Ein erfolgreicher Business-Event von der Planung bis zum Einlass

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Livestreams und das Covid-Zertifikat haben die Planung und Kommunikation von Events verändert. Mit dem richtigen Ticketingpartner bleibt sowohl die Anmeldung als auch der Einlass effizient und benutzerfreundlich.

Was lange von vielen vermisst wurde, ist nun wieder möglich: das physische Zusammentreffen zum Netzwerken, Know-how-Austausch oder Zelebrieren von Erfolgen. Die Covid-Pandemie hat jedoch bei der Planung von Business-Events ihre Spuren hinterlassen: Einerseits haben sich die Gewohnheiten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer verändert, andererseits gibt es mit dem Covid-Zertifikat ein neues Instrument zu integrieren. Beides erfordert gute Planung und Kommunikation.

Der hybride Event als Zukunftsmodell

Wie in fast allen Branchen hat auch die Durchführung von Veranstaltungen in den letzten Monaten einen kräftigen Digitalisierungsschub erlebt. Praktisch alle Veranstaltungsarten, von der Konferenz übers Theater bis zum Schwingfest, haben in den vergangenen Monaten Erfahrungen mit digitalen Formaten gesammelt. Der Livestream hat sich besonders in der Wissensvermittlung als beliebtes Format beim Publikum erwiesen. Dieses schätzt die Möglichkeit, ohne weite Anreise selbst über Landesgrenzen hinaus mit dabei sein zu können. Der hybride Event, der sowohl vor Ort als auch zeitgleich digital stattfindet, wird daher der neue Standard für hochwertige Anlässe sein.

Das bietet Veranstalterinnen und Veranstaltern ein grosses Potenzial, Mehreinnahmen zu generieren. Wie eine Studie der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) vom Juli 2021 zeigt, sind Besucherinnen und Besucher von Anlässen wie Messen und Konferenzen bereit, fast die Hälfte des normalen Ticketpreises für eine digitale Teilnahme an der Veranstaltung zu bezahlen.

Eine benutzerfreundliche Anmeldung für einen guten ersten Eindruck

Ist der Anlass aufgegleist und die Kommunikation gestartet, ist die Anmeldung der erste Kontaktpunkt zwischen Gast und Organisator. Hier entscheidet sich, welchen ersten Eindruck die Teilnehmenden vom Anlass gewinnen. Gerade im Business-Umfeld ist es daher wichtig, bereits hier professionell zu erscheinen.

Wie kein anderer Ticketinganbieter bietet Ticketpark hierfür benutzerfreundliche Abläufe, die Vorfreude auf den Eventbesuch aufkommen lassen. Eine Registrierungspflicht, Zusatzgebühren oder gar Werbung gibt es nicht. Dafür steht bereits hier der eigene Brand im Vordergrund: Die Anmeldung findet direkt auf der Event-Website statt, ohne Verlinkung auf externe Plattformen. Bestätigungsmails, Tickets und Rechnungsdokumente tragen den Namen und das Logo des Veranstalters. Mit einem Klick lassen sich zudem für den Gast relevante Informationen zum Schutzkonzept, wie der Hinweis auf eine Maskenpflicht oder ein erforderliches Covid-Zertifikat, an den passenden Stellen im Kaufprozess einblenden.

Als Grundlage für nachhaltiges Marketing gehören die Nutzungsrechte aller Gästedaten nach der Anmeldung exklusiv den Veranstaltenden. Diese Daten werden von Ticketpark sicher in der Schweiz gespeichert und können zur Weiterverwendung im eigenen CRM-System vollumfänglich exportiert werden.

Effizienter Einlass auch mit Covid-Zertifikat

Eine neue Herausforderung am Einlass von Events bringt das Covid-Zertifikat. Da neu mindestens drei Dokumente geprüft werden müssen – Ticket, Zertifikat und Identitätsausweis – ist eine gute Planung und durchdachte Technik für einen weiterhin effizienten Einlass notwendig.

Ein praktisches Hilfsmittel ist dabei die CheckIn-App von Ticketpark. Die App kombiniert die Prüfung aller drei Dokumente in nur einem Prozess. Durch einen Scan der maschinenlesbaren Zone auf dem Identitätsausweis erfolgt dabei auch der Abgleich des Gästenamens mit dem Zertifikat automatisiert.

Ebenfalls für einen schnellen Einlass ohne Warteschlangen sorgt ein automatisierter Druck der Namensschilder. Anstatt den passenden Namens-Badge in einer Menge von vorproduzierten Schildern suchen zu müssen, wird dabei unmittelbar nach dem Scan des Tickets innert Sekunden die personalisierte Ansteckkarte der Teilnehmerin oder des Teilnehmers ausgedruckt.

Mehr als zehn Jahre Erfahrung

Die 2010 gegründete Ticketpark GmbH stellt Benutzerfreundlichkeit und gästeorientierte Ticketingprozesse von Beginn an in den Fokus. Renommierte Anlässe wie die Best of Swiss Web Award Night, die Verleihung des Digital Commerce Awards oder das Digital Festival schätzen die zielgerichtete Beratung, den freundlichen und hilfsbereiten Support sowie die zuverlässige Technik. Profitieren auch Sie von diesem Erfahrungsschatz!

Weitere Tipps und Insights zur Planung von Events finden Sie im "Ticketpark Event Ticketing Guide 2021".

Kostenloser Download unter: http://tkpk.me/guide21