Das sollten Verwaltungen bei der Ein­führung von Cloud-Services beachten

IT-Verantwortliche öffentlicher Verwaltungen denken aktuell über die Cloud-Nutzung von Office-Anwendungen nach, weil Microsoft für Oktober 2025 das Ende des erweiterten Supports für Office 2016 und Skype angekündigt hat. Viele Verwaltungen wollen direkt zu Microsoft 365 wechseln, einem Onlinedienst mit verschiedenen Funktionen für E-Mail, Intranet, Telefonie, Zusammenarbeit und mehr. Denn ein Upgrade auf Office 2019 wäre zwar möglich, würde aber nur eine kurzfristige Lösung ohne Zusatznutzen bedeuten. Andere Services wie Fachapplikationen oder elektronische Aktenführung sind derzeit für die meisten öffentlichen Verwaltungen noch kein Thema für die Cloud. 

Die Umstellung auf Microsoft 365 ist allerdings auch für öffentliche Verwaltungen ein anspruchsvolles Projekt, das viel Planung und Begleitung in der Umsetzung beansprucht. Es empfiehlt sich deshalb, einen IT-Partner, einen Rechtsexperten und den Datenschützer miteinzubeziehen und in eine professionelle Nutzerakzeptanz zu investieren. Denn es geht darum, die Mitarbeitenden für die neue Art der Zusammenarbeit zu begeistern, die Produktivität zu erhöhen und insbesondere auch Richtlinien zur Gewährleistung des Datenschutzes zu etablieren.

M365-Lizenzen bedingen Outsourcing-Vertrag

Microsoft 365 ist ein IT-as-a-Service-Modell, bei dem Kunden einen laufenden Service von Microsoft nutzen und pro Monat und User bezahlen. Dazu gehört ein Outsourcing-Vertrag mit dem Anbieter, der ihre Rechte und Pflichten festlegt. Die beste Option für den Kauf der Lizenzen ist der Bezug über die Digitale Verwaltung Schweiz (DVS), die Nachfolgeorganisation der Schweizerischen Informatikkonferenz SIK. Diese hat einen Rahmenvertrag mit speziellen Konditionen für die öffentliche Verwaltung ausgehandelt – inklusive des Gerichtstands Schweiz. 

Wie bei jedem Outsourcing-Projekt sollte eine Risikoanalyse gemacht werden, die prüft, ob der neue Provider vertrauensvoll ist und alle Anforderungen erfüllt, welche zusätzlichen Massnahmen benötigt werden und wie sich die neue Situation von der früheren unterscheidet. Meistens lohnt sich eine Cloud-Lösung auch kostenseitig, wenn nicht mehr gebrauchte Anwendungen (Blackberry, Data Protection, Telefonie- und andere Sicherheitslösungen) entfernt werden.

Schutz sensibler Daten

Jede öffentliche Verwaltung muss die Datenschutzregeln beachten. Wenn Daten in der Public Cloud (Azure) auf einem Schweizer Server ausgelagert werden, den der Lieferant betreibt, garantiert dieser den Schutz personenbezogener Daten gemäss der EU-Datenschutz-Grundverordnung und dem Schweizer Datenschutzgesetz. Für mehr Sicherheit sollten Funktionen zur Verhinderung von Datenverlusten, die in den E5-Lizenzen inbegriffen sind, sowie Datenklassifizierungsdienste genutzt werden. Mit letzteren können sensible Daten erkannt, gesichert und verschlüsselt werden. Sensible Daten sollten aber meist im GEVER-System bleiben. Dazu braucht es eine entsprechende Weisung.

Zeitgemässe Lösungen gefragt

Flexible Arbeit ist für die Mitarbeitenden sehr wichtig. Die öffentlichen Verwaltungen sind deshalb genauso wie private Organisationen gefordert, sich anpassen, um auf dem Fachkräftemarkt konkurrenzfähig zu bleiben. Um Micro­soft 365 optimal zu nutzen, sollte man auch in eine gute Benutzerakzeptanz inklusive entsprechende Kommunikations- und Befähigungsmassnahmen investieren. Denn Modern Workplace und die flexible Art der Zusammenarbeit ist gekommen, um zu bleiben.