Migros Genossenschaftsbund: Managed Print Services von Ricoh - eine Entlastung auf vielen Ebenen

Komplexeste Herausforderungen meistern

Migros ist ein Konzern der Superlative: Bestehend aus über 70 unabhängigen Betrieben und Genossenschaften, als Genossenschaft organisiert, bietet die Migros von der Produkteherstellung über Retail, Lebensmittel bis hin zum Discounter, einer Bank und einem Reiseunternehmen, fast alles an und ist schweizweit überall präsent. Sie ist die grösste private Schweizer Arbeitgeberin und beschäftigt über 100‘000 Mitarbeitende. Migros ist sich ihrer Stellung in der Gesellschaft und den damit verbundenen Verpflichtungen bewusst: als einziges Schweizer Unternehmen gibt sie jährlich einen Teil des Gesamtumsatzes in Form des sogenannte Kulturprozents zur Förderung kultureller Aktivitäten an die Allgemeinheit ab. 

Die Komplexität zeichnet sich auch organisatorisch ab. Im Gegensatz zu konventionellen Firmenstrukturen besteht die Migros im Kern aus zehn regionalen Genossenschaften. Diese verfügen alle über ihr unabhängiges Budget und treffen eigenständig Entscheidungen – auch was ihre IT Infrastruktur anbelangt. Als Mitglieder des sog. Genossenschaftbundes haben die Genossenschaften dennoch entschieden, wesentliche Teile der IT-Infrastruktur zu konsolidieren und standardisieren, und folglich gemeinsam als Dienstleistung der MITS (Migros IT-Services) zu beziehen.

Eine der wichtigsten Herausforderungen in betriebswirtschaftlicher Hinsicht ist die Knappheit von IT-Ressourcen. Da das MITS-Personal gleichzeitig mit Dutzenden von Projekten beschäftigt ist, stellt es eine grosse Entlastung dar, wenn das Dokumenten-Management vom Spezialisten gehandhabt wird.

Standardisierung ist alles

Im Jahre 2012 gewann Ricoh die Ausschreibung zur Umsetzung von umfassenden Managed Print Services. Der Auftraggeber, die MITS, ist damit beauftragt, für zahlreiche Betriebe des Migros Konzerns eine zentrale IT-Infrastruktur mit ganzheitlichen IT-Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Dabei stehen Kostensenkungen in Millionenhöhe im Vordergrund, sowie der Ausbau zu professionellen Druckdienstleistungen, die es der MITS ermöglichen, den Anforderungen aller Genossenschaftspartner gerecht zu werden. Voraussichtlich wird Ricoh im Jahre 2022 ca. 9‘000 Geräte schweizweit zentral verwalten, inklusive Wartung und unter ständiger Optimierung durch proaktives Management.

Ein kompetenter Dienstleistungs-Partner

Nebst dem konventionellen technischen Service, der an allen Standorten der Migros Betriebe mit einer „Time-to-Fix“ von knapp über 3 Stunden höchsten Ansprüchen genügt, gehören flankierende Dienstleistungen, wie Print Server Management, Service Management, sowie Geräte LifeCycle Management zur sicheren Integration neuer Geräte-Modelle in einer produktiven Umgebung, zum umfangreichen Dienstleistungspaket. Ricoh unterstützt dank globaler Präsenz mit dem genau gleichen Niveau an Service-Qualität auch Migros-Betriebe in England, Frankreich und Deutschland.

Mit Managed Print Services in die richtige Richtung

Erste Erfolge sind dank den Managed Print Services von Ricoh bereits erkennbar: Kosteneinsparungen in Millionenhöhe, Reduktion der Modellvielfalt und verbesserte Prozesse der Druckerumgebung. Gemäss Kai Mingard, Gesamtverantwortlicher für das Managed Print Serivces Projekt bei der Migros sind sie heute noch nicht da, wo sie sein wollen, aber fast. Bis Frühling 2018 wird die Migros weitere 4‘000 Geräte platzieren und neu in die zentrale Verwaltung einflechten. Dieses Jahr wird sicherlich das komplizierteste seiner Karriere und er ist froh, mit einem starken, engagierten und flexiblen Partner zusammenarbeiten zu können, meint Mingard.

Das Projekt wird nie ein Ende finden, weil es sich ständig weiter entwickelt. Es werden immer wieder Geräte ausgetauscht, es gibt immer neue Bedürfnisse der Unternehmen und zudem gibt es den Drang, das Drucken gesamthaft zu reduzieren. Es gibt etliche Nebenschauplätze: es ist beispielsweise vorgesehen, konzernweit mobiles Drucken einzuführen; zudem hat Migros das urbane Konzept-Center, Welle7, entwickelt, wo ein innovativer Workspace auch mit Ricoh Technologie angeboten wird; auch gibt es noch den Produktionsdruck, mit einem sehr interessanten Optimierungspotenzial. Und zusätzlich immer mehr Betriebe, die Ableger im nahen oder fernen Ausland haben. Da kommt ein globaler Player wie Ricoh sehr gelegen. Ob sich Migros in Richtung „Printing as a Service“ hinbewegen wird, wo alles, was Printing ist, von einem Partner übernommen wird, ist noch eine offene Frage der Strategie-Entwicklung.

Wichtigste Kennzahlen zum Projekt

• Kostenreduktion in Millionenhöhe
• Mobile Printing konzernweit (im Endausbau)
• Partnerschaftliche Zusammenarbeit über die Landesgrenzen hinaus: Frankreich, Deutschland und England 
• 116 Geräteumzüge pro Jahr
• 99.5+% Server Verfügbarkeit
• Genius Bytes (Follow Me auf über 2‘000 Geräten)
• Reduktion der Geräte-Typen 
• > 9‘000 Geräte durch Ricoh verwaltet (im Endausbau)
• 160 Mio. Seiten jährliches Druckvolumen 

Dienstleistungen

• Print Server-Management
• Applikations-Management
• Lifecycle Management
• Service-Management
• Mobiles Drucken (in Planung)

Die Anzahl Leute, die sich konzernweit um das Thema Drucken kümmern muss, hat sich seit Beginn des Projektes massiv reduziert. Dies ist nur mit einem absolut verlässlichen Dokumenten-Management Partner möglich.

Kai Mingard Gesamtverantwortlicher für das Managed Print Services Projekt bei der Migros

Seit Beginn dieses Projektes haben wir Kosten reduziert und die Effizienz massgeblich gesteigert. Als wir begonnen hatten, waren nur wenige Betriebe involviert – mittlerweile sind 95% der Betriebe mit von der Partie.

Kai Mingard Gesamtverantwortlicher für das Managed Print Services Projekt bei der Migros