Leitfaden für erfolgreiche IT-Ausschreibungen

Häufig beklagen sich IT-Firmen über öffentliche Ausschreibungen mit lückenhaftem Lastenheft, bei denen technische Rückfragen vor der Offertenstellung nicht möglich sind. Dies führt dazu, dass Anbieter als Grundlage für eine Aufwands- und Kostenkalkulation so viele Annahmen treffen müssen, dass das Risiko einer Fehleinschätzung steigt. Folge davon sind entsprechende Risikozuschläge, die vermieden werden könnten. Ausser den höheren Abschätzungskosten hat diese Praxis noch weit unangenehmere Folgen. Während oder nach dem Projekt kann es durch ungenau beschriebene Anforderungen zu unangenehmen und unnötigen Disputen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer kommen. Dabei machen Anbieter Mehraufwände geltend oder der Kunde ist mit dem gelieferten Funktionsumfang nicht einverstanden.

Egal ob es sich um eine freihändige Vergabe oder um ein offenes Ausschreibungsverfahren handelt: Der Gang zum IT-Consultant, der helfen soll, ein Lastenheft als Grundlage für die Ausschreibung zu formulieren, kommt häufig ein Schritt zu früh. Der Consultant benötigt viele wichtige Informationen zur Ausgangsbasis und den Zielsetzungen, um ein stichhaltiges Lastenheft zu erstellen. Deshalb sollte noch vor dem ersten Zusammentreffen mit Beratern intern möglichst viel Klarheit über das geplante IT-Projekt bestehen. Die Ausgangsbasis und Zielsetzungen sollten definiert sein, um ein stichhaltiges umfassendes Lastenheft erstellen zu können. Siehe dazu auch "Checkliste Vorbereitung IT-Ausschreibung".

Motivation und Zielsetzung festlegen

Auch wenn es einem selbst klar erscheint, sollten Projektmotivation und Zielsetzung schriftlich definiert werden. Ist ein bestehendes System veraltet und kann neue Anforderungen nicht mehr abdecken, sind die Abläufe zu ineffizient, fallen Systeme aus der Wartung usw. Welche Ziele sind mit dem neuen Projekt verbunden? Gerade bei öffentlichen Einrichtungen kommt es vor, dass von verschiedenen Bereichen ganz unterschiedliche Erwartungen und Zielsetzungen mit dem neuen System verbunden werden. Diese gilt es im Voraus zu benennen und wenn möglich unter einen Hut zu bringen.

Welchen Nutzen will man durch das Projekt ­erzielen?

Das Gleiche gilt auch für den Nutzen. So geht es der internen IT bei einer Systemerneuerung vielleicht vorrangig darum, eine Wartungssicherheit für die nächsten fünf Jahre zu schaffen. Der Fachbereich A will jedoch bei der Gelegenheit gleich verschiedene Abläufe digitalisieren und der Fachbereich B noch gänzlich neue Funktionen einbauen. Es gilt, all diese Wünsche und Ideen zu sammeln, zu bündeln, um schliesslich zu einem späteren Zeitpunkt zu entscheiden, was in das Lastenheft einfliessen soll und was nicht. Der Nutzen kann sowohl qualitativ wie auch quantitativ zum Beispiel in Kostenersparnis definiert werden.

Rahmenbedingungen und Restriktionen

In den allerseltensten Fällen beginnt ein Projekt auf der grünen Wiese. Rahmenbedingungen sind etwa durch anzubindende Drittsysteme, vorhandene Infrastruktur, Know-how oder zeitliche Einschränkungen gegeben. Diese sind für das Lastenheft sehr wichtig, da sie direkten Einfluss auf die Eignung gewisser Anbieter hat. Gleichzeitig spielen zeitliche Restriktionen eine Rolle, zum Beispiel wenn bestimmte Systeme aus der Wartung fallen oder Gesetzesänderungen berücksichtigt werden müssen.

Häufig beklagen sich IT-Firmen über öffentliche Ausschreibungen mit lückenhaftem Lastenheft, bei denen technische Rückfragen vor der Offertenstellung nicht möglich sind. Dies führt dazu, dass Anbieter als Grundlage für eine Aufwands- und Kostenkalkulation so viele Annahmen treffen müssen, dass das Risiko einer Fehleinschätzung steigt. Folge davon sind entsprechende Risikozuschläge, die vermieden werden könnten. Ausser den höheren Abschätzungskosten hat diese Praxis noch weit unangenehmere Folgen. Während oder nach dem Projekt kann es durch ungenau beschriebene Anforderungen zu unangenehmen und unnötigen Disputen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer kommen. Dabei machen Anbieter Mehraufwände geltend oder der Kunde ist mit dem gelieferten Funktionsumfang nicht einverstanden.

Egal, ob es sich um eine freihändige Vergabe oder um ein offenes Ausschreibungsverfahren handelt: Der Gang zum IT-Consultant, der helfen soll, ein Lastenheft als Grundlage für die Ausschreibung zu formulieren, kommt häufig einen Schritt zu früh. Der Consultant benötigt viele wichtige Informationen zur Ausgangsbasis und den Zielsetzungen, um ein stichhaltiges Lastenheft zu erstellen. Deshalb sollte noch vor dem ersten Zusammentreffen mit Beratern intern möglichst viel Klarheit über das geplante IT-Projekt bestehen. Die Ausgangsbasis und Zielsetzungen sollten definiert sein, um ein stichhaltiges umfassendes Lastenheft erstellen zu können. Siehe dazu auch "Checkliste Vorbereitung IT-Ausschreibung".

