Die HR von Julius Bär geht in die Cloud

In den letzten Jahren ist die Bank Julius Bär sehr stark gewachsen. Zunächst im Inland und in den letzten vier bis fünf Jahren auch zunehmend im Ausland. Etwas mehr als die Hälfte der Belegschaft von Julius Bär arbeitet derzeit in der Schweiz. Der Rest ist über den ganzen Globus verstreut, wie Manuel Hugentobler in einem Gespräch sagte. Er ist Head HR Consulting & Support Center bei der Bank. Diese internationale Vielfalt zu managen sei eine der zentralen Herausforderungen der HR-Abteilung der Bank. Für bestimmte Länder sind spezielle lokale Lösungen nötig und dies mache es sehr komplex, wie Hugentobler betonte. Nicht alle HR-Dienstleistungen wurden bis anhin im Ausland durch adäquate Systeme und Tools unterstützt. Die Recruiting-Lösung etwa stand einzig in der Schweiz zur Verfügung.

Bisher setzte Julius Bär für das HR-Management auf die SAP-Lösung Human Capital Management und zwar On-Premise. Diese Lösung sei aber aufgrund der enormen Komplexität eines global agierenden Unternehmens nicht mehr geeignet gewesen, sagte Hugentobler. "Wir brauchten eine neue Lösung, die End-to-End kompatibel ist, die die unterschiedlichen Anforderungen der diversen Länder erfasst, aber dennoch einfach zu nutzen ist."

Cloud als optimale Lösung

Julius Bär suchte daher nach Alternativen, vor allem bei global ausgerichteten Anbietern. Für Hugentobler spielte es dabei zunächst keine Rolle, ob die neue Lösung On-Premise oder aus der Cloud bereitgestellt werde. Am Ende reichten vier Anbieter ihre Offerten ein, alle mit Cloud-Lösungen. "Darauf waren wir vorbereitet", sagte Hugentobler.

Die Banken seien eine risikoscheue Branche und beim Einsatz der Cloud noch etwas zurückhaltend, betonte Hugentobler. Bei der IT habe er aber offene Türen eingerannt. "Innerhalb von Julius Bär sind wir als HR-Abteilung mit der Cloud Vorreiter", sagte er. Natürlich sei bei HR-Daten in puncto Sicherheit immer Vorsicht geboten.

"Letztendlich kommt man in unserer Situation um die Cloud-Lösung aber nicht herum“, meinte Hugentobler. Die Weichen müssen so gestellt werden, dass die Cloud akzeptiert werden kann. Seiner Meinung nach sind die Daten in der Cloud bei einem professionellen Anbieter sogar besser geschützt, als wenn sie in einem eigenen Rechenzentrum liegen würden.

Ein halbes Jahr bis zur Entscheidung

In einem dreistufigen Prozess aus Preview, Präsentation und Proof-of-Concept zog Julius Bär schliesslich noch drei grosse Anbieter in die engere Auswahl ein. Das Rennen machte schliesslich die Lösung von Workday. Umgesetzt wird diese vom Workday-Partner Accenture Daynine. Der gesamte Prozess der Evaluierung bis zur Entscheidung dauerte laut Hugentobler etwa ein halbes Jahr.

Julius Bär habe Workday vor allem wegen der Usability gewählt. Gemäss Hugentobler werden die Prozesse einfach abgebildet und es braucht nur wenig Training, um die Anwendung zu erlernen. Auch der Community Approach von Workday habe ihn überzeugt. In der Community können sich Nutzer von Workday austauschen. Dabei habe er viel von anderen Firmen gelernt.

Schutz der Daten ein zentraler Aspekt

Datenschutz und Regulierung standen bei der Umstellung ganz oben auf der Agenda, hob Hugentobler hervor. Durch die bankenspezifische Regulierung, etwa Audits von Aufsichtsbehörden oder Vorschriften bei Datenlösungen, sei es ein sehr herausforderndes Umfeld.

Die Daten aller Mitarbeitenden in die Cloud zu legen, erwies sich aber als nicht so einfach. Je nach Land ist der Ablauf unterschiedlich, sagte Hugentobler. In einigen muss die Zustimmung jeder einzelnen betroffenen Person eingeholt werden. Insgesamt ein "sehr komplexer Prozess“, der auch vom externen Partner einiges an Anpassungsfähigkeit und Gespür abverlangte.

Kulturwandel auch in der HR-Abteilung

Parallel zur Einführung der neuen Lösung musste die HR-Abteilung der Bank auch ihre internen Prozesse End-to-End-fähig machen. Daten würden nun nicht mehr zentral erfasst, sondern viele Parteien könnten mitwirken. So könne ein Angestellter seine Adresse selbst ändern. Die HR-Abteilung werde entsprechend vom Administrator zum Controller, erklärte Hugentobler. Die HR-Mitarbeitenden müssten nicht mehr alle Daten selbst erfassen, sondern sie prüfen, ihre Vollständigkeit klären und kontrollieren, ob alle Aufgaben abgearbeitet wurden. Im Prozessdenken müsse die HR-Abteilung aber noch etwas "erwachsener" werden, findet Hugentobler. Er freue sich besonders, demnächst auf End-to-End-Prozesse zugreifen zu können, und veranschaulichte die Möglichkeiten am Beispiel einer Einmalprämie. Bisher sei diese vor allem per E-Mail gemacht geworden. Oft sei jedoch unklar gewesen, wer alles habe zustimmen müssen. Künftig soll ein Prozess das Vorgehen definieren. Über ein Template könne der Auftrag erfasst werden. Je nach Zahlungshöhe würden dann vorher definierte Personen involviert. Wenn der Prozess abgearbeitet sei, werde die Zahlung automatisch ausgelöst.

Viele solcher Prozesse habe Julius Bär bereits definiert. Hugentobler schätzt, dass 90 Prozent schon abgebildet sind. Aktuell würden diese getestet. Für Hugentobler ist die Umstellung auch eine Chance, bestehende Prozesse zu hinterfragen und diese gegebenenfalls zu optimieren. Beispielsweise müssten Jobprofile vereinheitlicht und neue Modelle für Kompensationspläne entwickelt werden. "Wenn wir es nicht heute machen, dann fällt es unter den Tisch“, sagte Hugentobler. Das neue System Workday bringe aber automatisch einen gewissen Optimierungs-Druck mit, sagte er weiter.

Insgesamt zeigte sich Hugentobler mit dem bisherigen Projektverlauf sehr zufrieden. Mit dem Schritt in die Cloud sieht er die HR-Abteilung der Bank für die Zukunft gut aufgestellt.