Digitalisierung in 10 Schritten ­erfolgreich umsetzen

Bei vielen Firmen werden Prozesse mit einer digitalen Lösung in Kombination mit einer physischen Ablage umgesetzt. Dies erfordert zumindest einen gewissen manuellen Aufwand der Mitarbeitenden, um etwa sicherzustellen, dass Informationen korrekt indiziert sind. Mit einer umfassenderen Lösung lassen sich diese manuellen Aufgaben ebenfalls digitalisieren, und sie ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, anstatt nach Informationen zu suchen. Gerade bei hybriden Arbeitsmodellen ist es wichtig, dass die Daten überall zur Hand sind, egal wo man arbeitet. Wie geht man aber am besten vor, um eine ganzheitliche Digitalisierung zu erreichen? Zu beachten sind folgende 10 Punkte:

1. Involvieren Sie alle Beteiligten frühzeitig und ziehen Sie Fachabteilungen hinzu: Die Einführung einer durchgängigen Digitalisierungslösung ist ein komplexes und umfangreiches Projekt. Sorgen Sie frühzeitig für Teamgeist und beziehen Sie alle relevanten Mitarbeitenden und Abteilungen ein. 
2. Führen Sie eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen IST-Situation durch: Eine detaillierte IST-Analyse bildet die Grundlage für die Projektplanung. Mit welcher Art von Informationen arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen? Wie erfolgen die Verarbeitung, Indizierung und Archivierung von Daten? Dokumentieren Sie alle Punkte genau. 
3. Definieren Sie Ziele: Legen Sie fest, welche Informationen Sie digitalisieren und wie Sie den Informationsfluss im Unternehmen damit organisieren wollen. Stellen Sie sich die Frage, welche Abteilungen und Personen im Arbeitsablauf aktiv mitarbeiten und welche lediglich Zugriff auf die Informationen haben sollen.
4. Wählen Sie einen geeigneten Anbieter: Wählen Sie eine Lösung für Ihr Digitalisierungsvorhaben aus, die Ihren Anforderungen entspricht. Für die meisten Unternehmen empfiehlt es sich, ein Komplettpaket mit umfassenden Services, von der Planung über die Installation bis zum Support zu erwerben. 
5. Organisieren Sie Schulungen für Mitarbeitende: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden auf die digitalisierten Abläufe, um sicherzustellen, dass alle gut mit dem neuen digitalen System vertraut sind und es auch effektiv nutzen können. Bieten Sie auch nach der Einführung kontinuierlich weiterhin Schulungen an.
6. Überführung der Digitalisierungslösung in den Betrieb: Sie haben die vorbereitenden Schritte für die Einführung gemeistert, jetzt kommt der grosse Moment: Die Digitalisierung der Arbeitsabläufe geht in den Betrieb über. Auch mit Schulungen im Vorfeld ist es normal, dass es Fragen und Unsicherheiten geben wird. Es ist daher wichtig, schnellen und unkomplizierten Support zu bieten. Bereiten Sie sich vor dem «Go-Live» darauf vor.
7. Begleiten Sie die ersten Monate der Betriebsphase aktiv: Manchmal stellt sich erst in der Praxis heraus, wo zusätz­licher Optimierungsbedarf besteht. Sammeln Sie systematisch Erfahrungen und lassen Sie diese in Optimierungen oder gar Erweiterungen Ihrer Digitalisierungslösung einfliessen.
8. Führen Sie Bewertungsseminare durch: Ein wertvoller Beitrag zur Projektunterstützung sind Bewertungsseminare, bei denen Sie gezielt die Rückmeldung Ihrer Mitarbeitenden in Zusammenhang mit der eingeführten Digitalisierungslösung einholen. 
9. Implementieren Sie weitere digitale Prozesse schrittweise: Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, Prozesse schrittweise zu digitalisieren. Dies ermöglicht eine fokussierte Umsetzung in Teilschritten und führt zu besseren Ergebnissen. 
10. Überprüfen Sie Ihre Digitalisierungsbedürfnisse kontinuierlich: Überprüfen Sie in regelmässigen Abständen, inwieweit Ihr aktueller Digitalisierungsfortschritt den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Die technischen Möglichkeiten können sich ebenso ändern wie individuelle Anforderungen.

