Prompted AI Collaboration – neue Prozesse für effizientes Arbeiten

Der Begriff Prompted AI Collaboration vereint zwei zentrale Aspekte des neuen Arbeitsprozesses: Erstens die entscheidende Rolle des Prompts – also der detaillierten Aufgabenbeschreibung, die als Grundlage für die KI dient. Zweitens, die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine beziehungsweise zwischen Mensch und KI, bei der die Stärken beider Partner optimal genutzt werden. Der Begriff unterstreicht, dass der Erfolg dieses Prozesses von der Klarheit und Präzision der Kommunikation abhängt. Durch die Einbettung von «AI» im Titel wird zudem deutlich, dass es sich um einen innovativen Ansatz handelt, der auf die Nutzung von KI-Tools ausgerichtet ist.

Der neue Prozess: KI-gestützte Arbeitsorganisation

1. Ausgangslage und Ziele: Bevor ein KI-Assistent wie ChatGPT, SwissGPT oder Peak Privacy sinnvoll eingesetzt werden kann, ist es essenziell, sich über die Ausgangslage und die Ziele der Aufgabe im Klaren zu sein. Was soll erreicht werden? Welche Rahmenbedingungen gibt es? Diese Klarheit bildet die Grundlage für alle folgenden Schritte.
2. Umfangreichen Prompt erstellen: Ein erfolgreicher Einsatz von ChatGPT, Peak Privacy und Co. steht und fällt mit der Qualität des Prompts. Ein detaillierter Prompt beschreibt die Aufgabe, die Ziele, den Kontext und gegebenenfalls Stilvorgaben. Dabei ist es hilfreich, konkrete Beispiele oder Strukturen vorzugeben.
3. Ergebnis prüfen und verfeinern: Das erste Ergebnis von ChatGPT, Claude oder Ähnlichen ist oft ein Rohentwurf. Hier beginnt die Phase des Dialogs mit der KI: Feedback geben und Anpassungen vornehmen, um die Ergebnisse iterativ zu verbessern. Hier kann übrigens die Canva-Funktion von ChatGPT sehr nützlich sein. 
4. Finale Selbstprüfung: Nachdem das Ergebnis optimiert wurde, ist eine letzte kritische Prüfung notwendig. Stimmt es mit den ursprünglichen Zielen und Erwartungen überein?
5. Teamfeedback einholen: Bei Teamaufgaben sollten die Ergebnisse nun mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden. Ihr Feedback hilft, blinde Flecken zu erkennen und neue Perspektiven einzubringen.
6. Anpassungen durchführen: Gibt es viele Änderungsvorschläge, kann es sinnvoll sein, diese erneut in Zusammenarbeit mit ChatGPT oder SwissGPT oder anderen KI-Assistenten zu überarbeiten. Sind die Anpassungen gering, können sie direkt implementiert werden.
7. Abschlussprüfung durch ChatGPT und Co.: Das finale Ergebnis kann erneut durch ChatGPT oder einen ähnlichen Assistenten evaluiert werden. Dabei wird geprüft, wie gut es den ursprünglichen Prompt und die Ziele erfüllt. Es ist auch möglich, hier den Assistenten beziehungsweise das Sprachmodell (LLM) nochmals zu wechseln, um die Sichtweise zu verändern.

Praxisbeispiel: Entwicklung eines neuen Kursprogramms für ­Pflegekräfte

1. Ausgangslage und Ziele: Ein Bildungsanbieter möchte ein neues Kursprogramm für Pflegekräfte entwickeln. Ziel ist es, Fortbildungen anzubieten, die den aktuellen Herausforderungen in der Pflege gerecht werden.
2. Prompt erstellen: Ein möglicher Prompt könnte wie folgt aussehen: «Stelle dir vor, du bist ein Bildungsexperte. Entwickle ein Kursprogramm für Pflegekräfte. Die Kurse sollten aktuelle Themen wie Digitalisierung, Patientenkommunikation und Stressmanagement abdecken. Bitte schlage fünf Kurse vor, inklusive Beschreibung, Zielgruppe und Lernergebnisse.»
3. Ergebnis prüfen: Das von ChatGPT vorgeschlagene Kursprogramm wird analysiert. Sind die Inhalte relevant? Decken sie die Zielgruppe ausreichend ab? Gibt es Bereiche, die fehlen?
4. Finale Selbstprüfung: Das Programm wird kritisch hinterfragt und auf Vollständigkeit sowie Umsetzbarkeit geprüft.
5. Teamfeedback: Das Programm wird mit der Kollegschaft aus der Pflege und dem Bildungsbereich besprochen. Ihre praktischen Erfahrungen helfen, das Programm weiter zu verbessern.
6. Anpassungen: Die Änderungen werden, falls sinnvoll, erneut durch ChatGPT, Peak Privacy oder SwissGPT umgesetzt.
7. Abschlussprüfung: Das finale Kursprogramm wird von ChatGPT oder einem anderen KI-Assistenten daraufhin evaluiert, wie gut es die ursprünglichen Anforderungen erfüllt.

