"Mit Abraxas können wir unsere Abläufe effizient und umfassend digitalisieren"

Als internationale Schule mit Internat, die weit mehr bietet, als die Schülerinnen und Schüler einfach «nur» durch die Schweizer Matura, das deutsche ­Abitur oder das International Baccalaureate zu bringen, ist das ­Lyceum ­Alpinum in Zuoz wie alle Unternehmen auf eine funktionierende IT angewiesen. Die IT soll möglichst viele administrative Vorgänge voll digital abbilden. Roman Grossrieder ist am Lyceum als Leiter Finanzen und Dienste für IT-Strategie und -Betrieb verantwortlich.

Warum Abraxas?

Vor zwei Jahren stand Grossrieder vor der Entscheidung, ob er seine Abacus-Softwarelandschaft neu von Abraxas betreiben lassen oder ob er bei seinem bestehenden Abacus-Berater verbleiben wollte. Da aber fast dessen komplettes Abacus-Team zu Abraxas wechselte, war für Grossrieder schnell klar, dass er mit «seinem» Abacus auch zu Abraxas wechseln würde. «Es war unsere freie Entscheidung», sagt Grossrieder. Für ihn war wichtig, dass er weiterhin mit denselben Beratern arbeiten konnte wie zuvor, denn «wir arbeiten seit vielen Jahren mit diesen Leuten zusammen – wir kennen sie sehr gut, und was noch wichtiger ist: Sie kennen uns und unsere Bedürfnisse sehr gut.»

Zudem wurde ein Grossteil der Abacus-Finanzsoftware, die Grossrieder einsetzt, speziell für die Bedürfnisse des Lyceums programmiert. «Dies einem neuen Beraterteam nahezubringen, und alles wieder von vorne zu erklären, wollten wir nicht», sagt Grossrieder.

IT ist Vertrauenssache

Die Expertise des Abacus-Teams um Walter Baumann bei Abraxas ist für Grossrieder die Basis für die Zusammenarbeit. IT-Beratung ist wie so oft im Dienstleistungssektor auch ein People’s Business, das von langjährigen Beziehungen, gemeinsam erfolgreich gemeisterten Projekten – und nicht zuletzt Vertrauen lebt.

Eine besondere Herausforderung, die sie gemeinsam stemmten, war die Programmierung diverser Schnittstellen für den neuen Release des Schulverwaltungssystem. Diese musste an Abacus angebunden werden.

Ein weiteres Projekt war die Integration der Abacus-Zeiterfassung AbaClik. Parallel dazu führte Grossrieder über die My-Abacus-Funktion digitale Personaldossiers ein. Darin verwalten die Mitarbeitenden ihre persönlichen Daten und finden Dokumente wie Arbeitsvertrag, Stundenrapporte, Lohnausweise etc.

Zukünftige Projekte

Auch für das kommende Jahr ist ein grösseres Projekt in Planung: «Wir wollen mit Abraxas die Projektmanagement-Software AbaProject ergänzen. Darin erfassen wir laufende Projekte, Aufträge, Mitarbeitende mit Arbeitszeiten, Kosten und Erträge. Diese Daten übergibt AbaProject dann an die anderen Module der Abacus-Business-Software.» Eine konkrete Anwendung wäre etwa die Verrechnung einer Privatlektion eines Lehrers, die Erfassung einer privaten Musikstunde oder weitere individuelle Leistungen für Schülerinnen und Schüler. «Stellen Sie sich vor, die Privatstunde könnte auf dem iPad erfasst, vom Schüler visiert werden und geht dann parallel direkt in Debitoren- und die Lohnbuchhaltung. Das wäre meine Idealvorstellung», sagt Grossrieder. Dabei geht es ihm nicht nur um Effizienz, sondern auch darum, Fehlerquellen infolge von Medienbrüchen zu minimieren.

Auch dieses IT-Projekt will Grossrieder zusammen mit Abraxas umsetzen. «Das Abacus-Team hat viel Erfahrung und verfügt über sehr breites und vertieftes Know-how über alle Abacus-Module, die wir im Einsatz haben. Das ermöglicht es uns, dass wir unsere Abläufe in der Abacus-Welt effizient und umfassend digitalisieren können.»

Kaffee und Engadiner Nusstorte

Und was schätzt Roman Grossrieder besonders an der Zusammen­arbeit mit Abraxas? «Für uns hier im Engadin ist es wichtig, dass trotz der Distanz zu den Zentren die Berater von Abraxas regelmässig persönlich bei uns vorbeikommen.» Denn auch wenn vieles über Fernzugriff möglich sei, gebe es Dinge, die schneller gelöst werden können, wenn man den Profi vor Ort habe. «Zudem kann man mit den Leuten dann einen Kaffee trinken und miteinander ein Stück Engadiner Nusstorte essen.»