Wie das St. Galler Migrationsamt Aus­ländergesuche datenzentriert bearbeitet

Weg vom dokumentenzentrierten Ansatz, hin zu einer datenzentrierten Bearbeitung von Ausländergesuchen: So könnte man die Umstellung des Migrationsamts des Kantons St. Gallen auf die neue Ausländerdatenbank beschreiben. Der Entscheid, eine Individuallösung von Abraxas entwickeln zu lassen, wurde durch verschiedene Aspekte auf den Ebenen Bund, Kanton und Migrationsamt beeinflusst. Im Zusammenspiel mit dem "Zentralen Migrationsinformationssystem ZEMIS" des Bundes sowie dem "Personenregister PER" des Kantons St. Gallen – das ebenfalls durch Abraxas entwickelt wurde  – profitiert das Migrationsamt künftig vom standardisierten, medienbruchfreien und schnellen Datenaustausch.

Effiziente Umsetzung dank klarer Anforderungen und UX-Einbezug

"Uns war es wichtig, dass die Bedürfnisse der Anwenderinnen und Anwender im Projektverlauf gezielt berücksichtigt werden", sagt Roland Wagner, IT-Projektleiter beim Migrationsamt. Der Lösungsansatz von Abraxas habe daher nebst dem guten Verständnis der Anforderungen besonders mit dem frühen Einbezug von UX-Kompetenzen überzeugt. Im Projekt haben Spezialistinnen und Spezialisten von Abraxas die Nutzerinnen und Nutzer bei der täglichen Arbeit vor Ort begleitet und konnten so ein tiefgehendes Verständnis für die Arbeitsweisen und die Anforderungen erhalten. Zur Visualisierung der Anforderungen und Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses wurde ein klickbarer Prototyp erstellt, mit den Usern validiert und fortlaufend verbessert. Davon habe das Endprodukt profitiert, sagt Roman Bachmann, Businessanalyst beim Migrationsamt. Ins Projekt waren auch rund 12 Mitarbeitende des Migrationsamts St. Gallen involviert, der Grossteil davon als Fachspezialistinnen und -spezialisten. Dank des Einbezugs der Nutzerinnen und Nutzer sei die Akzeptanz der neuen Lösung bei den Mitarbeitenden von Anfang an sehr hoch gewesen. Intern wurde zudem regelmässig über das Projekt und den aktuellen Entwicklungsstand informiert. "Ich habe bei allen Mitwirkenden ein enormes Interesse und eine grosse Motivation gespürt", ergänzt Wagner. Dank der agilen Methodik sei eine regelrechte "Entscheidungsfreudigkeit" entstanden.

Besonderes Gewicht lag auch auf der Detailbeschreibung der Anforderungen und den sogenannten Akzeptanzkriterien. Roland Wagner betont: "Hier hat uns Abraxas hervorragend unterstützt. Die klaren Kriterien und Anforderungen haben viel zur Transparenz und zum effizienten Projektfortschritt und nach Auslieferung auch zur guten Qualität der Lösung beigetragen."

Beim Migrationsamt sei die Sprache eher juristisch geprägt, bei Abraxas eher technisch, sagt Bachmann. Daher habe zuerst ein gemeinsames Verständnis im Projekt gefunden werden müssen. Man habe die Chance genutzt, voneinander zu lernen. "Die Verantwortlichen bei Abraxas haben immer wieder einzelne Aspekte der Lösung hinterfragt und an verschiedenen Ansätzen getüftelt. Davon hat das Projekt insgesamt enorm profitiert", sagt Wagner.

Sicherheit im Fokus

Beim Migrationsamt fallen viele besonders schützenswerte Personendaten an. Deshalb ist die Sicherheit der neuen Datenbank zentral. Unter anderem ist die Anwendung deshalb nicht aus dem Internet erreichbar und es finden regelmässige Vulnerability-Scans statt. Abraxas betreibt die Ausländerdatenbank in einem eigenen Kubernetes-Cluster aus den eigenen Rechenzentren.

Alles im Blick: Das Endresultat überzeugt

Mit der neuen Datenbank macht das Migrationsamt einen gros­sen Schritt weg von Dokumenten und Dossiers hin zu einem datenzentrierten Ansatz. "Nun haben wir endlich alle Informationen im Überblick", meint Bachmann. Die Mitarbeitenden profitieren täglich von einer schnellen Personensuche und einem effizienten Überblick über relevante Daten zu einer Person. Dank der zentralen Datenbank müssen benötigte Informationen nicht mehr mühsam aus verschiedenen Fachlösungen und Dokumenten im Dossier zusammengetragen werden, sondern sind nun zentral ersichtlich. Das erleichtert die tägliche Arbeit bei Anfragen von Gesuchsstellerinnen und -stellern. "Wir haben keine langen Schulungen gebraucht. Die Kolleginnen und Kollegen haben sich sofort zurechtgefunden", freut sich Bachmann.

Abraxas-Leistungen

• UX-Research mit Userbeobachtungen und Shadowing
• Iterative Erstellung eines klickbaren Prototyps
• Entwicklung der Individuallösung nach klaren Anforderungen und Akzeptanzkriterien
• Georedundanter Betrieb der Lösung aus den Abraxas-Rechenzentren

Mehrwert

• Individuelle Lösungen, zugeschnitten auf ihre spezifischen Anforderungen
• Einbezug der Nutzerinnen und Nutzer bei der Entwicklung
• Langjährige Erfahrung in der Entwicklung von Individuallösungen
• Hohe Branchenkompetenz dank einzigartiger Spezialisierung auf die öffentliche Verwaltung
• Betrieb der Individuallösung On-Premises oder in den sicheren Abraxas-Rechenzentren

Zusammenarbeit mit dem Kanton St. Gallen

Der Kanton St. Gallen nutzt verschiedene IT-Services und Fachlösungen von Abraxas. So setzt der Ostschweizer Kanton auf den Workplace von Abraxas und realisiert aktuell im Projekt Datenmanagement Einwohnende & Personenregister DME/PER ein wegweisendes System für die Verwaltung von Einwohnendendaten.