Der reibungslose Grenzverkehr mit SAP S/4 Hana

Einmal um die ganze Welt fährt die Flotte der Basler Verkehrs-Betriebe (BVB) zusammengerechnet jeden Tag. Auf neun Tramlinien und 13 Buslinien steuern die Fahrzeuge Ziele in drei Ländern an. Damit der kleine Grenzverkehr reibungslos und pünktlich verlaufen kann, ist eine zeitgemässe und effiziente Instandhaltung der 135 Trams und 115 Busse unerlässlich. Grund genug, um im Zuge der Transformation auf SAP S/4 Hana ein besonderes Augenmerk auf diesen Bereich zu legen.

Zurück zum Standard

Die BVB entschied sich, den Wechsel auf SAP S/4 Hana mittels des sogenannten Greenfield-Ansatzes zu vollziehen und damit alle Möglichkeiten eines solch umfangreichen Projekts voll auszuschöpfen. Bestehende Prozesse und Strukturen werden nicht einfach migriert, sondern kritisch hinterfragt und neu gedacht. Das bedeutet zwar häufig einen signifikant höheren Initialaufwand, eröffnet zugleich aber die grosse Chance, veraltete und ineffiziente Prozesse über Bord zu werfen oder prozessorientiertes Denken überhaupt zu etablieren.

Im Fall der BVB hatten sich über die Jahre zu viele Schattensysteme eingeschlichen, die enorm hohe Kosten verursachten und nicht die gewünschte Transparenz über die Zahlen lieferten. Deshalb lautete das übergeordnete Ziel: zurück zum SAP-Standard ohne Modifikationen. Ein weiteres Ziel war es, das Anlagenmanagement ins SAP-System zu integrieren und mobile Lösungen bereitzustellen. Als Partner für die Transformation entschied sich die BVB für NOVO Business Consultants. In der langjährigen Zusammenarbeit hatte der SAP-Partner immer wieder sein breites Wissen unter Beweis gestellt, das gerade bei einem so umfangreichen Projekt wie einer SAP-S/4-Hana-Transformation den entscheidenden Unterschied macht.

Das Projekt startete im November 2019 und wurde Ende April 2021 erfolgreich abgeschlossen. Bei der Systemeinführung kamen die Projektmanagement-Methode HERMES sowie SAP Activate mit Fit-Gap-Analyse zum Einsatz. Die sinnvolle Integration der Umsysteme war bei der Digitalisierung der Prozesse sehr wichtig. Hier punktete NOVO Business Consultants einmal mehr, weil sie alles aus einer Hand liefern konnten.

Für eine realistische und einhaltbare Planung waren klare Zielvorgaben essenziell. Dies galt im Speziellen für den Cut-over, also den Systemwechsel in das Produktivsystem. Damit dieser nahtlos und unterbrechungsfrei während des Tagesgeschäfts umgesetzt werden konnte, mussten sowohl die Technik und die Daten als auch die Mitarbeitenden gerüstet sein. So wurde etwa die Stammdatenbereinigung frühzeitig angegangen. Denn obwohl die Stammdaten nicht komplett neu erfasst, sondern migriert werden sollten, waren zeitintensive Vorarbeiten nötig. Dazu zählten etwa die Bereinigung der Altdaten und die Anpassung der Stammdaten an die neuen Strukturen.

Der Faktor Mensch

Der Schlüssel zum Erfolg eines solch umfangreichen Transformationsprojekts ist professionelles Change Management über alle Hierarchieebenen hinweg. Die breite Unterstützung durch Geschäftsleitung und Verwaltungsrat der BVB bildeten die stabile Basis. Die gewissenhafte und fokussierte Führung durch den BVB-Projektleiter sorgte für den notwendigen Rahmen, um alle Beteiligten erfolgreich durch das Projekt zu navigieren. Dabei bedurften die Mitarbeitenden besonderer Aufmerksamkeit. Ihr Arbeitsalltag, ihre Routinen waren schliesslich direkt von den Veränderungen betroffen. Zumal die Rückkehr zum SAP-Standard teils signifikante Änderungen für sie bedeutete – nicht nur in Bezug auf das System und gewisse Routinen, sondern auch was ihre Aufgaben und Kompetenzen anging. Um die Mitarbeitenden ins Boot zu holen, für Verständnis und Akzeptanz der neuen Prozesse zu sorgen, war professionelle Kommunikation unerlässlich. Covid-19 stellte hier eine zusätzliche Hürde dar, die jedoch erfolgreich genommen wurde.

