Generali: Wildwuchs bei der Geräte-Flotte

Um diesem Wildwuchs ein Ende zu setzen und den Anforderungen an ein modernes Document Management gerecht zu werden, hat sich Generali zur Einführung von Managed Print Services [1] von Ricoh entschieden.

Gerätepark unter der Lupe

Generali hat rund 2000 Mitarbeitende in der Schweiz. Es verfügt je über einen Hauptsitz in Adliswil und Nyon sowie Agenturen in der ganzen Schweiz. Die Geschäftsleitung hatte der IT-Abteilung des Auftrag erteilt, den gesamten Gerätepark unter die Lupe zu nehmen. Das Projekt stand unter der Obhut von Manfred Balmer, Projektleiter IT-Infrastruktur bei Generali. "Wir hatten ganz klare Vorstellungen, was wir von der Erneuerung unseres Geräteparks erwarten: Senkung der Gesamtkosten für das Document Management, Reduktion der Gerätetypen und -anzahl sowie Konsolidierung auf einen einzigen Ansprechpartner", erklärt Balmer.

Wildwuchs im Gerätepark

Für Ricoh [2] präsentierte sich zunächst ein unübersichtliches Bild: Bei Generali waren 1342 Kopier-, Druck, Scan- und Faxgeräte von sechs verschiedenen Herstellern im Einsatz. Die Anzahl der unterschiedlichen Modelle belief sich auf 39. Ausserdem existierten auch die unterschiedlichsten Verträge mit rund 60 Lieferanten. "Diese Vielfalt bei der Geräteflotte ist historisch gewachsen und hat insbesondere bei der Beschaffung von Zubehör wie Tintenpatronen und Ersatzteilen hohe Kosten verursacht", sagt Balmer.

Im ersten Schritt wurde zusammen mit Ricoh die bestehende Geräteflotte analysiert und daraufhin ein Business Case erstellt, der die aktuelle Situation sowie das Sparpotenzial aufzeigte. Anschliessend wurde eine Strategie für das künftige Document Management entwickelt, die der Geschäftsleitung als Entscheidungsgrundlage diente. Auf Basis der Analyse sowie der geplanten Strategie wurde ein Pflichtenheft erstellt und das Projekt ausgeschrieben. In der Schlussphase der Evaluation wurden vier Anbieter eingeladen, ihre Lösungsvorschläge zu präsentieren. Der Kelch ging schliesslich an Ricoh. "Ausschlaggebend für den Entscheid zu Gunsten von Ricoh war die hohe Qualität und die Präszision bei der Offerteingabe. Zudem hat uns das Gesamtpaket mit dem Managed Print Services-Ansatz überzeugt, begründet Balmer den Zuschlag.

Kurz darauf begann der Austausch der alten Geräte an den beiden Hauptsitzen und in den 85 Agenturen. Der Wechsel ging dank der gründlichen Vorbereitung im Vorfeld mit einer Pilotinstallation und dem frühen Einbezug der Mitarbeiter, reibungslos über die Bühne.

Und nach der Implementierung?

Bei Generali sind jetzt nur noch vier verschiedene Gerätetypen im Einsatz, mit welchen das gesamte Document Management [3] abgewickelt wird. Der Maschinenpark konnte auf 525 Neugeräte optimiert werden. Alle Geräte sind entsprechend den Anforderungen am jeweiligen Standort konfiguriert. Im Rahmen des MPS-Ansatzes sind zudem an den zwei Hauptsitzen zwei Mitarbeiter von Ricoh jederzeit vor Ort, die sich um die Geräte kümmern.