So klappt Leadership auch im Homeoffice

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Die Umstellung auf Homeoffice ist für Team- und Abteilungsleiter besonders herausfordernd. Es gibt einige bewährte Regeln, die helfen, seine Leute aus der Ferne erfolgreich zu führen. Doch zunächst ist es ratsam, das Rollenverständnis zu überdenken.

(Source: Andrew Neel/unsplash)

Viele Führungskräfte leiten in diesen Tagen erstmals ein Team aus der Ferne. Dabei dürften sie entdecken, dass Leadership aus dem Homeoffice andere Herausforderungen mit sich bringt als jene im physischen Büro. Fachleute bestätigen, dass Team- und Abteilungsleiter ihre Funktion auch virtuell erfolgreich wahrnehmen können und geben Tipps für ein gelungenes Vorgehen.

Die neue Führungsrolle

Doch bevor es darum geht, Abläufe und Prozesse neu zu planen, plädieren manche Experten für ein Innehalten und eine Neuausrichtung. Bei der Umstellung ins Homeoffice findet nicht einfach ein Ortswechsel der Teammitglieder statt, sondern es ändert sich auch das Rollenverständnis des Leiters. "Für die Arbeit in verteilten Teams ist es entscheidend, den Sinn und Zweck des Teams sowie den Blick fürs grosse Ganze zu vermitteln", schreibt Coach und Berater Beat Fraefel in einem Artikel der "Schweizer Kaderorganisation SKO".

Entsprechend verschiebe sich auch die Rolle der Führungskräfte "von der Arbeitsverteilung und Koordination hin zur Vermittlung von Sinn und Zusammenhalt". Fraefel plädiert für Mut zu Experimenten und zu einem gemeinsamen Lernprozess für neue Formen der Zusammenarbeit. Die Führungskraft macht bei der Arbeit weniger Vorgaben, sondern agiert vielmehr als Mentor oder Sicherheitsnetz.

Es sei wichtig, dass Vorgesetzte gerade in verteilten Teams sichtbarer werden, und es genüge nicht mehr, nur über Sachthemen zu sprechen. "Führungskräfte müssen vermehrt und bewusst auch Befindlichkeiten aktiv ansprechen und mit Unsicherheit und Ängsten umgehen - sowohl mit den eigenen wie auch mit denjenigen der Mitarbeitenden", schreibt Fraefel.

Kontrolle abgeben, Vertrauen aufbauen

"Die Stärke vieler Führungskräfte liegt darin, das Gespür für die notwendigen Aufgaben zu haben, diese zu priorisieren und zu delegieren", schreibt Beat Fraefel weiter. Dieses Gespür könne aber schnell beeinträchtigt werden, wenn man sich nicht mehr regelmässig sieht. Doch gelinge es, den Teammitgliedern den Sinn und Zweck und die "übergeordnete Bestimmung" zu vermitteln, ermögliche dies schliesslich auch "die umfassende Delegation von ganzen Verantwortungen statt einzelner Aufgaben". Mitarbeiter definieren die notwendigen Aufgaben selbstständig und arbeiten autonomer.

Dürften sich die Teammitglieder über die ihnen anvertraute Verantwortung freuen, liegt es am Vorgesetzten, einen Teil der Kontrolle abzugeben. "Homeoffice erfordert eine neue Art von Vertrauen und Verlässlichkeit innerhalb einer Organisation", zitiert das "Tagblatt" Guido Baldi, Dozent für Volkswirtschaft an der Universität Bern und Projektleiter bei der Ideenschmiede Reatch. Es brauche etwas Zeit, dieses Vertrauen aufzubauen.

Kommunikation! - Und viele Details

Viele Experten erteilen sehr konkrete Ratschläge, wie ein Vorgesetzter sein Team aus der Ferne am besten führt. Zusammenfassen lassen sich die meisten in einem Satz: "Kommunizieren Sie mit Ihren Leuten!" Eine "optimale Häufigkeit und Dauer" gäbe es dabei nicht, schreibt Beat Fraefel. Und die Hochschule für angewandte Psychologie der FHNW ermutigt in einem Fachartikel dazu, bei den Meetings nicht nur über die Arbeit selbst zu sprechen: "Der informelle Austausch ist enorm wichtig und muss beim Zusammenarbeiten auf Distanz bewusst geschaffen werden, beispielsweise mit einer virtuellen Kaffeepause", schreibt das Institut.

Bernhard Böttinger, selbstständiger Leadership-Berater, formuliert in einem Artikel auf "Finews" acht Tipps, mit denen "moderne Führungskräfte das Engagement und die Energie Ihrer Mitarbeitenden auch aus der Distanz hochhalten" können:

Grundsätzliches regeln: Klar definieren, wann und wie oft das gesamte Team zusammenkommt und welche Kollaborations-Tools genutzt werden.
Den Tag gemeinsam anfangen: Während eines 15-minütigen Videocalls den Kontakt herstellen, Ziele besprechen, Aufgaben verteilen und einen positiven Startpunkt setzen.
Kontakte pflegen: "Für Videocalls aktivieren grundsätzlich alle Teilnehmenden die Kamera", wodurch Emotionen, Körpersprache und Mimik erkennbar werden.
Nicht nur übers Geschäft reden: Auch Böttinger plädiert für die "virtuelle Kaffee-Ecke". Zudem sollten Geburtstage, Dienstjubiläen und andere Ereignisse nicht vergessen gehen.
Bewegung ermutigen: "Motivieren Sie die Teilnehmenden, auch mal aufzustehen, sich zu bewegen oder zu strecken und während des Meetings herumzulaufen." Auch kurze Pausen alle paar Stunden sollten sein, wie im normalen Büro.
Den direkten Austausch pflegen: Hier seien auch 1-zu-1-Meetings mit einzelnen Teammitgliedern empfehlenswert, die man möglichst nicht absagen sollte - "sie sind ein Gradmesser für Respekt, Aufmerksamkeit und Fürsorge der Führungskraft".
Erreichbarkeiten festlegen: Es sei wichtig, für Fragen aus dem Team Zeit zu haben. Um diese zu finden, könne man sich bewusst gewisse Zeiten dafür freihalten, um den Teammitgliedern zur Verfügung zu stehen.
Energielevel hochhalten: Ein wenig Humor - etwa ein lustiges Bild - könne hier schon helfen. Wichtig sei aber auch, auf Zeichen der einzelnen Teammitglieder zu achten und sich je nachdem Zeit für ein Einzelgespräch zu nehmen.