Eine neue Generation von GEVER-Systemen

Als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Schweiz bekommt die öffentliche Verwaltung den gesellschaftlichen Wandel besonders zu spüren. Die alternde Bevölkerung führt zu einem Fachkräftemangel, wobei die Belegschaft in der Verwaltung ohnehin ein höheres Durchschnittsalter aufweist. Eine aktuelle Studie der Universität St. Gallen prognostiziert der öffentlichen Verwaltung bis zum Ende dieses Jahrzehnts einen Mangel von mehr als 130 000 Arbeitskräften. Mit der "Personalstrategie Bundesverwaltung 2024 – 2027" reagiert das Eidgenössische Personalamt auf diese Entwicklung und integriert einen wesentlichen Faktor, der den Fachkräftemangel abfedern könnte: die Digitalisierung. Mit der GEVER-Verordnung 2019 hat die Bundesverwaltung den Grundstein gelegt. Die technologischen Entwicklungen in den vergangenen Jahren heben die Effizienz von GEVER-Systemen aber noch einmal auf ein höheres Niveau. Sowohl die Automatisierung als auch der Einsatz von KI tragen dazu bei, den Arbeits- und Zeitaufwand zu senken, damit sich Mitarbeitende auf ihre Kernaufgaben fokussieren können.

Die automatisierte Verwaltung

Unter Prozessautomatisierung versteht man im Allgemeinen Technologien, die manuelle und repetitive Arbeitsabläufe automatisieren. Dabei kommen Softwareprodukte oder Algorithmen zum Einsatz. Von einfachen, alltäglichen Aufgaben bis hin zu vielschichtigen Abläufen, die mehrere Ämter und Departemente betreffen, kann Prozessautomatisierung auf verschiedenen Ebenen stattfinden. Vorteile, die sie bietet, sind: 

• wesentliche Reduzierung manueller Arbeiten
• verbesserte Servicequalität durch Fehlerreduktion
• schnellere Bearbeitungszeit
• signifikante Kostenersparnis
• höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• gesteigerte Flexibilität bei der Verwendung in verschiedenen Abteilungen.

Gerade im Hinblick auf den demografischen Wandel profitiert die öffentliche Verwaltung von all diesen Vorteilen. Entsprechend weitreichend sind die Anwendungsfelder von GEVER-Systemen:

• KI-gestützte Klassifikation eingehender Anträge und ­Unterlagen
• automatische Zuordnung der Dokumente zu bestehenden und neuen Geschäften
• Automatisierung vorhandener Prozesse
• Unterstützung bei der Bearbeitung der Geschäfte
• automatischer Versand
• nachhaltiger Wissenserhalt in der Verwaltung.

Die Integration eines Geschäftsprozessmanagements in ein GEVER-System zielt darauf ab, hocheffiziente Abläufe zu etablieren. BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) ermöglicht neben der Modellierung und Dokumentation von Prozessen auch die Ausführbarkeit innerhalb einer GEVER-Solu­tion. So erkennt ein entsprechend modellierter Prozess in hochgeladenen Dokumenten Entitäten und Wörter und weist automatisch auf den korrekten Ablageort hin. Der Ähnlichkeitsabgleich deckt auch Dubletten auf und die automatische Zuordnung der Eingangsdokumente vereinfacht die Ablage von Geschäften enorm.

Zukünftig wird maschinelles Lernen zu weiteren Meilensteinen in der Optimierung von GEVER-Systemen führen und dazu beitragen, den Automatisierungsgrad und damit die Effizienz sowie die Genauigkeit zu steigern.

Künstliche Intelligenz in GEVER-Software

In den vergangenen Jahren hat künstliche Intelligenz bedeutende Fortschritte gemacht und findet in immer mehr Bereichen Anwendung. Vereinfacht gesagt basiert KI auf neuronalen Netzen, die es ermöglichen, kontextuelle Informationen effizient zu verarbeiten. Die verwendeten Large Language Models (LLMs) werden mit riesigen Datensätzen trainiert und können umfangreiche Aufgaben wie das Verfassen von Texten oder das Beantworten von Anfragen übernehmen.

Im Wesentlichen ist ein LLM ein statistisches Modell, das aufgrund eines eingegebenen Texts (Prompt) berechnet, welches Wort (Token) mit höchster Wahrscheinlichkeit als nächstes folgt und dieses ausgibt. Der Output wird massgeblich vom Prompt beeinflusst. Er kann folgende Elemente enthalten:

• eine Anweisung: spezifische Aufgabe, die das Modell ausführen soll
• einen Kontext: zusätzliche Informationen, die das Modell zu besseren Antworten lenken
• einen Ausgabeindikator: Art oder Format der Ausgabe.

Mit einem KI-basierten Dossier-Chat lassen sich innerhalb eines GEVER-Systems zum Beispiel Fragen an ein Dossiers stellen. Auf diese Weise können Anwenderinnen und Anwender das Dossier komfortabel durchsuchen, um einen schnellen Überblick zu bekommen oder eine Zusammenfassung der Inhalte erstellen zu lassen. 

Auch wenn die KI-Funktionen derzeit mehr unterstützend als selbstständig agieren, gehen die Entwicklungen in diese Richtung. In Zukunft werden Anwenderinnen und Anwender von GEVER-Systemen mittels KI bewerten können, ob Dossiers archivwürdig oder auszusortieren und zu löschen sind. Zudem wird KI eine bedeutende Rolle in der (halb-)automatischen Erstellung von Antworten zum Ablehnen oder Genehmigen von Gesuchen und in der Protokollierung von Sitzungen spielen. Die aktuellen KI-Trends zielen jedenfalls darauf ab, effizientere und grössere Modelle zu ermöglichen, die eine noch höhere Problemlösungsfähigkeit aufweisen.

KI braucht Know-how

Wie jede neue Technologie wirft auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz Fragen auf. Zwar bietet sie zweifelsfrei schnellere Workflows und unterstützt die tägliche Arbeit, indem sie manuelle Prozesse reduziert und die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von Informationen erhöht. Allerdings bestehen auch viele Unklarheiten in Bezug auf Urheberrechte, Datenschutz und die Privatsphäre. 

Mit dem AI Act hat die EU im Mai 2024 eine Verordnung zum Einsatz von künstlicher Intelligenz in Anwendungsfeldern mit erhöhtem Risiko erlassen. So wird die Verwendung von KI-Tools mit ausländischem oder nicht speziell gesichertem Datenstandort für viele Daten der Verwaltung nicht möglich sein, da sie dem Amtsgeheimnis unterliegen. 

Bedeutend wird aber vor allem der Umgang mit KI sein. Sie erfordert besonderes Know-how und spezielle Ressourcen. Der demografische Wandel macht es für die Verwaltung schwierig, diese Ressourcen zusätzlich aufzubauen. Deswegen geht der Trend vermehrt in Richtung Full Service und SaaS (Software-as-a-Service), wobei Software-Expertinnen und -Experten die Verwaltung mit all ihrem Fachwissen unterstützen und sie mit Sicherheit entlasten. Denn insgesamt tragen beschleunigte Verwaltungsprozesse, die maximale Qualitäts- und Sicherheitsstandards erfüllen, zu mehr Bürgernähe bei und erhöhen damit auch die Kundenzufriedenheit.

Der Autor
Dr. Pascal Habegger studierte Informatik in Bern und promovierte in diesem Fach. 2003 war er Mitbegründer von 4teamwork. 2022 erwarb Fabasoft einen Mehrheitsanteil an seinem Unternehmen, welches in Fabasoft 4teamwork AG umbenannt wurde.