Motivation und Zielsetzung festlegen

Auch wenn es einem selbst klar erscheint, sollten Projektmotivation und Zielsetzung schriftlich definiert werden. Ist ein bestehendes System veraltet und kann neue Anforderungen nicht mehr abdecken, sind die Abläufe zu ineffizient, fallen Systeme aus der Wartung usw. Welche Ziele sind mit dem neuen Projekt verbunden? Gerade bei öffentlichen Einrichtungen kommt es vor, dass von verschiedenen Bereichen ganz unterschiedliche Erwartungen und Zielsetzungen mit dem neuen System verbunden werden. Diese gilt es im Voraus zu benennen und wenn möglich unter einen Hut zu bringen.

Welchen Nutzen will man durch das Projekt ­erzielen?

Das Gleiche gilt auch für den Nutzen. So geht es der internen IT bei einer Systemerneuerung vielleicht vorrangig darum, eine Wartungssicherheit für die nächsten fünf Jahre zu schaffen. Der Fachbereich A will jedoch bei der Gelegenheit gleich verschiedene Abläufe digitalisieren und der Fachbereich B noch gänzlich neue Funktionen einbauen. Es gilt, all diese Wünsche und Ideen zu sammeln, zu bündeln, um schliesslich zu einem späteren Zeitpunkt zu entscheiden, was in das Lastenheft einfliessen soll und was nicht. Der Nutzen kann sowohl qualitativ wie auch quantitativ zum Beispiel in Kostenersparnis definiert werden.

Rahmenbedingungen und Restriktionen

In den allerseltensten Fällen beginnt ein Projekt auf der grünen Wiese. Rahmenbedingungen sind etwa durch anzubindende Drittsysteme, vorhandene Infrastruktur, Know-how oder zeitliche Einschränkungen gegeben. Diese sind für das Lastenheft sehr wichtig, da sie direkten Einfluss auf die Eignung gewisser Anbieter hat. Gleichzeitig spielen zeitliche Restriktionen eine Rolle, zum Beispiel wenn bestimmte Systeme aus der Wartung fallen oder Gesetzesänderungen berücksichtigt werden müssen.

Chancen & Risiken

Das ehrliche Abwägen von Chancen und Risiken sowie der eigenen Stärken und Schwächen hilft, das Projekt ganzheitlich zu betrachten, um sich mit den Projektbeteiligten etwa über die nächsten Schritte einig zu werden. Dazu gehört die Leistungsanforderung, die Einbindung von externen Ressourcen, die Erstellung des Lastenhefts und in der Folge die formelle Ausschreibung.

Was kostet Vergleichbares?

Die Markterkundung oder Benchmarks helfen das zu erwartende Budget für Digitalprojekte festzulegen, stärken aber auch die Verhandlungsposition gegenüber den Anbietern. Insbesondere bei freihändigen Vergaben oder beim Einladungsverfahren mit nur einem oder wenigen Anbietern, helfen Kostenkurven oder Benchmarks dabei ein marktgerechtes Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Nicht selten liegt der Preisunterschied vom günstigsten zum teuersten beim Faktor 2 oder noch höher. Siehe auch im Beispiel die Kostenkurve für Cloud Computing einer Schule mit 50 Mitarbeitern (Grafik).

(Source: zVg)

Wo kommen externe Berater ins Spiel?

Gut informierte Beschaffer oder Einkäufer können eine starke Position gegenüber Anbietern einnehmen. Unabhängige Kostenvergleiche oder Benchmarks vermitteln einen Überblick, welche Kosten im Markt üblich sind. So kann sich der Einkauf besser auf die Verhandlung vorbereiten und gezielt über Kosten sprechen. Das Wissen um mögliche Alternativen ermöglicht es, eindeutiges Sparpotential zu erzielen. Natürlich ist nicht nur der Kostenfaktor massgeblich, auch die Rahmenbedingungen und Qualität spielen eine gleichermassen grosse Rolle bei der Auswahl. Ideal, wenn beides zusammenkommt. Gerade im IT-Umfeld gibt es eine Vielzahl an unbekannteren kleinen und mittelgrossen Unternehmen, die exzellentes Know-how zu vorteilhaften Konditionen anbieten.

Wie erkundige ich den Markt?

Während in der Industrie im Core-Bereich Kosten-Benchmarks seit längerem üblich sind, sind diese im sehr individuellen IT-Sektor, insbesondere bei Dienstleistungen noch wenig vorhanden. Doch unter erhöhtem Kostendruck wegen immer weiter steigenden IT-Ausgaben findet auch da allmählich ein Umdenken statt. Von dieser Entwicklung kann auch die öffentliche Beschaffung profitieren, um mit besserer Marktkenntnis freihändige IT-Ausschreibungen oder solche im Einladungsverfahren durchzuführen.

Lastenheft erstellen

Sind alle internen Informationen zusammengetragen und die Anforderungen so gut wie möglich definiert, geht es darum, das Lastenheft zu erstellen und die formelle Ausschreibung durchzuführen. An dieser Stelle empfiehlt sich die Einbindung eines Beraters, der durch den gesamten Ausschreibungs- und Vergabeprozess begleiten kann. Er wird anhand der vorhandenen Information versuchen letzte Stolpersteine und Lücken aufzudecken und zu schliessen, um ein professionelles Ausschreibungsdokument beziehungsweise Lastenheft zu erstellen. Auch wenn es zwischen den Fachbereichen noch Uneinigkeit bezüglich Inhalte des Projekts oder der Zuständigkeiten gibt, kann ein Berater/Coach moderierend eingreifen und helfen zu einer Einigung zu kommen, damit einer erfolgreichen Ausschreibung und späteren Umsetzung nichts mehr im Wege steht.