Volle Integration, bitte!

Die rasche Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologien (ICT) und die zunehmende Digitalisierung ver­ändern unsere Lebens- und Arbeitsgewohnheiten unaufhaltsam und grundlegend. Sie ermöglichen immer mehr zeitliche und räumliche Flexibilität. Kaum ein Arbeitgeber, ob privat oder ­öffentlich, kann sich diesem Trend entziehen. Zugleich hat sich das Verhältnis der überwiegenden Mehrheit der Menschen zu den Möglichkeiten der Technologie – gewissermassen per­sonifiziert im Computer – grundlegend gewandelt. Hiess es früher oft noch: «Der Computer hat mir doch nicht zu sagen, was ich zu tun habe!», so erwarten wir heute vielmehr, dass uns Systeme und Anwendungen durch Abläufe und Prozesse führen.

Kein Stein bleibt auf dem anderen

Aus Sicht der meisten Anwenderinnen und Anwender müssen Informations- und Kommunikationstechnologien die Arbeit und das Leben vereinfachen und «funktionieren» – wie und warum ist uns in der Regel ziemlich egal. Währenddessen arbeiten Anbieter von umfassenden IT-Gesamtdienstleistungen wie die VRSG kontinuierlich an der Optimierung ihrer Dienstleistungen und Lösungen – immer orientiert an den Entwicklungen der Zukunft. Die wichtigste ist aktuell die Entwicklung hin zu einer «neuen Welt des Arbeitens».

Das Büro ist nicht mehr der einzige Ort für sogenannte ­«Büroarbeit», die Arbeitsstile unterscheiden sich immer mehr, traditionelle Organisationsstrukturen lösen sich auf, und das Modell der Vollzeitstelle wird mehr und mehr durch alternative Beschäftigungsformen abgelöst: So lauten, kurz zusammengefasst, die Erkenntnisse, die Michael Bartz und Thomas Schmutzer bereits 2014 in ihrem Buch «New World of Work. Warum kein Stein auf dem anderen bleibt» festhielten.

Neue «Verwaltungswelt»

Was noch vor wenigen Jahren futuristisch anmutete, ist heute Realität. Dieser wollen und können sich – als klassische Dienstleister – öffentliche Verwaltungen nicht entziehen. Sie bietet vielseitige Chancen, namentlich mit Blick auf Effizienz- und Qualitätsgewinne, und ebenso vielseitige Herausforderungen. Sie erfordert eine neue «Verwaltungswelt», prozess- und arbeits- wie ICT-seitig.

Die ICT-Architektur muss das optimale Fundament dafür bieten, dass sich die Möglichkeiten des digitalen Akten- und Prozessmanagements optimal für die Abwicklung bereichs- und organisationsübergreifender Themen und Aufgaben nutzen ­lassen. Alle notwendigen Objekt- und Subjekt-Daten müssen zentral zur Verfügung stehen und für alle beteiligten Akteure durchgängig und «dediziert» zugänglich sein: immer aktuell und zur richtigen Zeit für die richtige Funktion mit der richtigen ­Berechtigung.

Daten- und Prozessdurchgängigkeit

Zugleich müssen sich die Prozesse ebenso dediziert, bereichs- und organisationsdurchlässig einheitlich «managen» lassen. Das gilt im Austausch auf einer Staatsebene – etwa von ­Gemeinde zu Gemeinde, zwischen Behörden und Kommissionen derselben Gemeinde, von Abteilung zu Abteilung und von Amt zu Amt –, im Austausch zwischen den Staatsebenen, im Austausch zwischen Verwaltungen und der Bevölkerung oder Unternehmen und externen Instanzen wie Ärzten, Banken, Zweckverbänden und weiteren Organisationen.

Die Anwendungsbeispiele sind ebenso vielfältig. Sie reichen von der Geburt über einen Umzug bis zum Todesfall, von der Unternehmensgründung über die Abwicklung wirtschaftlicher Geschäfte bis zur Nachfolgeregelung.

