Rekrutierung muss digital gedacht werden

Schon heute klagen viele Unternehmen in unterschiedlichen Branchen über Schwierigkeiten, geeignete Spezialisten zu finden. Diese Situation wird sich noch deutlich verschärfen, wenn ab 2020 die Generation der Babyboomer in Pension geht: Für zwei altersbedingt aus dem Arbeitsmarkt ausscheidende Fachkräfte rückt nur noch eine Person in den Arbeitsmarkt nach. Studien gehen je nach Szenario davon aus, dass in den nächsten zehn Jahren der Schweiz 0,5 bis 1,3 Millionen Arbeitskräfte fehlen.

Digitaler Challenge fürs Personalmarketing

In diesem umkämpften Marktumfeld müssen sich Unternehmen mittels Personalmarketing attraktiv und effizient auf dem Markt der Stellensuchenden positionieren, um sich qualifizierte Mitarbeitende zu sichern. Dazu benötigen sie ein bedienerfreundliches und effizientes Bewerbungsmanagement-System, das sie nicht zuletzt auch im Employer Branding unterstützt: Stellen werden direkt aus dem System heraus ausgeschrieben, Inserate sind bereits im CI/CD des Unternehmens gebrandet und werden automatisch über beliebig viele Medienkanäle wie Website, Intranet, diversen Jobbörsen oder Social Media distribuiert.

Stellenmarkt und Inserate sind die Visitenkarte eines Unternehmens, der erste Kontaktpunkt mit potenziellen Bewerbern und somit die ideale Gelegenheit, sein Image als Arbeitgeber zu stärken.

Reports verbessern Rekrutierungsstrategie

Die Digitalisierung verändert die Erwartungshaltung der Bewerbenden, die sich zunehmend anspruchsvoller und opportunistischer verhalten. Dies erfordert eine Neupositionierung des HR und eine Optimierung des Rekrutierungsprozesses. HR und Marketing rücken näher zusammen, da sie dieselbe Firmen-Identität vermitteln. Dank Reports mit aussagekräftigen KPIs – wie etwa Rücklauf, Reaktionszeiten, Kanal-Performance – unterstützt ein Bewerbungsmanagement-System HR und Unternehmensführung dabei, interne Prozesse zu optimieren und eine adäquate Rekrutierungsstrategie zu entwickeln.

Mit einem passenden System wird der administrative Aufwand in HR-Abteilungen bis zu 70 Prozent reduziert. Digitalisierung bedeutet, Standardabläufe zu automatisieren, so dass mehr Zeit bleibt für das Wesentliche. HR-Abteilungen haben so mehr Zeit, ihre Rolle als strategische Berater und Sparringspartner der Linie wahrzunehmen. Der Digital Shift führt eindeutig weg von einer Verwalterrolle.

Flexible Zeiten erfordern flexible Lösungen

Anforderungen an ein digitales Bewerbungsmanagement-System sind genauso unterschiedlich wie die Kunden selbst. Eine modulare und flexible E-Recruiting-Lösung deckt diese Kundenbedürfnisse passgenau ab. Dazu gehören unter anderem anpassbare Online-Bewerbungsformulare, die Einbindung von Personalberatungen ins Bewerbungsmanagement, Reports, welche die Qualität der Rekrutierung verbessern und diverse Funktionen für die effiziente Kommunikation zwischen Bewerbenden, Personalabteilung und Linie inklusive der Möglichkeit einer Bewerbung via Mobile.

Auch technisch geht der Trend bei Bewerbungsmanagement-Systemen in Richtung mehr Flexibilität: weg von On-Premise-Lösungen hin zu webbasierten SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service). Diese sind mindestens um den Faktor 2 kostengünstiger bei Initialaufwand und Betrieb. Mit minimalem Aufwand kann hier maximaler Erfolg erzielt werden. Diese "Low hanging fruits" müssen nur geerntet werden.

Mobile Recruiting mittlerweile ein Muss

Smartphones machen auch vor der Jobsuche nicht halt – bereits die Mehrheit der Bewerbenden sucht damit nach Stellen. Viele Unternehmen hinken heute den Ansprüchen hinterher, was diese Erwartung betrifft. Gemäss Studien wird eine solche Bewerbungsmöglichkeit nicht nur als zeitgemäss angeschaut, sondern bereits schon vorausgesetzt und nachgefragt. Unternehmen sind hier unter Zugzwang. Mobile Recruiting bietet eine einfache Möglichkeit, als modern und fortschrittlich angesehen zu werden. Gleichzeitig ist es ein einfaches und funktionales Instrument für Stellensuchende, um sich ohne Hürden bewerben zu können.

