So modernisiert die Stadt Biel mit ADOIT ihre Unternehmensarchitektur

 Im Rahmen ihrer strategischen Ausrichtung hat die Stadt Biel beschlossen, Transparenz über die Zusammenarbeit zwischen Business und IT zu fördern. Denn obwohl die jeweiligen Verantwortlichen genau wussten, was in ihren Bereichen passierte, fehlte eine gesamtheitliche Übersicht. Als CIO hat Hélène Mourgue d’Algue deshalb den "Pilgerstab in die Hand genommen", und sich quer durch die Organisation aufgemacht, um für Übersicht zu sorgen.

Ausgangslage

Die Stadt Biel hatte sich im Zuge der Einführung ihrer IT-Governance zum Ziel gesetzt, die Unternehmens­architektur mit oberster Priorität zu behandeln. Bevor sie sich an den Aufbau einer Enterprise Architecture machen konnte, musste sie jedoch zuerst die rechtliche Grundlage für ihre IT-Governance schaffen. Anschliessend gliederte die Verwaltung ihr digitales Portfolio in vier Kategorien: Bevölkerung und Wirtschaft, Administration, Stadtraum und IT-Produkte. Diese Kategorien beinhalten verschiedene Produkte, die von Product Ownern verwaltet werden und für die Unternehmensarchitektur zentral sind.

Mit dieser Grundlage machte sich die Stadt an den Architekturaufbau und legte sich auf das TOGAF-Framework (The Open Group Architecture) fest. Des Weiteren sollte die Modellierungssprache ArchiMate als methodische Grund­lage dienen. Aufgrund der gelebten Zweisprachigkeit in Biel musste das neue Tool ausserdem mehrsprachig sein und Schnittstellen zum Active Directory oder Microsoft Power BI unterstützen. "Da die kostenlosen Tools nicht alle unsere Anforderungen erfüllten, führten wir eine Ausschreibung auf Einladungsverfahren durch", erklärt Mourgue d’Algue. Nach eingehender Prüfung der Lösungsanbieter hat die EAM-Suite­ (Enterprise Architecture Management) ADOIT der BOC Group den Zuschlag erhalten.

Projektumsetzung

Das Projekt startete Ende 2021, wo zunächst die Basis für die Unternehmensarchitektur mit der Unterstützung eines externen Architekten geschaffen wurde. Ab 2022 begann das Projektteam damit, das Informationssystem zu modellieren und die Technologie-Roadmap zu erstellen. Im Zuge dessen kreierten alle Dienstchefs und Product Owner zusammen mit dem Architekten entsprechende Modelle für ihre Produkte. Die grösste Herausforderung bestand für die Stadt Biel darin, die richtige Struktur für ihre Architektur in den zur Verfügung stehenden Werkzeugen zu finden. Ein wesentlicher Punkt, wie Mourgue d’Algue ausführt, war, zu verhindern, dass die Architektur zu unübersichtlich wird und sich nur noch hochspezialisierte Architekten darin zurechtfinden würden. Das erste Architekturprinzip wählte die Stadt Biel nach folgendem Motto: "Just enough architecture". Ab 2023 konnte die Verwaltung bereits operativ und umfassend mit ADOIT arbeiten und mit dem Finetuning beginnen.

Hélène Mourgue d’Algue, CIO, Stadt Biel. (Source: zVg)

Wir müssen Datenflüsse und Systeme verstehen – ohne dieses Verständnis gibt es keine Digitalisierung.

Enterprise Architecture – Stand heute

"Wir konnten die Unternehmensarchitektur auf der Grund­lage unserer Produktorganisation strukturieren", erläutert Mourgue d’Algue. So wurde das komplette digitale Portfolio in ADOIT abgebildet. Das Tool ermöglicht es der Verwaltung nun, eine einheitliche Architektur für alle Rollen zu führen – transparent, einfach und verständlich. ADOIT lässt sich aus verschiedenen Blickwinkeln benutzen, etwa vonseiten Manager, Berichterstattung, Daten- und Sicherheitsbeauftragten und Projektverantwortlichen. Produktverantwortliche und IT-Spezialisten sind in der Lage, detaillierte Modelle nach ihren Bedürfnissen zu kreieren. Im Falle einer Attacke können die Verantwortlichen beispielsweise bestimmen, auf welche Datenstämme der Angreifer Zugriff hatte. Manager erhalten eine Gesamtsicht und ein vereinfachtes Reporting für ihre jeweiligen Bereiche.

Dank der verschiedenen Betrachtungsweisen haben sich die Transparenz und Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung nachhaltig verbessert. "Mit ADOIT stellen wir die Daten in den Mittelpunkt und können Geschäftsobjekte direkt mit Dienstleistungen der Stadt in Verbindung setzen. Damit werden wir unabhängiger von den jeweiligen Softwarelösungen", führt Chief Data Officer Marco Savini aus.

Aber auch heute, nach Abschluss des Einführungsprojekts, geht die Arbeit weiter. Das "Archiboard", bestehend aus C-Level-Mitarbeitenden, trifft sich monatlich, um den Stand der Dinge zu prüfen, IT-Strukturen zu evaluieren und über Änderungen in der Architektur zu entscheiden.

Mit klaren Zielen zum Erfolg

"Die Stadt Biel hat ihre Ziele im Vorfeld klar definiert und formuliert", sagt Fabio Anghileri, Managing Director von BOC Schweiz. "Dadurch konnten wir gemeinsam ADOIT und das Enterprise Architecture Management in der Verwaltung sehr schnell und zielgerichtet einführen und integrieren. Auch die Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten ermöglichten es uns, bereits beim ersten Wurf im Projekt eine optimale Architektur erfolgreich aufzusetzen."

Für die Stadt Biel hat sich ADOIT ebenso als Single Point of Contact (SPOC) bewährt, welcher der Verwaltung zur Beantwortung von Fragestellungen rund um EA-Themen zu Verfügung steht. "Die Unternehmensarchitektur bildet die Grundlage für die digitale Transformation. Wir müssen Datenflüsse und Systeme verstehen – ohne dieses Verständnis gibt es keine Digitalisierung", ergänzt Mourgue d’Algue.

 

​BOC Group

Die BOC Group entwickelt Softwareprodukte und Services für eine effektive und umfassende Unternehmensführung in Zeiten der digitalen Transformation. Die Produkte ADONIS (Prozessmanagement), ADOIT (Enterprise Architecture Management) und ADOGRC (Governance, Risk & Compliance) schaffen Transparenz in den jeweiligen Domänen und bieten Unternehmen solide Entscheidungsunterstützung. BOC ist ein unabhängiges, weltweit tätiges Unternehmen, das seit mehr als 25 Jahren am Markt ist und ohne Venture Capital kontinuierlich und robust wächst.