Instandhaltung mit dem SAP Mobile Asset Manager: mobil, schnell und einfach

In der Instandhaltung wurde der SAP Mobile Asset Manager eingeführt. Die Erwartungen an die Lösung waren hoch und wurden erfüllt. "Unser Arbeitsalltag ist digital geworden, das System sorgt insgesamt für mehr Transparenz und wir konnten den gesamten Prozess optimieren", fasst Rainer Bammerlin, Leiter Instandhaltungsentwicklung bei der BVB, zusammen. Dazu zählt weit mehr als nur die erreichte Prozessführung und -sicherheit inklusive Nachweispflicht.

So hat Papier in der Instandhaltung ausgedient. Alle Mitarbeitenden arbeiten mit mobilen Endgeräten und erfassen darüber auch ihre Arbeitszeiten. Die Digitalisierung hat hier nicht nur für mehr Stabilität und Sicherheit gesorgt, sondern schuf auch die Basis für eine zeitgerechte Terminierung. Die neu eingeführte elek­tronische Checkliste wird direkt nach Erbringung der Leistung ausgefüllt. Früher wurde das auf Papier erfasst und später ins System übertragen. Das dauerte nicht nur länger, sondern bedeutete durch den zusätzlichen Schritt auch eine potenzielle zusätzliche Fehlerquelle. Heute sind die Ergebnisse direkt für alle einsehbar und jeder Schritt ist vollständig dokumentiert. Ausserdem sind die Messwerte als Daten hinterlegt, sodass diese auch auswertbar sind.

"Besonders wertvoll für die Prozessoptimierung und unsere Arbeit ist die neue Möglichkeit, die Seriennummern von Komponenten vollständig und lückenlos nachvollziehen zu können", führt Bammerlin weiter aus. Dies ermöglicht eine durchgängige Überwachung der Komponenten. So ist automatisch ersichtlich, ob eine Komponente aufgearbeitet werden kann oder ob ihre Lebenszeit abgelaufen ist und sie ausgetauscht werden muss.

Werden bei den regelmässigen Kontrollen der Fahrzeuge Defekte entdeckt, können diese direkt erfasst und mit Bildern dokumentiert werden. Das Einfügen von Bildern hilft dem Disponenten enorm und reduziert die Zeit für die Instandhaltung signifikant. Denn er kann direkt erkennen, welches Teil ausgetauscht oder ausgebessert werden muss, und schon vor der Planung prüfen, ob das für die Reparatur notwendige Material oder Ersatzteil verfügbar ist. "Der Mobile Asset Manager ist super, weil wir so die Instandhaltung vereinfachen und gleichzeitig beschleunigen konnten", zieht Bammerlin sein Fazit.

Mit SAP S/4 Hana mobil in die Zukunft

Neben dem konkreten Nutzen für die Mitarbeitenden in der Instandhaltung hat die Transformation auf SAP S/4 Hana weitere positive Effekte bei der BVB. So gibt es nur noch "one source of truth", also keine externen Systeme mehr, nur noch SAP. Auch das Anlagenmanagement wurde mittels SAP Linear Asset Management ins bestehende SAP-System integriert und ermöglicht die transparente Zuordnung der entstehenden Aufwände auf die verschiedenen Linienabschnitte.

Eine weitere Cloud-Lösung wurde im Bereich der Planung mittels SAP Analytics Cloud realisiert. Diese gewährleistet der BVB eine Mehrjahresplanung und eliminiert die bis dahin hohe Anzahl von verwendeten Excel-Sheets.

"Die Transformation war für uns weit mehr als ein technisches Projekt", erklärt Daniel Mangani, CFO bei der BVB. "Wir haben die Chance genutzt, um unsere Prozesse kritisch zu hinterfragen und neu zu denken. So ist es uns gelungen vorhandene Silos zu eliminieren und ein zukunftsfähiges System aufzusetzen." Dank eines professionellen Change Managements waren die Mitarbeitenden früh involviert und konnten sich so nicht nur einbringen, sondern auch viel lernen, sodass die Akzeptanz und Offenheit gegenüber den Neuerungen sehr hoch war.

"Mobilität ist unser Kernthema, da freut es mich besonders, dass wir jetzt nicht nur für die Mobilität unserer Fahrgäste sorgen, sondern selbst mobil handeln", schliesst Mangani. Die S/4-Hana-­Reise ist noch nicht vorbei, aber schon jetzt zeigen die erzielten Einsparungen und schnelleren sowie einfacheren Prozesse, welches Potenzial eine Transformation haben kann. Da ist es nicht verwunderlich, dass bereits die Erweiterung des SAP Mobile Asset Managers geplant ist.

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