Da viele Kandidaten unterwegs via Mobile oder Tablet nach Stellen suchen, geht es beim Mobile Recruiting in erster Linie darum, die Eintrittsschwelle möglichst niedrig und den Bewerbungsprozess unterbrechungsfrei zu halten. Buttons, Bewerbungsformular, Icons, Dropdown-Menüs – egal ob auf Android, iOS oder Windows: Der Bewerbungsprozess muss speziell für mobile Geräte konzipiert und designt sein. Dies steigert Attraktivität und Benutzerfreundlichkeit. Eine mobile End-to-End-Bewerbung ist zwar heute noch die Ausnahme, das liegt aber nicht an den Erwartungen der Nutzer, sondern an den noch fehlenden Möglichkeiten und dem erlernten Bewerberverhalten. Da sich beides in den kommenden Jahren ändern wird, sind Unternehmen gefordert, Digitalisierung und Mobilität ernst zu nehmen. Rekrutierung ist auch Chefsache.

"War for Talents" fordert neue Strategien

Im heutigen Umfeld – nochmals das Stichwort Fachkräfte­mangel – ist reaktive Personalbeschaffung passé. Es geht nicht mehr nur um Ad-hoc-Lösungen bei einer konkreten Vakanz, sondern um die längerfristige Beziehungspflege zu potenziellen Kandidaten. Daher ist es für Unternehmen matchentscheidend, einen eigenen Talentpool aufzubauen, auf den man jederzeit zurückgreifen kann. Die Zeiten von "Post & Pray" sind definitiv vorbei. Eine Stelle ausschreiben und auf passende Bewerbende zu hoffen, ist bei bestimmten, umkämpften Berufsgruppen keine besonders Erfolg versprechende Strategie mehr. Aktives Sourcing von Talenten ist nur eine Möglichkeit.

Viel einfacher ist es, auf ein Talent-Management-System zurückgreifen zu können, das Unternehmen dabei unterstützt, Talente zu identifizieren, zu gewinnen und zu entwickeln. Eingegangene Bewerbungen, die nicht zu 100 Prozent auf eine offene Vakanz passen, aber in Zukunft für eine Organisation interessant werden könnten, fliessen dabei in den Talentpool des Unternehmens ein. Dies vereinfacht es, mit diesen Kandidaten in Kontakt zu bleiben und die Kandidatenbindung zu erhöhen. Intelligente Talent-­Management-Systeme gehen so weit und schlagen automatisch passende Kandidaten aus dem Talentpool vor, sobald eine neue Stelle erfasst wird.

E-Recruiting in Zeiten des Datenschutzes

Seit Mai 2018 gilt die neue Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), welche die Rechte der Konsumentinnen und Konsumenten von Onlineangeboten stark in den Vordergrund stellt. Dieses Gesetz betrifft auch Schweizer Unternehmen, da deren Stellen öffentlich ausgeschrieben sind. Damit sind potenziell auch EU-Bürger angesprochen, die sich bewerben könnten. Rekrutierungsprozesse müssen daher neu DSGVO-konform gestaltet werden, was ohne ein Bewerbungsmanagement-Tool schwierig, wenn unmöglich zu erreichen ist. Beispielsweise beim "Recht auf Vergessen": Betroffenen steht grundsätzlich das Recht zu, die unverzügliche Löschung ihrer Daten zu verlangen.

Wird die Bewerbung via E-Mail bearbeitet und an diverse Linienvorgesetzte weitergeleitet, muss die Bewerbung in allen Mailboxen gelöscht werden. HR-Fachpersonen haben so niemals die Kontrolle über ihre Prozesse. Mit einem Bewerbungsmanagement-Tool genügt ein Klick und das Profil samt allen Unterlagen ist gelöscht. Auch vor dem Hintergrund der anstehenden Totalrevision des Schweizer Datenschutzgesetzes ist man mit einer solchen Lösung auf der sicheren Seite.