"Die meisten Digitalisierungsvorhaben 'sterben', weil sie zu komplex werden"

Auf dem Weg in die digitale Transformation ist ein methodisches Vorgehen gefragt, das nicht nur technische, sondern auch organisationale Aspekte berücksichtigt. Wie Unternehmen die entsprechenden Ziele formulieren und ihre Mitarbeitenden miteinbeziehen können, erklärt Daniel Elsener, Head of Digital Services, Ricoh Schweiz. Interview: Joël Orizet
 

Im Fachbeitrag ist die Rede von einer «ganzheitlichen Digitalisierung». Was verstehen Sie darunter?

Daniel Elsener: Es geht nicht mehr darum, einfach nur physische Dokumente zu scannen und digital aufzubewahren. Heute ist ein integrierter Ansatz mit Schnittstellen zu Umsystemen gefragt, der das durchgängige digitale Arbeiten ermöglicht. Künstliche Intelligenz hält immer mehr Einzug in unseren Alltag. Dies führt zu noch mehr Möglichkeiten, die tägliche Arbeit zu optimieren. Abläufe müssen durchgängig digitalisiert und wo immer sinnvoll sollten sie auch automatisiert werden, etwa wiederkehrende Tasks.

Wie sieht ein idealtypisches Zielbild eines unternehmerischen Digitalisierungsprojekts aus? 

Am Anfang steht immer ein Ziel. Dieses Ziel muss ausformuliert und während des gesamten Digitalisierungsvorhabens immer wieder reflektiert werden. Typischerweise beginnt ein Digitalisierungsvorhaben mit der Einführung einer Digitalisierungslösung. Das ist auch sinnvoll, sofern das Projekt im kleinen Rahmen mit ganz klar formulierten Zielen beginnt. Die meisten Digitalisierungsvorhaben «sterben», weil sie zu komplex und damit auch zu teuer werden. Darum empfiehlt es sich, als Erstes mit einem überschaubaren Ablauf zu beginnen und diesen erfolgreich zu digitalisieren. Danach kann dieser Ablauf erweitert und/oder weitere Abläufe digitalisiert werden. Weniger ist beim Start in die Digitalisierung mehr.

Wie lassen sich die definierten Ziele so formulieren, dass man den Projektfortschritt messen kann?

Das ist ein ganz entscheidender Schritt in der Vorprojektphase. Je klarer die Ziele definiert werden, umso einfacher sind sie auch zu messen. Konkrete Zielsetzungen wie etwa die Senkung der benötigten Zeit um XY Stunden pro Woche oder auch eine Senkung der Betriebskosten um 30 Prozent sind absolut realistisch. Um dies erfolgreich umsetzen zu können, empfiehlt es sich aber, wie erwähnt, in einem ersten Schritt mit einem einfacheren Ablauf zu beginnen, um diesen innerhalb des Unternehmens durchgängig zu etablieren und die Ziele dadurch zu erreichen.

Wie kann man Mitarbeitende am besten in Digitalisierungsprojekte miteinbeziehen?

Der Einbezug der Mitarbeitenden ist der Erfolgsgarant für jedes Projekt. Die oberste Führungsetage sollte offen kommunizieren, was mit der Digitalisierung erreicht werden soll. Am besten ist es, Mitarbeitende direkt ins Projekt einzubinden. Falls dies nicht mit allen möglich ist, empfiehlt es sich, regelmässige Infoveranstaltungen zum Projekt und/oder zur Digitalisierung im Allgemeinen abzuhalten. Mitarbeitende können so lernen, sich mit der Digitalisierung anzufreunden. Die Führung ist hier also gefordert und hat zur Aufgabe, alle Mitarbeitenden in die Digitalisierung zu begleiten.

Was kann ein Unternehmen tun, wenn es auf dem Weg zur digitalen Transformation auf Widerstand innerhalb der Belegschaft stösst?

Wichtig ist hier immer der Dialog. Grundsätzlich ist die Führungsriege gefordert. Führungskräfte sind aber auch nur Menschen und können nicht überall spezialisiert sein. Deshalb kann es sinnvoll sein, als unterstützende Kraft einen externen Digital Coach einzubinden. Am Ende ist ein Digitalisierungsprojekt nur dann erfolgreich, wenn alle an einem Strang ziehen. Dadurch erwirkt die implementierte Lösung eine durchgehende Digitalisierung und bringt letztlich einen Nutzen für die Mitarbeitenden sowie für das Unternehmen.