über eine Internetverbindung von jedem Ort wiederauffinden lassen. Die Wiederherstellung sollte flexibel sein und Point-in-Time-Recovery für den ursprünglichen Account oder vom Administrator-Account aus erlauben. Für den Fall eines Angriffs müssen Organisationen Vertrauen in die Sicherheit ihrer Daten haben. Deshalb sollten ruhende und bewegte Daten immer verschlüsselt sein. Unternehmen sollten ausserdem Technologien mit Multi-Faktor-Authentifizierung sowie eine aufgabenbasierte Administration in Betracht ziehen, um Cyberattacken ins Leere laufen zu lassen. Einige Hersteller von Backup-Lösungen beginnen zudem, gängige Cloud-Speicher in ihre Lösungen zu integrieren.

Unternehmen sind gut beraten, wenn sie mit der gleichen Sorgfalt ihre Daten in der Cloud schützen, wie sie dies mit den lokal gespeicherten Daten tun.