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Interview mit Vanessa Hunkeler, Leiterin Refline, Abraxas Informatik AG:

"Wir brauchen HR-Abteilungen mit digitalem Mindset"

Im "War for Talents" müssen Unternehmen gut gerüstet sein, um passendes Personal rekrutieren zu können. Im Interview entwirft Vanessa Hunkeler, Leiterin Refline bei Abraxas Informatik, eine Blaupause für eine adäquate Rekrutierungsstrategie und erläutert, wie ein Bewerbungsmanagement-System operativ gezielt Unterstützung leisten kann. Interview: Oliver Schneider

Was muss heute eine Rekrutierungsstrategie umfassen, um erfolgreich zu sein?
Vanessa Hunkeler: Es gibt nicht die eine Strategie. Erstens muss man sich im HR über die gesuchte Zielgruppe klar werden und wie man diese am besten erreichen kann. Dazu gehören eine ansprechende, mobil-optimierte Karriereseite auf der Unternehmenswebsite, die Wahl der passenden Jobbörsen für das jeweilige Inserat, das Aktivieren von persönlichen Netzwerken und Talentpools sowie der Einsatz von Social Media, Empfehlungen von eigenen Mitarbeitenden oder auch aktives Sourcing. Personalverantwortliche müssen hier ihre Kreativität spielen lassen, um den idealen Mix an passenden Rekrutierungsinstrumenten zu finden. Zweitens hilft dabei auch die Erfolgsmessung aller Aktivitäten. So kann man als Personalabteilung eine langfristige Rekrutierungsstrategie entwickeln.

Welche Prozesse im Rekrutierungsablauf lassen sich ­automatisieren?
Ich spreche hier lieber von erleichtern und nicht von automatisieren. Um sich mehr auf strategische und beratende Tätigkeiten konzen­trieren zu können, soll das HR in erster Linie bei administrativen Aufgaben sinnvoll entlastet werden: das Ausschreiben von Stellen auf diversen Kanälen, direktes Kommunizieren mit den Bewerbern aus dem Tool heraus, der Aufbau eines Talentpools und vieles mehr. All das zentral gebündelt in einem Tool ohne Medienbrüche ergibt eine grosse Zeitersparnis für HR-Abteilungen – mit Refline etwa wird der administrative Aufwand um rund 70 Prozent reduziert.

Besteht bei der Automatisierung nicht die Gefahr, dass gewisse Kandidaten von Vornherein aus dem Raster fallen, obwohl sie durchaus geeignet wären?
Dieses Risiko bei automatisiertem Matching und direkter Absage, ohne Interaktion mit einem Recruiter, ist heute in der Tat noch gross. Ob eine Person ins Team oder zur Firmenkultur passt, ist schwierig zu automatisieren. Hierfür sind Erfahrungen und gesunder Menschenverstand der HR-Fachleute relevanter als jedes System. Daher soll ein Bewerbermanagementsystem unterstützen, aber nicht entscheiden.

Welche Aspekte müssen Unternehmen bei der Rekrutierung auf Social Media beachten?
Hier müssen die HR-Verantwortlichen eng mit dem Marketing zusammenarbeiten und definieren, auf welchen Kanälen eine Präsenz Sinn ergibt. Und auch hier: messen und verfeinern. Ein Beispiel: Businessplattformen werden häufig dazu verwendet, massenweise Kandidaten anzusprechen. Solche Schnellschüsse sind oft nicht zielführend. Dafür bieten sich Bewerberportale wie etwa das Schweizer Start-up Xeebo für die direkte Kandidatenansprache an.

Wo werden bei einer SaaS-E-Recruiting-Lösung die Daten des Kandidaten gespeichert?
Die Datenhaltung für unsere Lösung Refline geschieht hier in der Schweiz, konkret in Zürich im Rechenzentrum von Abraxas. Dies ist für unsere Kunden oft ein wichtiges Kriterium.

Warum tun sich Unternehmen noch schwer mit mobilen ­Bewerbungsprozessen?
Vielleicht ist es ein falscher Respekt vor dem Aufwand. Vielleicht ist es die Unsicherheit, wo man anfangen muss. Dabei wäre es einfach: Wir erstellen für unsere Kunden mit kleinem Aufwand einen durchgängigen mobilen Bewerbungsprozess. Wir brauchen hier unbedingt mehr HR-Abteilungen mit digitalem Mindset. Denn die Bewerbenden fordern einen mobilen Bewerbungsprozess ein!

Intelligentes Talentmanagement soll sich an einen Bewerber erinnern, wenn er für die Firma interessant wird. Welche Eigenschaften sind hierbei am wichtigsten?
Jedes einzelne Unternehmen kann bei Refline selbst festlegen, welche Kriterien relevant sind. Oftmals sind dies Hard Skills wie Erfahrungen oder Aus- und Weiterbildungen. Voraussetzung ist aber natürlich, dass ein Kandidat ins Unternehmen passt. Geeignete Bewerber können durch die Recruiter im Tool vorgemerkt werden und werden bei entsprechenden Stellen wieder vorgeschlagen. Vom Standpunkt der Effizienz ist es ja absurd, dass man heute 99 von 100 Kandidaten absagt und morgen bei der nächsten Vakanz von Vorne beginnt.