Voraussetzung Kulturwandel

Voraussetzung dafür, dass die Verwaltungen die Chancen der künftigen Entwicklungen nutzen können, ist die volle Integration aller Systeme, Anwendungen und Prozesse. Die Zeit der ­singulären Softwareinseln und -schnittstellen ist vorbei. Das wird immer noch zu oft vergessen – auch IT-seitig: Einfach nur eine Software mit Schnittstellen zu anderen Applikationen reicht längst nicht mehr. Die Lösungen müssen voll integriert und durchgängig ineinandergreifen, dafür können Dokumente digitalisiert werden und direkt in die Fachapplikationen ein­fliessen.

Mit dem Wechsel von der analogen zur digitalen Verarbeitung werden auch die Abläufe beeinflusst, was eine Chance zur Entschlackung der Prozesse bietet. Aber es erfordert auch ein Umdenken und die Bereitschaft für diesen Kulturwandel in den Organisationen.

Ein Zugang, eine Architektur

In der Lösung der Zukunft werden nicht mehr einzelne Lösungen (sogenannte Fachsilos) allenfalls über ein Portal zusammengefasst erreichbar sein, sondern einzelne Prozessschritte oder Services zu einem Ganzen verknüpft und über einen zentralen Einstieg angeboten. Dafür stellen heutige Fachsilos ihre Funktionalitäten über standardisiertes Vorgehen zur Verfügung. Und sämtliche neuen Lösungen werden – diesem durchgängigen Ansatz entsprechend – nach standardisierten Architekturprinzipien konzipiert. Die Zugangs- und Berechtigungsverwaltung sowie sämtliche Prozesse, Lösungen und Daten inklusive digitales Aktenmanagement werden vollständig integriert sein – unabhängig vom Anbieter der Lösung.

Umfassend gemanagte Services

Als Partnerin für die öffentlichen Verwaltungen arbeitet die VRSG gezielt an den Voraussetzungen dafür, dass ihre Kunden die Chancen nutzen können, die sich mit der neuen Welt des Arbeitens eröffnen. Sie bietet Gesamtdienstleistungen exklusiv für die öffentliche Hand, die sowohl die informations- und kommunikationstechnischen als auch die prozess- und arbeitsorganisatorischen Aspekte umfassen. Diese beruhen auf der langjährigen Erfahrung, dass Entwicklung, Weiterentwicklung und Wartung, Betrieb inklusive Release-Einspielungen, Drucken und Verpacken, Support und Zusatzdienstleistungen eine Einheit bilden. Entsprechend betreibt die VRSG ein eigenes Rechen- und Produktionszentrum. So kann sie die notwendigen zentralen Architektur- und Portaldienstleistungen entwickeln und die rundum «gemanagten Services» gewährleisten, welche die Basis für die geforderte neue Verwaltungswelt bilden.

Vergleichbar mit Carsharing

Diese «gemanagten Services» lassen sich vergleichen mit einem fertigen Menü im Restaurant oder mit einem ­Carsharing: Anstatt dass die Kunden nur die einzelnen Zutaten erhalten wie bei andern Anbietern, liefert die VRSG das fertige, aufeinander abgestimmte Menü, das dem Bedürfnis des Kunden entspricht. Und anstatt dass die Kunden sich wie beim eigenen Auto selbst um Reifenwechsel, Service und Reparaturen kümmern müssen, steigen sie bei der VRSG wie bei einem Carsharing-Dienstleister immer ins gewartete Auto ein – unabhängig davon, wann sie es brauchen.

Alles aus einer Hand

Bereits heute gehören zu den «gemanagten Services» der VRSG umfassende verwaltungsspezifische Lösungen, und das Unternehmen entwickelt seine Dienstleistungen kontinuierlich in Richtung durchgängiger Daten- und Prozessplattformen weiter. Dem Angebot der VRSG liegt eine Strategie zugrunde, die sich von jenen der anderen Anbieter im Markt wesentlich unterscheidet. Die VRSG vertreibt nicht einfach Softwarelizenzen, sondern bietet ihren Kunden umfassende IT-Dienstleistungen aus einer Hand an.