Warum man im Homeoffice vor der Familie auf der Hut sein sollte

Die Zürcher Wirtschaftsprüfungs-, Treuhand- und Beratungsgesellschaft BDO hat eine Checkliste für das Homeoffice veröffentlicht. Die Liste vereint 10 Tipps von Rechtsanwalt Klaus Krohmann, wie Mitarbeiter auch von zu Hause aus den Datenschutz sicherstellen können. Davon sollen die zahlreichen Mitarbeiter profitieren, die derzeit aufgrund des Coronavirus im Homeoffice sind.

1. Vertraulichkeit von Geschäftsdokumenten: Da Geschäftsdokumente in der Regel vertraulich sind, darf auch daheim nur darauf zugreifen, wer die Informationen für geschäftliche Zwecke nutzt.

2. Familienmitglieder sind Dritte: Wer daheim arbeitet, muss folglich dafür sorgen, dass Familienmitglieder die Geschäftsdokumente nicht einsehen können – egal wie sehr man ihnen vertraut.

3. Geschäftsdokumente sind zu schützen: Wer seinen Arbeitsplatz verlässt, sollte darauf achten, alle Dokumente zu verstauen. Ohne Beaufsichtigung sollten sie nicht offen einsehbar sein.

4. Pausengespräche: BDO mahnt, man solle mit Familienangehörigen oder Mitbewohnern nicht über geschäftliche Angelegenheiten sprechen.

5. "Clean Desk"-Prinzip: Ist die Arbeit erledigt, soll man seinen Arbeitsplatz aufräumen. Das heisst alle Geschäftsdokumente und der Laptop sind an einem sicheren Ort zu verstauen.

6. Umgang mit Geschäftsdokumenten: Wer zu Hause Geschäftsdokumente ausdruckt, darf diese nicht einfach mit dem Hauskehricht entsorgen. Nicht mehr benötigte Dokumente (auch handschriftliche Notizen) sind mit einem Aktenvernichter zu zerstören. Wer keinen hat, muss die Dokumente beim nächsten Bürobesuch mitnehmen und ordnungsgemäss zerstören.

7. Geschäftliche Telefonate: Bei Telefonaten sollte die gleiche Sorgfalt zum Tragen kommen wie bei Geschäftsdokumenten. Wer im Homeoffice telefoniert, sollte also sicherstellen, dass Familie und Mitbewohner nicht mithören können. Ist dies nicht möglich, sollte man den Inhalt des Telefonats auf nicht vertrauliche Informationen reduzieren und etwa die Namen von Kunden nicht erwähnen.

8. Bildschirmschoner/Geräte: Der Bildschirmschoner sollte so eingestellt werden, dass er aktiviert wird, wenn man den Arbeitsplatz verlässt. Auch muss der Laptop nach getaner Arbeit heruntergefahren werden.

9. Speichern von Dokumenten: Sofern möglich sollten Dokumente auf einem Unternehmensserver gespeichert werden. Falls Zugriffsprobleme dies verunmöglichen, solle man die Dateien bei der nächsten möglichen Verbindung ordnungsgemäss ablegen und die lokalen Kopien löschen.

10. Stellvertreterregelungen: Für den Fall der Fälle sollte man frühzeitig eine Stellvertretung regeln. Diese Person muss Zugriff auf alle benötigten Dateien haben – ein weiterer Grund, warum diese nicht lokal gespeichert werden sollten. Wenn die Mails nicht weitergeleitet werden können, muss die Stellvertretung auch Zugriff auf die Mailbox haben.

Bonus-Tipp: Während den Arbeitspausen solle man Übungen machen, um sich fit zu halten. So bleibt man gesund und auch Stellvertretungen sind nicht nötig.

Viele Unternehmen mussten ihre Mitarbeiter schnell und ohne grosse Vorbereitungszeit ins Homeoffice schicken. Die IT-Security wurde dabei oft vergessen. Wie man trotz Homeoffice sicher arbeiten kann, können Sie hier nachlesen.