Stadt Weinfelden: So geht Full Service für Gemeindeverwaltungen

Auf Gemeindestufe entscheidet sich, was digitale Verwaltung können muss. Denn hier findet Digital Government zwischen Verwaltung und Bevölkerung unvermittelt statt. Abraxas hat den Stellenwert von bedarfsgerechten Fachlösungen für Städte und Gemeinden erkannt. Ausdruck davon ist die Abraxas Gemeinde-Suite, ein umfassendes Angebot von Digital Government-Lösungen, das in Bezug auf seine fachliche Breite der integrierten Lösungen schweizweit seinesgleichen sucht, angefangen beim Einwohnerwesen über ­Finanzen inklusive rechtliches Inkasso und Verlustscheinbewirtschaftung, Personal, Steuern, Werke, Soziales, Kanzlei, Betreibungs-, Bau- und Grundbuchwesen bis hin zur Schulverwaltung. Ergänzt wird das Angebot durch ein komplettes Outsourcing-Angebot von IT-Infrastruktur und ein Output-Management für Stimm- und Wahlunterlagen, Steuererklärungen und Ähnlichem im eigenen Druck- und Verpackungszentrum. Der grosse Vorteil, den Abraxas den Kunden bietet, ist die Integration und Durchgängigkeit der Lösungen sowie die Leistungserbringung aus einer Hand. Die Gemeinde-Suite von Abraxas ist der Full Service für Städte und Gemeinden.

Digitale Verwaltung in Weinfelden

Einer dieser Kunden ist Weinfelden. Die Stadt im Kanton Thurgau ist seit 1997 Kunde von Abraxas und häufig eine der ersten Gemeinden, die neue Lösungen einführt oder sich als Pilotkunde zur Verfügung stellt. Erwin Wagner, Leiter Finanzverwaltung, verrät weshalb: "Wenn ich eine Möglichkeit sehe, einen Verwaltungsprozess zu digitalisieren, ist das für mich eine Chance, um etwas zu vereinfachen. Daher ist es die Grundeinstellung von Weinfelden, offen für Neues zu sein und neue Lösungen auszuprobieren – wenn sie Sinn ergeben und tragbar sind." Meistens könne man unter dem Strich auch Ressourcen sparen, sind gewisse Arbeitsprozesse einmal automatisiert und digitalisiert. So kann sein Amt beispiels­weise dank der Digitalisierung Mandatsbuchhaltungen für Externe als Dienstleistung anbieten.

Weinfelden war auch Pilotkunde bei der Einführung von IKS Risiko­management. Ein webbasiertes Tool, das die Verwaltung bei der Erfassung von Risiken und deren Kontrolle unterstützt. Ein einfaches IKS habe man zwar vorher schon gehabt, so Wagner, allerdings war es verstreut auf einzelne Kontroll- und Checklisten von verschiedenen Mitarbeitenden. "Der Vorteil ist jetzt, dass wir alles standardisiert und dokumentiert in einem Tool haben." Insbesondere schätzt Wagner die Auswertungsmöglichkeiten: Diese Reports könne er beispielsweise dem Stadtrat oder der Revision zeigen, sodass diese effizienter durchlaufen können. Ein digitales IKS gibt vielleicht nicht weniger Aufwand, aber sicher mehr Sicherheit, bilanziert er. Und: "Durch die digitale Unterstützung ist unser IKS kein Papiertiger, sondern kann auch gelebt werden."

Full Service ist all­umfassend: Wir fühlen uns wohl und ernst ­genommen.

Erwin Wagner, Leiter Finanzverwaltung Stadt Weinfelden

Im Gespräch führt Wagner aus, was er unter Full Service versteht: Möglichst allumfassende Dienstleistungen eines kompetenten IT-Partners, "der unsere Probleme, die wir in der Verwaltung haben, kennt und uns in den Problemlösungen unterstützen kann." Deshalb schätze er besonders an Abraxas, dass viele Mitarbeitende selbst auch Verwaltungshintergrund haben. Wichtig seiauch, dass man seine Ansprechpartner kennt – auch persönlich kennt und voneinander weiss, wie man tickt. So kommt man miteinander schneller zu einer Lösung, als wenn man jedes Mal jemand anderen in der Hotline hat. Full Service ist auch persönlicher Austausch. "Wir fühlen uns wohl und als Kunde ernst genommen."

Darauf angesprochen, ob Abraxas den Anspruch, einen Full Service zu bieten, auch erfüllen kann, schmunzelt Wagner: "Ein paar Dinge können immer optimiert werden. Zusammenarbeit ist wie ein Zahnradwerk: Von Zeit zu Zeit muss man einen Tropfen Öl geben."

Besonders hebt er das Abraxas Druck- und Verpackungszentrum in St.Gallen-Winkeln hervor, wo Weinfelden unter anderem auch seine Wahl- und Abstimmungsunterlagen aufbereiten lässt: "Das ist ein Super-Service und eine Riesenentlastung im Vergleich zu früher. Das ist wirklich allumfassender Service." Auch in Bezug auf Cyberkriminalität gibt sich Wagner entspannt: Dafür sei Abraxas da. IT-Security als Service zu beziehen, gibt Weinfelden ein gewisses Mehr an Sicherheit, mehr als wenn man das inhouse lösen würde.

Was Abraxas unter digitaler Verwaltung versteht

• Bei Städten und Gemeinden ist die digitale Verwaltung Ziel und Herausforderung zugleich. Abraxas hat die fünf wichtigsten Dimensionen identifiziert, die es Verwaltungen ermöglichen, die Digitalisierung als Chance zu nutzen.

• Umfassender Service für Verwaltungen

• Durchgängige Lösungen für eine einfache Zusammenarbeit ­innerhalb der Verwaltung, aber auch mit anderen Verwaltungseinheiten, Bevölkerung und Unternehmen

• Benutzerfreundliche Anwendungen für schnelleres Arbeiten

• Effiziente Prozesse für mehr freie Ressourcen

• Hohe Sicherheit in allen Belangen

Mehr Beispiele zur digitalen Transformation bei ­Verwaltungen finden Sie unter: abraxas.ch/digitalgov

Abraxas Gemeindesuite in Weinfelden

Die Stadt Weinfelden gehört mit rund 11 500 Einwohnern und Einwohnerinnen zu den grösseren Ortschaften im Kanton Thurgau. Ihren ­Zentrumscharakter unterstreicht die Stadt mit der Tatsache, dass das Kantonsparlament, der Grosse Rat, jeweils im Winterhalbjahr hier tagt. Mit Ausnahme der Werke-Lösung sowie der Lösung im Bereich Soziales hat Weinfelden grundsätzlich alle Lösungen der Abraxas im Einsatz.