"Ab 2023 kommt kein KMU mehr um eine elektronische Dokumentenablage herum"

Wie können KMU von digitalem Dokumentenmanagement profitieren?

Stephan Bischof: Die Hauptvorteile liegen auf der Hand. Mit einem Dokumentenmanagementsystem oder DMS sparen Unternehmen Zeit, Kosten und gewinnen an Effizienz. Es ermöglicht eine unkomplizierte Digitalisierung von Geschäftsprozessen von der Vertragsverwaltung bis zur Rechnungsfreigabe und ermöglicht die organisierte Ablage von Dokumenten aller Art.

Warum ist jetzt der richtige Zeitpunkt, ein DMS einzuführen?

Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben und im Einklang mit dem Datenschutz operieren zu können. Spätestens ab 2023 – dann tritt das neue Datenschutzgesetz in Kraft – kommt kein KMU mehr um eine elektronische Dokumentenablage herum. Für Unternehmen, die noch keine solche Lösung betreiben, sind Einsteiger-DMS wie unser FS-Starter ideal. Damit sind sie nicht nur datenschutzkonform unterwegs, sondern können im selben Atemzug zeitaufwändige analoge Prozesse digitalisieren. So sparen sie Kosten und Ressourcen und steigern gleichzeitig ihre Effizienz und Qualität.

Wie haben sich DMS über die letzten Jahre entwickelt?

Heutige DMS-Lösungen sind viel intelligenter – früher konnten Dokumente nur über den korrekten Dateinamen oder bestimmte Tags gefunden werden, was unter Umständen mehr Zeit kostete, als das physische Dokument im entsprechenden Ordner zu finden. DMS-Lösungen bieten den Nutzerinnen und Nutzern heutzutage moderne Hilfsmittel, um effizient zu arbeiten und ein Datenchaos zu verhindern. Dazu gehören beispielsweise die automatisierte Volltextindexierung, Verschlagwortung und Ablage eingescannter Dokumente und digitaler Daten.

Wie viel Zeit können Unternehmen durch moderne DMS-Lösungen sparen?

Bereits im absoluten Basispaket verspricht ein DMS Effizienzsteigerung. Mitarbeitende verbringen durchschnittlich täglich 20 Minuten mit der Dokumentensuche. Weitere zehn Minuten gehen für die Ablage drauf. Aufs Jahr gerechnet sind das 15 Arbeitstage! Die zentrale Ablage und einfache Suche von Dokumenten im DMS erspart den Mitarbeitenden viel Zeit, die sie sonst mit dem Durchforsten von Ordnern im Büro oder im Archiv verbringen.
Digitalisieren Unternehmen weitere Prozesse, können sie noch effizienter werden. Wie sehr, hängt ganz davon ab, welche und wie viele Module sie nutzen. Ein Beispiel: Mit einem digitalisierten Kreditoren-Workflow können Unternehmen mindestens 15 Minuten pro Rechnung sparen. Bei 10 Rechnungen pro Tag sind das zweieinhalb Stunden, die effizienter genutzt werden können.

Worauf müssen Unternehmen bei der Wahl einer geeigneten DMS-Lösung besonders achten?

Unternehmen sollten darauf achten, dass die Lösung skalierbar und zukunftsfähig ist, damit sie mit dem Unternehmen wachsen kann. Dazu gehört auch die Möglichkeit zur Vollintegration weiterer Umsysteme. Auch die Wahl des richtigen Anbieters ist besonders wichtig. Denn ein DMS-Anbieter muss mehr vorweisen können als die Lösung. Er muss seine Kunden fair beraten und kompetent begleiten können. Er ist idealerweise regional ansässig und kennt nicht nur den Schweizer Marktplatz, sondern versteht auch die gesetzlichen Eigenheiten der Schweiz.

Was macht FS-Starter zur idealen Lösung für Unternehmen, die ihre Digitalisierung vorantreiben wollen?

Unsere Lösung richtet sich explizit an KMU. Das besondere an unserer Lösung ist die Skalierbarkeit – FS-Starter ist eine komplette DMS- und ECM-Lösung, die mit dem Unternehmen wächst und sich an seine Bedürfnisse anpassen lässt. So können sie im Kleinen starten, beispielsweise mit der Automatisierung des Kreditoren-Workflows, und bei Bedarf weitere Prozesse digital abbilden. Unsere Lösung bietet zahlreiche Integrationsmöglichkeiten, um FS-Starter ideal in die bestehende IT-Umgebung einzubinden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Erfahren Sie mehr!