Kollaborations-Plattformen: Darauf sollten Unternehmen achten

Ein digitaler Arbeitsplatz setzt heute eine Plattform vo­raus, die Voice, Video, Screen-Sharing, Messaging und Filesharing auf einer Oberfläche vereint und sich intuitiv bedienen lässt – auf allen Endgeräten. Medienbrüche, verursacht durch das Wechseln zwischen Anwendungsfenstern, fallen weg. Nutzer profitieren, indem sie einfacher auf Daten zugreifen, diese austauschen und teilen können. Planung und Koordination lassen sich so effizienter gestalten. Zudem bleiben Kommunikationsverläufe nachvollziehbar, sind einfach zu durchsuchen und zu belegen.

Mitarbeiter, und zwar nicht nur die Millennials, erwarten zunehmend ein hohes Mass an Mobilität und Kollaborationsmöglichkeiten über physische Grenzen hinweg. Es gilt, ihnen eine komplette Collaboration-Suite auf Smartphone, Tablet, Laptop oder Smartwatch zur Verfügung zu stellen. Über die Cloud werden die Inhalte über alle Endgeräte hinweg synchronisiert, sodass Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand bleiben. Zusammenarbeit und Kommunikation verlaufen dynamisch über Instant-Messaging-Chats, in denen sich Nachrichten und Dateien austauschen lassen. Dieser schnelle Informationsaustausch zwischen internen und firmenübergreifenden Teams minimiert den Koordinations- und Abstimmungsaufwand. Mobile-only-Mitarbeiter, die ständig unterwegs sind und keinen Telefonanschluss mehr haben, profitieren von einem Feature, mit dem sich Browser und Smartphone für Mobilfunkanrufe direkt aus der Weboberfläche koppeln lassen.

Der Bund hat mit der Einführung von UCC ein ICT-Schlüsselprojekt abgeschlossen. Welche Schwierigkeiten es gab, ob sich die Umstellung auszahlt und was die Verantwortlichen rückblickend anders machen würde, erfahren Sie hier.

Integration in bestehende Applikationen

Ideal sind flexible API-Strukturen, in denen sich einzelne UCC-Elemente in eine Vielzahl bestehender Systeme integrieren lassen – etwa in gängige CRM- und ERP-Applikationen wie Salesforce oder SAP sowie in Google G-Suite oder Microsoft Office. Die einfache Anpassung und Inte­gration der API fördert wechselseitige Innovation und ist ein enormer Vorteil für alle Mitarbeiter – vom Support-Team mit Multitasking-Anspruch bis zum Programmierer. Ausserdem lassen sich mithilfe von Chatbots oder der Interaktion unterschiedlicher Applikationen – etwa durch Zapier – ausgewählte Prozesse automatisieren.

Kollaboration und der Datenschutz

Wenn personenbezogene Daten ein UCC-System verlassen oder Nutzer auf sie zugreifen, muss sich verlässlich nachvollziehen lassen, was mit diesen geschieht. Eine UCC-Lösung sollte deshalb auf bestehende IAM-Systeme (Identity and Access Management) zugreifen können oder über plattformeigenes IAM verfügen. Mit einem IAM-System lassen sich auch die Anforderungen der EU-DSGVO erfüllen. Die Richtlinie ist für Schweizer Unternehmen dann relevant, wenn sie mit Daten von EU-Bürgern umgehen. Zudem sollten Unternehmen bei der Wahl ihrer cloud­basierten Kollaborationslösung neben Datenexport-Optionen auf eine ausreichende Datenverschlüsselung achten – auf dem Server selbst und beim Datentransport.

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Das Informatiksteuerungsorgan des Bundes hat UCC bereits eingeführt. Welche Schwierigkeiten es gab, ob sich die Umstellung auszahlt und was sie rückblickend anders machen würde, erklärt Brigitte Gerber, Programmleiterin UCC bei der Bundesverwaltung.