Mit diesen 5 Tipps werden Online-Meetings effizient und lebendig

Die folgenden fünf Prinzipien sollten uns bei jedem virtuellen Gespräch (ob im grossen oder kleinen Rahmen) begleiten, um unser Meeting-Erlebnis zu verbessern.

1. Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem fehlerfreien Meeting

Alle Termine brauchen einen angemessenen Kontext und eine Orientierung. Dafür gibt es noch immer nichts Besseres als die gute alte Agenda oder Checkliste mit klaren Zielen, Gesprächspunkten und abgeleiteten Massnahmen. Stellen Sie zu Beginn Ihrer Veranstaltung sicher, dass Sie die Tagesordnung für Ihre Zuhörerinnen und Zuhörer formulieren beziehungsweise schriftlich zur Verfügung stellen. So wissen alle, worum es geht und haben die gleiche Orientierung.

2. Wählen Sie die Moderierenden

Eine produktive Sitzung ist nicht nur gut vorbereitet, sondern wird auch klar moderiert. Die Aufgabe der Moderierenden besteht darin, die Zeit im Auge zu behalten und die Sitzung lebendig und fokussiert zu halten. Manchmal ist es auch sinnvoll, eine Co-Moderatorin oder einen Co-Moderatoren zu nehmen, um die technischen und administrativen Aufgaben für Sie zu übernehmen. Wie jedes Projekt sind auch Meetings effizienter, wenn jeder weiss, woran er ist. Teil dieser Moderatoren-Rolle ist es, klare Aufgaben zu verteilen. Mit Tools wie Asana oder integrierten digitalen Whiteboards können Sie das Ganze visuell attraktiver gestalten, Notizen oder Anmerkungen aufschreiben, Aufgaben an Kollegen zuweisen und zugleich eine saubere Dokumentation haben.

3. Die richtige Technologie nutzen

"Können Sie mich gut hören?" – Gelegentliche Störungen und Internetabbrüche machen es einem nicht immer leicht, produktive Meetings zu führen. Da verbringt man schnell die meiste Zeit damit, technische Probleme zu lösen. Deshalb ist es wichtig, (Home-)Offices und spezielle Räume mit einer stabilen Technologie und geeigneter Hardware auszustatten, die an Ihre Tätigkeit und Teamgrösse angepasst ist. Es ist lohnenswert, sich Zeit dafür zu nehmen, um den Bedarf zu ermitteln und die am besten geeignete Technologie zu finden – egal ob für Einzelgespräche, Teambesprechungen oder grosse Konferenzen. Dann ist Ihre Videokonferenz-Plattform idealerweise mit Ihren üblichen betrieblichen Anwendungen kompatibel und kann eine ausreichende Bandbreite bereitstellen.

4. Engagement schaffen

Da die heutige Belegschaft regional grösstenteils sehr verteilt ist, müssen wir die Kommunikation anpassen, um ein höheres Mass an Engagement zu erhalten. Dafür gibt es eine Reihe neuer Funktionen wie Umfragen, Breakout Rooms, Screen Splits, Live-Q&As und Chats, um die Interaktivität während der Gespräche aufrechtzuerhalten. Es gibt auch Tools von Drittanbietern, mit denen Sie etwa Sticker-Wände, Spiele oder Whiteboards simulieren können. Die Schaffung visueller Elemente ist essenziell, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu halten.

5. Check-in- und Check-out-Fragen

Diese kurzen und schnell zu beantwortenden Fragen ermöglichen es Ihnen, die Stimmung und Produktivität zu bewerten. Zu Beginn können Sie eine informelle Frage stellen, um die Teilnehmenden abzuholen. Das können Fragen sein wie: "Wie fühlen Sie sich heute?", "Was hat Sie in letzter Zeit glücklich gemacht?" oder "Was sind Ihre Erwartungen für heute?" Am Ende einer Sitzung ist es sinnvoll, die Teilnehmenden nach Feedback zu fragen, wie produktiv sie die Sitzung fanden und was eventuell verbessert werden könnte.

Virtuelle Meetings nehmen immer mehr Zeit in Anspruch und werden es auch in Zukunft tun. Aus diesem Grund sollten Sitzungen ein bestimmtes Ziel und einen zeitlichen Rahmen haben. Mit diesen einfachen Tipps und Empfehlungen können Sie das Beste aus den Meeting-Tools herausholen, damit auch lange Meeting-Tage effizient sind und einen Mehrwert bringen.