Warum überhaupt ein elektronisches Patientendossier?

Dokumente speichern Wissen. Die Verarbeitung und Verwaltung von einzelnen Dokumenten ist eine bekannte Disziplin: Dokumente werden erstellt, verschlagwortet, kategorisiert, freigegeben und publiziert. Dokumenten-Management-Systeme unterstützen diesen Prozess. In der Praxis geht es jedoch nicht nur um einzelne Dokumente, sondern es sind ganze Sets von Dokumenten zu verwalten – sogenannte Dossiers. Die Dokumente eines Dossiers gehören in einen gemeinsamen Kontext. Ein Dossier umfasst beispielsweise sämtliche Dokumente eines Gerichtsfalls, die Spezifikationen und Baupläne eines Produkts oder alle Dokumente einer Patientenakte. Dabei sollte ein Dossier einerseits vollständig sein, das heisst sämtliche relevanten Dokumente enthalten und andererseits konsistent sein – also nichts enthalten, was nicht in den Kontext gehört. Vollständigkeit und Konsistenz eines Dossiers sicherzustellen ist keine leichte Aufgabe und muss von einem Dossier-Verwaltungssystem entsprechend unterstützt werden.

Alles an einem Ort

Ein Dossier beinhaltet sämtliche Dokumente, die für einen spezifischen Kontext relevant sind. So sind beispielsweise bei einer Patientenakte sowohl die Personalien eines Patienten, wie auch sämtliche Dokumente, die die Krankengeschichte dokumentieren, enthalten: Laborergebnisse, Röntgenbilder, Notizen und Journale von Untersuchungen – um nur einige zu nennen. Es ist äusserst wichtig, dass sämtliche Dokumente im Dossier enthalten sind, da sich nur so ein vollständiges Bild der Krankengeschichte ergibt und damit die Grundlagen für die weitere erfolgreiche Behandlung des Patienten gegeben sind.

Es ist sinnvoll, für Dossiers einen Satz von Basisdokumenten zu definieren, die zwingend enthalten sein müssen. So ist es beispielsweise bei der Patientenakte absolut notwendig, zumindest die Personalien des Patienten zu kennen, um den Kontext des Dossiers klar zu definieren. Je nach Verlauf der Krankengeschichte können weitere Dokumente zwingend hinzukommen. Beispielsweise können im Verlauf einer Behandlung gewisse Laboruntersuchungen vorausgesetzt werden, deren Ergebnisse im Dossier hinterlegt werden müssen. Beim Fehlen dieser Dokumente kann mit der Behandlung nicht fortgefahren werden. Die Prüfung auf Vollständigkeit erfordert oft sehr fachspezifisches Wissen und kann nur in Ansätzen vom Dossier-Verwaltungssystem automatisch durchgeführt werden. Das Dossier-Verwaltungssystem kann jedoch die Prüfung auf Vollständigkeit an einen Fachspezialisten delegieren und das Ergebnis der Prüfung festhalten respektive weitere Schritte einleiten, wie zum Beispiel das Anfordern von fehlenden Dokumenten.

Korrekt, schnell, sicher

Stellen Sie sich vor, Sie liegen auf dem Operationstisch und Ihnen wird aufgrund einer Fehlinformation Blut verabreicht, das nicht verträglich ist mit Ihrer Blutgruppe. Wie dieses Beispiel zeigt, können falsche Informationen verheerende Auswirkungen haben. Bevor Informationen also zugänglich gemacht werden, ist sicherzustellen, dass diese korrekt sind. Dies geschieht über entsprechende Prüfung und Freigabe der Informationen. Erst nach Prüfung auf Korrektheit einer Information wird das entsprechende Dokument für gültig erklärt und publiziert. Dabei ist auch sicherzustellen, dass Dokumente nicht durch unbefugte Personen verändert respektive verfälscht werden können. Dies erfolgt über die Vergabe von Berechtigungen im Dossier-Verwaltungssystem. Veränderungen an Dokumenten müssen nachvollziehbar sein. Mittels Versionsverwaltung der Dokumente und dem Führen eines Audit-Trails ist jederzeit ersichtlich, wer, wann, welche Änderung an einem Dokument vorgenommen hat – und es ist möglich, im Bedarfsfall auf eine Vorversion zurückzugreifen.

Neben der Korrektheit und der Vollständigkeit eines Dossiers spielt auch dessen Verfügbarkeit eine wesentliche Rolle. Die Dokumente eines Dossiers sollten sofort verfügbar sein und zwar jederzeit an jedem erforderlichen Ort. Ein elektronisches, vernetztes DossierVerwaltungssystem vermag dies zu erfüllen. Zu beachten ist, dass hierbei der Verfügbarkeit des Systems hohe Bedeutung zukommt. Je nach Anforderung sind entsprechende Massnahmen zu treffen, um die Verfügbarkeit zu gewährleisten. Interessant kann es auch sein, für bestimmte Verwendungszwecke ganze Dossiers oder einzelne Dokumente offline zugänglich zu machen, sodass vorübergehend auf unmittelbaren Zugang zum Dossier-Verwaltungssystem verzichtet werden kann.

Unbefugten wird der Zutritt verwehrt

Obwohl die hohe Verfügbarkeit eine Grundanforderung an ein Dossier-Verwaltungssystem darstellt, ist gleichzeitig dafür zu sorgen, dass Unbefugte keinen Zugang zu den Dossiers haben, die unter Umständen sehr sensitive Daten enthalten. Dies geschieht im System über entsprechende Authentifizierungs- und Authorisierungsfunktionen (Log-in, Berechtigungen) und kann mit Digital-RightsManagement-Funktionen (DRM) ergänzt werden, sodass beispielsweise keine Kopien oder Ausdrucke eines Dokuments erstellt werden können.

Die Anforderungen an ein Dossier-Verwaltungssystem sind also sehr vielfältig und anspruchsvoll.