Der Weg zur effizienten Zusammenarbeit im Unternehmen führt in die Cloud

Die richtige und aktuelle Information zu finden, kostet oft unnötig viel Zeit. Ein transparenter, nachvollziehbarer Informationsfluss ist der Schlüssel zum Erfolg von Projekten in Unternehmen. State-of-the-Art-Cloud-Lösungen unterstützen die täglichen Arbeitsabläufe. Sie vereinfachen die organisations- und disziplinübergreifende Zusammenarbeit durch digitalisierte Prozesse und einen einheitlichen, zentralen Dokumentenstand für alle Beteiligten. Mittels Kontrollmechanismen wie automatisierten Fristenprüfungen, Freigabeständen für Dokumente und einem Audit-Log werden umfangreiche und langwierige Projekte in geordnete Bahnen gelenkt. Manueller Administrationsaufwand wird reduziert und Übersicht ins Chaos gebracht. Dokumente, Rechnungen und Pläne, die bisher auf Papier oder in verschiedenen digitalen Lösungssilos aufbewahrt wurden, sind nun jederzeit abrufbar, stets aktuell und im gesamten Lifecycle professionell verwaltet.

Welche Dokumente kann man in der Cloud ablegen?

Grundsätzlich können alle Arten von digitalen Inhalten in einer Cloud gespeichert werden. Von Dokumenten über Pläne, Multimediainhalte bis zu Source-Code. Interessant sind die Dateiformate und standardisierten Schnittstellen, die von einer Cloud-Lösung unterstützt werden. Diese bestimmen, welche Inhalte man direkt in der Lösung erstellen, bearbeiten oder über Drittanwendungen öffnen und bearbeiten kann. Jedoch einfach nur sämtliche digitalen Inhalte in einer Cloud abzuspeichern ist zu wenig. Dieser Weg führt schnell in einen Datensumpf. Um dies zu verhindern, gibt es zwei Möglichkeiten.

Der "futuristische" Ansatz führt weg von herkömmlichen Dokumenten hin zu einer Sammlung von Metadaten. Diese Metadaten werden über Algorithmen analysiert, ausgewertet und für Menschen aufbereitet (Stichwort "künstliche Intelligenz"). Mittels Suchabfragen kann ein Benutzer auf diese Daten zugreifen und so echte Informationen und Mehrwert generieren.

Der weiterverbreitete Ansatz sind Volltextsuche und Ablagestrukturen in Form von "Teamroom"-Konzepten und Ordnerstrukturen. Über Teamrooms können Benutzer Bearbeitungs- oder Leseberechtigungen für alle im Teamroom abgelegten Inhalte bekommen. Durch Ordner werden die Inhalte innerhalb eines Teamrooms strukturiert. Um bequem in der gewohnten Arbeitsumgebung arbeiten zu können, bieten viele Kollaborationslösungen eine Synchronisationsmöglichkeit der Dokumente in der Cloud mit einem lokalen Ordner am Laptop oder Tablet.

Wie arbeitet man in Zukunft mit Mitarbeitern beziehungsweise Partnern zusammen?

Unterschiedliche IT-Systeme der diversen Projektpartner werden über Schnittstellen mit einer zentralen Lösung (in einer Cloud) verbunden. Somit steht jedem Projektpartner der gleiche Dokumentenstand zu Verfügung. Dass dabei der gesamte Informationsaustausch Ende-zu-Ende verschlüsselt abläuft, versteht sich von selbst.

"Zeit ist Geld" – besonders in der schnelllebigen Geschäftswelt. Mit Workflow-gesteuerten Dokumentenmanagement-Lösungen in der Cloud lassen sich Prozesse optimieren, Fristen und Budgets kontrollieren sowie Sicherheitsrichtlinien einhalten. Cloud-Anwendungen sind leicht zu bedienen und sofort einsatzbereit.