Neue Kollaborationsinstrumente für die Zürcher Stadtverwaltung

Der Strategie-Schwerpunkt "Digitale Stadt" forciert die Digitalisierung in der Stadtverwaltung Zürich – auch im Workplace-Bereich. Eine Analyse während der Coronapandemie zeigte: Die Stadt Zürich verfügt über eine solide IT-Infrastruktur, die Homeoffice für mehrere tausend Mitarbeitende problemlos ermöglicht. Jedoch gab es Optimierungspotenzial im Bereich der Kollaboration und des digitalen Informationsaustauschs. Die OIZ als IT-Provider der Stadt Zürich hatte dies bereits vor der Coronapandemie erkannt und das Programm "Arbeitsplatz der Zukunft" lanciert, mit dem unter anderem neue digitale Instrumente zum mobilen und flexiblen Zusammenarbeiten eingeführt werden sollen.

Zuerst MS Teams, dann Exchange online und Sharepoint online

Nach der Prüfung von mehreren Anbietern beschloss die Stadt Zürich im letzten November, die Microsoft-365-Lösung mit MS Teams als Kernkomponente zur Optimierung der digitalen Zusammenarbeit einzuführen. Dabei wurde ein Vorgehen in mehrere Etappen gewählt: Bis zu den Sommerferien 2021 wurde MS Teams für die städtischen Mitarbeitenden eingeführt. In weiteren Etappen ist ab Frühjahr 2022 der Einsatz von Exchange online, die Migration der Sharepoint-Arbeitsräume zu Sharepoint online respektive MS Teams und die Freischaltung weiterer Anwendungen aus der M365-Familie geplant. Das Vorhaben wird zu Fragestellungen aus Compliance und Datenschutz eng begleitet.

Das Vorgehen hat entscheidende Vorteile: Stadtweit sind mit der Einführung von MS Teams noch vor der Einführung der gesamten M365-Familie Videocalls und -konferenzen und eine Chatlösung verfügbar, die das Zusammenarbeiten gerade bei hybriden Arbeitsformen erheblich einfacher machen.

Herausforderungen bei der Integration der Lösung in die ­städtische Umgebung

Die Integration von MS Teams in die städtische Client-Landschaft ist eine der grössten technischen Herausforderung des Projekts. Insbesondere die Videolösung von MS Teams bietet mit einem VDI-Zugang (Virtual Desktop Infrastructure) noch nicht dieselbe Videoqualität wie mit einem VPN-Zugang. Durch die Optimierung der Übertragungswege (Split-Tunneling) und Nutzung der Rechenleistung der Endgeräte für die Verarbeitung der Audio- und Videoübertragung konnte die Qualität bereits wesentlich verbessert werden. Zusätzlich müssen Mitarbeitende mit VDI-Nutzung zurzeit noch einzelne Funktionseinschränkungen etwa bei der Durchführung von Meetings mit der Break-out-Rooms-Funktion in Kauf nehmen. Die Lieferanten ­haben für die kommenden Monate Optimierungen in Aussicht gestellt.

Wichtig für den Erfolg des gesamten Programms ist die Einbindung von Umsystemen wie beispielweise der Plattform für das Dokumenten- und Records Management, die nicht in die Cloud migriert wird. Ebenso konnte durch die Einbettung der On-premises-Sharepoint-Arbeitsräume in die Team-Räume von MS Teams eine gute Lösung gefunden werden, um die alte und neue Welt für die Mitarbeitenden während der Übergangszeit bis zur Sharepoint-Migration zu verbinden.

Adoption-Programm als wichtiger Erfolgsfaktor

Um die Mitarbeitenden rasch in der Nutzung der neuen digitalen Arbeitsinstrumenten zu befähigen, startete die OIZ ein umfassendes Adoption-Programm. Dazu gehörte etwa der Aufbau einer stadtweiten, moderierten Community zur Einführungsunterstützung und für den Austausch von Best Practice und Tipps und Tricks. Innert wenigen Wochen wurden rund 400 Superuser und Superuserinnen ausgebildet, die das Wissen und die Anwendungsmöglichkeiten in die rund 60 Dienstabteilungen der Stadtverwaltung Zürich tragen. Die Befähigung dieser Superuserschaft sowie regelmässige Online-Informationsveranstaltungen und Online-Schulungen für Mitarbeitende und Kader waren mitentscheidend für eine erfolgreiche Einführung von MS Teams.