Wie OneGov GEVER die öffentliche ­Verwaltung entlastet

Was ist OneGov GEVER on Fabasoft PROCECO und seit wann gibt es dieses Produkt?

Stefan Hänni: OneGov GEVER on Fabasoft PROCECO ist die neue Generation unserer etablierten, bei vielen Gemeinden und Kantonen eingesetzten Geschäftsverwaltungssoftware OneGov GEVER. Die im März 2024 vorgestellte neue Generation ist eine logische Weiterentwicklung unseres bestehenden GEVER-Systems und basiert auf der Fabasoft PROCECO Cloud unseres strategischen Partners, der österreichischen Fabasoft Gruppe. 

Das heisst, diese GEVER-Software ist in Österreich entwickelt worden? 

Wir haben OneGov GEVER vollumfänglich in der Schweiz entwickelt. Die Fabasoft PROCECO Cloud, also die technologische Basis mit ihren umfangreichen Features, stammt aus Österreich. Durch unseren Unternehmenssitz in Bern sind wir sehr nah an unseren Schweizer Kunden in der öffentlichen Verwaltung und verwaltungsnahen Organisationen wie Hochschulen. Zudem verfolgen wir mit der neuen Generation einen kollaborativen Entwicklungsansatz. Das heisst, dass wir eng mit unseren Kunden zusammenarbeiten, um weitere Funktionen in der Software zu implementieren, die optimal auf ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. 

Inwiefern unterscheidet sich OneGov GEVER on Fabasoft PROCECO von einer GEVER- Standardsoftware? 

Die neue Generation von OneGov GEVER geht weit über die Anforderungen an ein Geschäftsverwaltungssystem, wie es der Schweizer Gesetzgeber für die öffentliche Verwaltung verlangt, hinaus. OneGov GEVER ist nicht nur ein Ordnungssystem zur Dokumentablage, sondern eine performante Prozessplattform. Ein integrierter BPMN 2.0-Editor ermöglicht eine intuitive Gestaltung von Geschäftsprozessen über die gesamte Organisation hinweg. Damit können Verwaltungsmitarbeitende Dossiers wesentlich effizienter bearbeiten und haben jederzeit die Übersicht über den aktuellen Stand. 

OneGov GEVER on Fabasoft PROCECO ist also mehr als ein Dokumentenmanagement-System. Braucht die öffentliche Verwaltung so umfassende Funktionen? 

„Brauchen“ ist natürlich immer relativ. Wir stellen immer wieder fest, dass Verwaltungen GEVER als reine Dokumentablage nutzen. Der Gesetzgeber gibt Minimalanforderungen an die digitale Geschäftsverwaltung vor – diese müssen alle angebotenen GEVER-Systeme erfüllen. Die Thematik ist jedoch weitreichender als das: Besonders in den öffentlichen Verwaltungen sind Ansätze zur Effizienzsteigerung gefragt, da sich in den kommenden Jahren ein erheblicher Fachkräftemangel abzeichnet. Mit OneGov GEVER schaffen wir die Voraussetzungen, diese Entwicklung abzufedern, da die Verwaltungsangestellten Geschäftsfälle rascher und effizienter bearbeiten können. Stellt eine Organisation also Anforderungen an eine Software, die über reines Records Management hinausgehen und beispielsweise die Automatisierung von Prozessen ermöglichen, ist OneGov GEVER on Fabasoft PROCECO genau das Tool, das sie braucht. 

Künstliche Intelligenz ist derzeit in aller Munde. Bietet OneGov GEVER ebenfalls etwas in dem Bereich an?

Ja, die KI-Funktionen sind ein wichtiger Bestandteil der neuen Generation. Diese zielen darauf ab, die Effizienz weiter zu steigern und Verwaltungsangestellte zu entlasten, indem sie beispielsweise die Suche beschleunigen oder Dokumente selbstständig direkt in den korrekten Dossiers ablegen. Wir arbeiten hier an zusätzlichen, sehr spannenden Einsatzmöglichkeiten und beziehen dabei unsere Kunden in die Entwicklung neuer Use Cases ein. 

Läuft OneGov GEVER in der Cloud oder on-premises und wie „sicher“ ist die Software?

Die neue Generation ist als Cloud-Native-Anwendung konzipiert. Die Fabasoft PROCECO Cloud zeichnet sich durch das allerhöchste IT- und Datensicherheitsniveau aus – von der Entwicklung bis zur Datenspeicherung. Das belegen zahlreiche international anerkannte Zertifizierungen, darunter das C5-Testat des BSI, des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, oder die Bescheinigung nach IDW PS 880 im Hinblick auf eine revisionssichere Archivierung. Insbesondere der EU Cloud Code of Conduct nach Level 3 weist den höchsten europäischen Datenschutzstandard nach. Ein eigenes Rechenzentrum nach diesen Anforderungen zu betreiben, ist für Kunden äusserst kostenintensiv. Mit der Geschäftsverwaltung in der Cloud ist nicht nur eine zuverlässige Ausfallsicherheit gegeben, sondern das Ganze in der Gesamtkostenbetrachtung wesentlich günstiger. Dass die Daten und deren Back-ups in der Schweiz verbleiben, ist selbstverständlich. 

Welche Voraussetzungen braucht es für den Einsatz von OneGov GEVER und wie lange dauert die Implementierung?

OneGov GEVER lässt sich als Cloud-Solution quasi „out of the box“ einsetzen. Dank der Möglichkeit, ein bereits bestehendes Ordnungssystem zu importieren, ist die Installation bzw. Migration von OneGov GEVER im Grunde nur eine Frage von wenigen Minuten. Die Bedienung ist dabei intuitiv und durch die User rasch zu erlernen.

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