Von reiner Information zu mehr Kollaboration

Hinweis: Dieser Gastbeitrag ist von Stefan Pleisch und Olivier Brin. Pleisch ist Head of Division bei Elca, Brin Solution Architect bei Elca.

Das Intranet ist der entscheidende Dreh- und Angelpunkt der virtuellen Arbeitswelt – es ist die grundlegende Plattform für die interne Kommunikation, das Bewahren von Wissen und Know-how und soll zudem die Mitarbeitenden bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten und Aufgaben bestmöglich unterstützen.

Dafür benötigt es funktional – und damit auch technisch – mehr Finesse als ein statisches Informationsarchiv. Das heisst beispielsweise Tools für Videokonferenzen und internes Messaging, Foren und Team-Rooms oder die Möglichkeit, standortübergreifend und mit mehreren Personen zeitgleich an Dokumenten zu arbeiten. Dies ist allerdings selten der Fall. Häufig hinken die Intranets den aktuellen Entwicklungen hinterher: Was Dropbox, Facebook und Co. extern vormachen, ist intern selten Realität.

Prozesse für die Zusammenarbeit

Immer mehr Unternehmen gehen das Projekt Intranet aktiv und strategisch integriert an. Gesucht ist eine integrierte und intuitiv bedienbare Kollaborationslösung. Dies war auch bei der Graubündner Kantonalbank (GKB) der Fall, deren bisherige Lösung auf Lotus-Notes-Basis den Ansprüchen an Bedienbarkeit und Weiterentwicklung nicht mehr gerecht wurde. Das GKB-Management hatte sich deshalb nach einer neuen Lösung für die rund 1000 Benutzer an 66 Standorten umgeschaut, welche die folgenden übergeordneten Ziele und Anforderungen erfüllt:

• die Produktivität steigern
• Arbeits- und Freigabeprozesse optimieren
• Kollaboration und Wissensmanagement stärken
• Workflows selbständig abbilden können
• einfachere Umsetzung der Unternehmensstrategie

"Die Produktivität steigern" bezieht sich dabei auf die Business- wie auch die IT-Dimension: Zum einen möchte die GKB selbständig und ohne externen Dienstleister in der Lage sein, Workflows und Prozesse technisch abzubilden. Zum anderen sollen die Mitarbeiter und Bank-Spezialisten in effizienten und effektiven Prozessen über die Intranet-Plattform zusammenarbeiten – sei es in Projekten wie auch an Dokumenten.

Nach einer internen Analyse entschied sich die GKB für eine Symbiose aus Standard- und Individualsoftware: Die Basis bildet Microsoft SharePoint, angereichert um Elemente der Lösungen Matchpoint, Nintex-Workflows und Nintex-Forms für die Prozesse und Formularverwaltung. Hinzu kamen massgeschneiderte, individuell entwickelte Ergänzungen, um die banken- und organisationsspezifischen Anforderungen optimal abzudecken.

Das neue Intranet der GKB besteht aus mehreren eigens entwickelten Modulen. Dazu gehören beispielsweise die Produktseiten, mit denen die Kundenberater die verschiedenen Bankprodukte komplett verwalten können. Auch die Suche nach Inhalten und Personen wurde stark erweitert, so dass Informationen oder Kompetenzen schneller auffindbar sind – zum Beispiel bei folgenden Fragen: Wer ist innerhalb der GKB für dieses Kreditprodukt zuständig? Welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter kennt sich mit SharePoint aus? Insgesamt dauerte das Projekt rund 16 Monate, von Juli 2012 bis im November letzten Jahres.

Jedem sein persönliches Cockpit

Arbeitsabläufe wie etwa die Spesenabrechnung werden in einem sogenannten Workflow-Tool realisiert. So sind die Abläufe beispielsweise im Ideenmanagement oder in der Weiterbildung komplett elektronisch abgebildet – von der Publikation des Kurskatalogs über die Teilnehmerverwaltung und -kommunikation bis hin zur Evaluation des Feedbacks.

Jeder Mitarbeiter hat im Intranet ein persönliches "Cockpit", welches den Status seiner aktuell laufenden Workflows zeigt und auch, wo eine Aktivität vom Mitarbeiter selbst erforderlich ist. Damit die GKB beim Management des neuen Intranets nicht von einem externen Dienstleister abhängig ist, erfolgte das Auf- und Umsetzen der Workflows gemeinsam mit dem IT-Partner respektive unter dessen Anleitung. So wurden die Mitarbeitenden der Bank parallel zum Projekt geschult und haben bereits über 100 Workflows selbständig entwickelt und aufgesetzt.

Eine benutzerfreundliche Navigation, eine schnelle und funktionale Suche sowie eine kostengünstige Wartung waren der GKB bei der Implementierung besonders wichtig. Das Ergebnis: Mittels einer intuitiven Navigation sind Informationen und Themen im neuen Intranet schnell zugänglich und mit Hilfe der umfassenden, modernen Suche sehr schnell auffindbar. Die Mitarbeiter können neue Informationen einfach erfassen und schneller pflegen als früher.