Kein E-Gov ohne digitale Signatur

Vielleicht ist die Digitalisierung einer Gemeindeverwaltung nicht so kompliziert wie der Bau einer gotischen Kathedrale. Und hoffentlich dauert es auch nicht so lange. Immerhin erstreckte sich der Bau des wunderbaren Strassburger Münsters (je nach Quelle) über mehr als 250 Jahre. Aber es ist unbestritten, dass Digitalisierungsprojekte komplex sind und ein durchdachtes Vorgehen benötigen, in dem ganz verschiedene Player «mitgenommen» werden müssen.
Es gibt noch eine Analogie zum Bau von Kathedralen. Stark vereinfacht beschrieben, werden Bögen und Gewölbe erst durch das Einsetzen von Schlusssteinen statisch gesichert. Auch in der Digitalisierung gibt es solche Schlusssteine, die durchgängige Prozesse erst ermöglichen. Zum Beispiel elektronische Signaturen und Siegel. Erst wenn Dokumente wie Gemeinderatsbeschlüsse, Submissionsverfügungen oder Werkverträge rechtskonform elektronisch signiert werden können, ist ein Prozess wirklich «digital», sprich durchgängig elektronisch. Der Schlussstein ist gesetzt.

Positive Beispiele

Doch man sollte es mit Analogien nicht übertreiben. Denn anders als beim Bau von gotischen Kathedralen, die von Zeitgenossen oft als Wunder angesehen wurden, braucht es keine Wunder, um Verwaltungen zu digitalisieren. Es gibt verschiedene Beispiele mittelgrosser und grosser Gemeinden, die erfolgreich elektronische Signaturen einführen. 

Ein solches ist Illnau-Effretikon, wie die Digitalisierungsverantwortliche Jasmin Soguel-dit-Piquard der Zürcher Stadt an einem Webinar aufzeigte. Die Stadt hat in einer Potenzialanalyse einige Use-Cases definiert, in denen mit der Einführung von elektronischen Signaturen gut sichtbare Resultate erzielt werden können. Dies sind etwa Stadtratsbeschlüsse, die doppelt unterzeichnet und verteilt werden, Submissionsentscheide, die früher oft doppelt unterzeichnet und dutzendfach eingeschrieben verschickt werden mussten, oder auch Werkverträge und Abnahmeprotokolle. Illnau-Effretikon hat zur Umsetzung des Projekts eine Pilotgruppe und ein Digitalteam gebildet. Die Pilotgruppe sammelt Erfahrungen mit den Signaturprozessen, während das Digitalisierungsteam Wissen, Vorgehen und Support in die verschiedenen Abteilungen der Stadt trägt.

Andere positive Beispiele sind die Stadt Basel, die eine Schalterlösung mit einer Fachapplikation und einer Signaturlösung baut. So werden zum Beispiel Wohnsitzbestätigungen auf dem iPad unterschrieben und unveränderbar gespeichert und der Einwohnerin digital zur Verfügung gestellt. Diese Lösung soll bereits per 1. Mai 2025 eingeführt werden.

Die Stadt Zürich geht noch einen Schritt weiter. Dokumente der vielen Fachapplikationen der grössten Schweizer Stadt werden in Zukunft in einer zentralen Datendrehscheibe in PDFs umgewandelt und in einer App signiert. Wichtig ist, dass Dritte keine App brauchen, um diese Dokumente im Browser abzurufen und ebenfalls mit einer einfachen digitalen Signatur zu unterschreiben. 

Diese drei Beispiele zeigen, dass heute die Einführung von digitalen Signaturen, sprich der «Schlusssteine» von E-Gov-Prozessen, weder Wundertaten noch – verzeihen Sie mir den Kalauer – Hexerei sind.