Plädoyer für ein geschäftsprozessorientiertes Management der Ressource Information

Hinweis: Autoren sind Oliver Christ und Karlheinz Schwer. Christ arbeitet als Senior Lecturer und Leiter der Fachstelle für Knowledge and Information Management an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften. Schwer ist Business Consultant und Wissenschaftlicher Mitarbeiter an der ZHAW School of Management and Law.

Unternehmen aller Branchen haben in den letzten Jahrzehnten Milliardenbeträge in ERP-Systeme investiert und ihre Geschäftsprozesse hocheffizient digitalisiert und automatisiert. Die Prozesse bilden das Nervensystem der globalen Weltwirtschaft und sind immer noch der Schlüssel zu Effizienz- und Effektivitätsverbesserungen. Gleichzeitig nähern sich die Unternehmen durch die standardisierten Geschäftsprozesse an einen einheitlichen Professionalitätsstandard an, der vielfach nur marginale Differenzierungen zu Mitbewerbern zulässt.

Dies geschieht insbesondere dann, wenn sich Organisationen einseitig auf das Management der operativen Daten aus den Transaktionssystemen konzentrieren und die Vielfalt und Möglichkeiten eines umfassenden Informationsmanagements ungenutzt lassen. Die Organisation des gesamten Informationsmanagements im Sinne einer zielgerichteten Planung, Steuerung und Verteilung der Informationen entwickelt sich in dieser Situation zur Schlüsselkompetenz.

Fokus bisher auf strukturierten Daten

Information wird sehr häufig als Ressource beschrieben und mit traditionellen Ressourcen wie Boden, Arbeit, Roh-Hilfs- und Betriebsstoffen verglichen. Auffällig ist die unterschiedliche Behandlung der Informationsressource im Vergleich zu den traditionellen Ressourcen. Diese werden sehr sorgsam geplant, gesteuert und sehr zielgerichtet und bedarfsgerecht an die Nutzer entlang der Wertschöpfungsketten verteilt.

Gleiches geschieht in der Regel mit den Informationen, die in den Transaktionssystemen der Unternehmen verwaltet und verteilt werden. Diese Systeme bilden die Güter und Finanzströme ab und automatisieren die Geschäftsprozesse der Unternehmen. Sie fokussieren jedoch nur den hochstrukturierten Datenteil der Geschäftsprozesse. Sie berücksichtigen somit nicht die kompletten Informationen, die für eine effiziente und effektive Verwaltung des Unternehmens nötig wären. Die betriebliche Realität wird dadurch so stark reduziert und in starre Strukturen gepresst, dass die vorhandene Komplexität nicht mehr bewältigt, sondern nur schein-reduziert wird.

Mehrwert mit unstrukturierten Daten

Den Grossteil der in Organisationen und deren Geschäftsprozessen benötigten Informationen bilden unstrukturierte Informationen, die in vielfachen Formaten vorliegen und aus diversen Quellen stammen. Beispiele sind Arbeitsanweisungen, Verträge, Forschungsberichte oder Marketingpräsentationen oder auch verdichtete Informationen aus Data-Warehouse-Systemen.

Neben rein internen Daten werden verstärkt Daten aus externen Quellen wie zum Beispiel Daten von Marktforschungsinstituten oder auch aus diversen Social-Media-Plattformen verwendet. Oder es werden analytische Daten eingesetzt, die das Unternehmensgeschehen in verdichteter Form aggregieren. Diese Daten haben in der Regel einen wesentlich grösseren strategischen Wert als rein operative Daten und können in Kombination mit diesen den Unternehmenserfolg nachhaltig verbessern. Wichtig ist dabei, dass diese Informationen zur richtigen Zeit dem richtigen Prozess(schritt) in der richtigen, das heisst nutzergerechten Form zugeordnet werden und direkt vom Prozess verarbeitet werden sowie zu Massnahmen transformiert werden können.

Viele Organisationen trennen heute noch die beiden Bereiche des Informationsmanagements strategisch, organisatorisch und technisch. Sie schöpfen das Potenzial einer engen und zeitnahen Verzahnung von Transaktionssystemen, analytischen Systemen und Dokumentenmanagement (im Sinne der Verwaltung unstrukturierter Daten) bei weitem nicht aus.

Umdenken gefordert

Modernes Informationsmanagement erfordert die zielgerichtete Planung, Steuerung und Verteilung der Daten und Informationen aus den diversen internen und externen Quellen. Damit diese Daten sinnhaft und zielgerichtet eingesetzt werden können, müssen sie direkt an den Geschäftsprozessen und deren Informationsflüssen ausgerichtet werden. Nur so lassen sich die Informationen analog zu anderen Ressourcen managen und gezielt einsetzen und damit wie andere Ressourcen auch managen.

Dies erfordert ein Umdenken auf beiden Seiten des Informationsmanagements: Die Vertreter der strukturierten Transaktionswelt müssen zukünftig die Vagheit vieler Informationen akzeptieren und Mut haben, auch unscharfe Informationen und Analysen in die Geschäftsprozesse zu integrieren.

Die Vertreter der Dokumentenwelt müssen lernen, prozessorientiert zu denken und zu handeln und sehr kalkuliert und zielgerichtet mit der Ressource Information umzugehen. Beide Seiten können ihren Erfahrungsschatz einbringen und das gesamte Unternehmen profitiert von der intelligenten Verbindung.