Chancen

• Effizienzsteigerung: KI-gestützte Prozesse können zeitintensive Aufgaben erheblich beschleunigen. Mitarbeitende sparen wertvolle Arbeitszeit und können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
• Qualitätssteigerung: KI hilft, strukturierte und gut durchdachte Ergebnisse zu liefern. Sie identifiziert potenzielle Lücken oder Schwächen, die sonst übersehen würden. Kreativität: Die KI kann unerwartete Perspektiven oder innovative Lösungsansätze einbringen, die den Denkprozess erweitern.
• Skalierbarkeit: Projekte können mit weniger Aufwand skaliert werden, da die KI gros­se Datenmengen effizient verarbeitet.
• Flexibilität: Durch die Anpassbarkeit von Prompts kann die KI auf unterschiedliche Aufgaben und Anforderungen reagieren.

Gefahren

• Abhängigkeit von KI: Es besteht die Gefahr, dass sich Mitarbeitende zu stark auf die KI verlassen und ihre eigenen Fähigkeiten im kritischen Denken oder Problemlösen vernachlässigen.
• Datenschutz: Die Eingabe sensibler Informationen in KI-Tools birgt Risiken, insbesondere wenn die Daten nicht ausreichend geschützt werden. Datenschutzsichere Tools wie Peak Privacy oder SwissGPT sollten bei der Verwendung von sensiblen Daten unbedingt genutzt werden.
• Fehlende Originalität: Ergebnisse, die ausschliesslich von KI generiert werden, können als generisch oder wenig originell wahrgenommen werden.
• Fehlinterpretationen: Wenn Prompts ungenau formuliert sind, kann die KI Ergebnisse liefern, die nicht den Erwartungen entsprechen.
• Komplexität der Implementierung: Die Integration von KI in bestehende Arbeitsprozesse kann aufwändig sein und erfordert oft zusätzliche Ressourcen.

Voraussetzungen

• Schulungen: Mitarbeiter müssen geschult werden, um KI effektiv nutzen zu können. Sie sollten verstehen, wie sie Prompts optimieren und die Ergebnisse kritisch bewerten können.
• Klare Prozesse: Der Workflow sollte klar strukturiert sein, um den Einsatz von KI optimal zu integrieren. Es sollte klar definiert sein, wann und wie KI eingesetzt wird.
• Technische Infrastruktur: Ein sicherer und schneller Zugang zu leistungsfähigen KI-Tools ist essenziell. Ebenso wichtig ist eine robuste IT-Sicherheitsarchitektur.
• Kulturelle Akzeptanz: Es muss ein Umfeld geschaffen werden, das offen für neue Technologien ist. Skepsis gegenüber KI sollte durch Aufklärung und transparente Kommunikation abgebaut werden.
• Regelwerke und Richtlinien: Unternehmen sollten Richtlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von KI entwickeln, um ethische und rechtliche Standards einzuhalten.

Fazit

Die Integration von KI-Assistenten wie ChatGPT markiert eine Arbeitsorganisation, in der Effizienz, Qualität und Kreativität neu definiert werden können. Besonders Aufgaben, die von Grund auf entwickelt werden müssen, profitieren von der Fähigkeit der KI, schnell strukturierte und durchdachte Entwürfe zu liefern. Dies spart nicht nur Zeit, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten, innovative und unkonventionelle Ansätze zu verfolgen.

Doch der Einsatz von KI ist kein Selbstläufer. Um die Chancen zu maximieren und die Risiken zu minimieren, sind mehrere Voraussetzungen entscheidend. Mitarbeitende müssen geschult werden, nicht nur in der Bedienung von KI-Tools, sondern auch in der Fähigkeit, Ergebnisse kritisch zu hinterfragen und zu verfeinern. Der Aufbau einer klaren Prozessstruktur, in der definiert ist, wann und wie KI zum Einsatz kommt, ist ebenso wichtig wie der Zugang zu einer sicheren und leistungsfähigen technischen Infrastruktur. Gleichzeitig müssen Unternehmen eine Kultur fördern, die offen für neue Technologien ist, und ethische Richtlinien für den Umgang mit KI etablieren.
Die Gefahren, wie die Abhängigkeit von KI oder die potenzielle Vernachlässigung menschlicher Kreativität und kritischen Denkens, dürfen nicht unterschätzt werden. Umso wichtiger ist es, KI als ergänzendes Werkzeug zu betrachten, das menschliche Fähigkeiten unterstützt, aber nicht ersetzt. Mitarbeitende, die diese Balance meistern, werden in der Lage sein, die Vorteile der KI optimal zu nutzen und gleichzeitig ihre eigenen Kompetenzen weiterzuentwickeln.

Die Zukunft gehört jenen, die in der Lage sind, die Stärken von Mensch und Maschine zu kombinieren. Prompted AI Collaboration steht exemplarisch für diese Symbiose, in der präzise menschliche Inputs durch die Leistungsfähigkeit der KI verstärkt werden. Dieser Ansatz kann nicht nur Prozesse effizienter machen, sondern auch neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Problemlösung eröffnen. Doch dies erfordert eine bewusste und verantwortungsvolle Herangehensweise – sowohl in der Implementierung der Technologie als auch in der Entwicklung der erforderlichen Fähigkeiten der Mitarbeitenden. Nur so kann das volle Potenzial der KI ausgeschöpft werden, um langfristig nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.