Räume für die Zusammenarbeit und zur Bestandsoptimierung digitalisieren

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Die neuen Methoden der Zusammenarbeit in Unternehmen werden immer vielfältiger und diese Veränderungen wirken sich nicht nur auf die Arbeitsräume, sondern auch auf die Technologien aus, welche die Mitarbeitenden täglich begleiten.

Roger Meier, CEO, Roomz. (Source: zVg)

Die Art und Weise, wie wir arbeiten und zusammenarbeiten, hat sich in den vergangenen Jahren rasant verändert. Dies zwingt Unternehmen, ihre Arbeitsorganisation zugunsten flexibler und hybrider Methoden zu überdenken. Die Digitalisierung und nachhaltige Optimierung von Arbeitsplätzen können eine Antwort auf diese strukturellen Veränderungen sein und die Produktivität steigern.

Wenn Arbeitsräume zu einem Produktivitätshebel werden sollen, müssen drei grundlegende Kriterien berücksichtigt werden.

Bedürfnisse der Mitarbeitenden
Dieses Kriterium sollte die Grundlage jeder Strategie zur Optimierung der Arbeitsräume bilden, denn letztlich sind es die Mitarbeitenden, die für das Unternehmenswachstum sorgen. Welche Arten von Räumlichkeiten benötigen sie? Welche Ausstattung? Wie viel Autonomie? Auf all diese Fragen bieten Büros, die hybride genutzt werden, eine Antwort.
Perspektive des Managements
In dieser Hinsicht müssen Arbeitsräume in erster Linie die Zusammenarbeit und damit die Produktivität sowie Motivation fördern. Dazu werden Anwendungen entwickelt, die auf der Mitarbeitererfahrung basieren und Funktionen bieten, welche die Arbeitsabläufe vereinfachen sollen. Zu den beliebtesten Anwendungen gehören die Statusanzeige von Arbeitsplätzen und Meetingräumen in Echtzeit (verfügbar/besetzt), die Platzreservierung mit wenigen Klicks oder die Suche nach Kolleginnen und Kollegen, um ein Meeting zu organisieren.
Erwartungen des Facility Managements
Das Facility Management konzentriert sich auf andere ergänzende Herausforderungen. Die Digitalisierung der Arbeitsräume ermöglicht es, Strategien für die Einrichtung zu entwickeln, um sie möglichst effizient, energiesparend und auch ansprechend zu gestalten. Dazu ist ein gutes Verständnis ihrer Nutzung nötig, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. In dieser Phase spielt Datenanalyse, die von Anwendungen zur Messung der Belegung über in den Büros installierte Anwesenheitssensoren bereitgestellt wird, eine grosse Rolle. Es kann so gemessen werden, ob ein Raum ausreichend genutzt wird oder nicht. Je nach den Ergebnissen hat das Facility Managements dann zu entscheiden, ob es besser ist, die Grösse der Büros und Workspaces zu verringern und die Immobilienkosten zu senken oder die Einrichtung zu überdenken.

Raumoptimierung für bessere Zusammenarbeit

Zahlreiche Unternehmen wollen ihre Arbeitsbereiche digitalisieren, um ihre Mitarbeitenden auf effiziente Art zusammenzubringen und die Bürofläche zu optimieren.
Angesichts der Tatsache, dass mit einem Flex-Office-Verhältnis von 50 Prozent (1 Schreibtisch für 2 Mitarbeitende) etwa 40 Prozent ungenutzter oder unzureichend genutzter Bürofläche eingespart werden kann, ist diese neue Organisationsstruktur für Unternehmen besonders attraktiv.
Um dies zu erreichen, kann eine Desk-Sharing-Lösung in Kombination mit Belegungssensoren und einer dynamischen Kennzeichnung des Arbeitsplatzstatus in Eingangsbereichen genutzt werden, um eine hybride Arbeitsumgebung zu schaffen, welche die Zusammenarbeit fördert.