Raumverwaltung 4.0 – der Zugang zur modernen Arbeitswelt

Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt grundlegend – so viel steht fest. Manche Vorstellungen stürmen in Richtung völliger zeit- und ortsunabhängiger Arbeitsweise, andere suchen einen überbrückenden Kompromiss, und nicht wenige warten ab, was sich an Lösungen durchsetzen wird. Doch wie jeder Wandel wird sich auch dieser nicht abrupt, sondern dynamisch in mehreren Schritten vollziehen. Es gilt deshalb mit den Vorzügen einer Entwicklung Schritt zu halten, die sich laufend erneuert und erweitert. Die moderne Raumverwaltung ist ein solcher Schritt, der bereits heute weit über die klassische Verwaltung von Räumen hinausgeht.

Menschen brauchen Begegnungszonen

Der fix zugeteilte Arbeitsplatz hat zunehmend ausgedient. Wer in modernen Grossraumbüros einen Arbeitsplatz benötigt, sucht sich einen freien Platz. Diese Flexibilität steigert die Effizienz der Raumnutzung, bringt aber auch einige organisatorische Herausforderungen mit sich. Gerade weil Arbeitnehmende kommen und gehen, sind die Gelegenheiten umso bedeutsamer, sich über ihre arbeitsteiligen Aufgaben auszutauschen und abzustimmen. Die kürzeste und ergiebigste Form der Kommunikation wird auch in Zukunft die Mensch-zu-Mensch-Interaktion sein. Zudem werden vermehrt dynamische Raumlösungen gefordert, die sich punkto Grösse nach dem Bedarf richten. Wer aus grossen Sitzungszimmern mehrere bedarfsgerechte Besprechungsräume macht, wird künftig im Vorteil sein.

Traditionelle Systeme haben ausgedient

Das A und O einer funktionierenden Raumverwaltung ist das System dahinter. Der Markt bietet bereits verschiedene Raumbelegungs- beziehungsweise -buchungssysteme an. Sie alle sind der traditionellen Raumreservationsmethode mit Zetteln oder Prints weit überlegen, denn sie sind jederzeit aktuell – egal wie lang- oder kurzfristig Meetings anberaumt oder abgesagt werden. Ein eleganter und vernetzter Touchscreen vor dem Sitzungsraum gibt Auskunft über die planmässige Belegung, die gleich vor Ort abgeändert oder ergänzt werden kann. Das gilt auch für den Onlinezugriff mit Desktop, Notebook oder Smartphone. Die Auswertung aller Reservierungen, Terminverschiebungen, Löschungen usw. geben Auskunft über die Raumnutzung und liefern effizienzsteigernde Anhaltspunkte für die künftige Raumplanung.

Und was ist mit der Cloud?

In erster Linie sind natürlich die Anbieter von Raumbelegungs- beziehungsweise -buchungssystemen gefordert, eine hochverfügbare, skalierbare und releasefähige Cloud-Lösung bereitzustellen. Das ist nicht nur der angebotenen Innovation angemessen, sondern auch dem attraktiven Kosten-Nutzen-Vergleich zur klassischen IT-Integration geschuldet. Hinzu kommt, dass der Weg von der modernen Raumverwaltung zum Intelligent Office laufend von Upgrades begleitet wird, die sich kaum eleganter als mit einer Cloud-Lösung nutzen lassen. Der zusätzliche Einsatz von Sensoren erlaubt beispielsweise schon heute festzustellen, ob sich Raumreservierung und -nutzung decken. Nichts ist kostspieliger und ärgerlicher als Ghostmeetings. Eine nicht genutzte Reservierung wird vom System automatisch übersteuert und der Raum freigegeben. Umgekehrt wird ein genutzter, aber nicht reservierter Raum als belegt markiert. Auch raumklimatische Informationen lassen mit der Sensortechnik bereits heute erheben. Für solche und weitere "Raumerlebnisse-as-a-Service" ist die Cloud geradezu prädestiniert.