Wie ein intelligenter Werkzeugkasten die Prozessautomatisierung unterstützt

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Verschiedene Tools sind heute in der Lage, einzelne Automatisierungsprozesse zu beschleunigen. Damit Unternehmen ihr Optimierungspotenzial jedoch voll ausschöpfen können, benötigen sie einen intelligenten Werkzeugkasten. Die Microsoft Power Platform ist ein Tool, mit dem Unternehmen ihre Geschäftsprozesse komplett abbilden und automatisieren können.

(Source: Michael Traitov - stock.adobe.com)

Viele Unternehmen setzen bereits intelligente Tools ein, um ihre Prozessabläufe zu verbessern. Optimierungspotenzial geht jedoch verloren, wenn einzelne Dienste wie zum Beispiel die CRM-Lösungen nicht mit anderen Systemen verbunden sind, sondern von ihnen losgelöst funktionieren. So können Unternehmen etwa nicht an weiterführende Betriebsprozesse anknüpfen und gleichzeitig fehlt die nötige Visibilität und Transparenz in der gesamten Organisation. Ein Ansatz, der die Geschäftsprozessautomatisierung vereinheitlicht, ist das Extended Relationship Management (XRM). Ein XRM-System bildet Beziehungen ab, automatisiert und verwaltet Prozesse, die direkte Kundenbeziehungen, wie sie im CRM abgebildet sind, übersteigen. Mit den Funktionen der Microsoft Power Platform haben Unternehmen alle nötigen Tools, um ein XRM aufzubauen oder ihr CRM in ein XRM zu erweitern.

Der Low-Code-Ansatz

Microsoft Power Platform, eine Low-Code-Entwicklungsplattform, stellt verschiedene Tools zur Verfügung, die leicht zugänglich sind und sich einfach integrieren lassen. Sie umfasst fünf Hauptkomponenten:

Dataverse: Dataverse, früher Common Data Service, zentralisiert und bündelt alle Aspekte der Datenverwaltung und macht die Informationen aus dem Microsoft-Ökosystem für alle Applikationen zugänglich. Dieses Tool vereint die Aufbewahrungsfunktion einer klassischen Datenbank mit vielen Optionen für das Datenmanagement in einem einzigen Hub. Alle Informationen werden in einer gemeinsamen Azure-Umgebung gespeichert und liegen immer zentralisiert in Form von Tabellen vor.
Power Apps: Damit erstellen Unternehmen massgeschneiderte Mobile Apps auch ohne umfangreiche Programmierkenntnisse, um gekapselte Funktionen in einer eigenen App ausführen zu lassen.
Power Automate: Unternehmen können mit diesem Tool repetitive Aufgaben und Prozesse automatisieren. Dabei können sie Workflows aus Tausenden verfügbaren Vorlagen zusammenbauen und letztlich mehrstufige Prozesse abbilden. Diese Prozesse lassen sich in SharePoint, OneDrive for Business, Dynamics 365 und sonstigen beliebigen Applikationen mit einer offenen API integrieren. So maximieren Unternehmen auf einfache Art ihre Produktivität.
Power BI: Die Business Intelligence Platform ermöglicht die Datenvisualisierung. Unternehmen können damit aussagekräftige Berichte und Dashboards mit Echtzeit-Datenanalyse erstellen.
Power Pages: Mit Power Pages können schnell professionelle Webseiten mit einer direkten Integration zu den Daten im XRM erstellt werden.
Power Virtual Agents: Mit diesem Tool lassen sich intelligente Chatbots und virtuelle Assistenten erstellen. Diese können auf sämtliche Daten im XRM zugreifen und auf den Kunden zugeschnittene Antworten liefern.

Diese Komponenten unterstützen Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren, zu analysieren und anzupassen – selbst wenn nur begrenzte Entwicklungsressourcen und Skills vorhanden sind.

Ein digitaler Werkzeugkasten: Power Platform

Die Power Platform ist ein XRM-Framework, das zahlreiche Unternehmensprozesse automatisieren und digitalisieren kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um spezifische Kundenbeziehungen oder um andere Prozesse handelt. Das XRM erweitert das CRM-Konzept auf ein breiteres Spektrum von Anwendungsfällen. So können verschiedenste Geschäftsprozesse automatisiert und einfach verwaltet werden. Beispiele sind Kunden- und Lieferantenbeziehungen oder sonstige Beziehungen von Objekten aller Art.

Mit dem Einsatz der Power Platform lassen sich Datensilos auflösen und konsolidieren, um einheitliche Datenquellen zu schaffen. Ein weiterer Vorteil von XRM-Systemen ist, dass sie äusserst flexibel und skalierbar sind. Zudem hilft die 360-Grad-Sicht auf alle Beziehungen und Interaktionen den Unternehmen dabei, intelligentere Entscheidungen zu treffen. Langfristig reduzieren Unternehmen damit ihre manuellen Arbeiten und senken gleichzeitig ihre Betriebskosten.

Prozessautomatisierung mit Somnitec

Bei Somnitec haben wir, basierend auf der Microsoft Power Platform und Dynamics 365, umfassende Lösungen aufgebaut. Mittlerweile sind über 80 Prozent unserer Unternehmensprozesse durch die Plattform abgebildet und sie wird als zentrale Drehscheibe genutzt. Zusammen mit Dynamics 365 Customer Service, Sales und Marketing haben wir das System mit weiteren Modulen zum Somnitec XRM erweitert. Dieses ermöglicht uns eine 360-Grad-Sicht auf unsere Kunden und stellt alle Betriebs- sowie Verrechnungsprozesse automatisiert und integriert dar.

Ein wichtiger Aspekt der Automatisierung bei Somnitec ist die nahtlose Zusammenarbeit von verschiedenen Schnittstellen und Prozessen. Ein anschauliches Beispiel ist der Ablauf bei einer Serverbestellung. Dieser basiert weitestgehend auf den «Out of the Box»-Funktionalitäten der Power Platform von Microsoft. Beim Bestellungseingang werden die Parameter eines neuen Servers im XRM erfasst und somit im Dataverse gespeichert. Diese Parameter werden dann automatisiert per Power Automate an die entsprechende Plattform (Nutanix, VMWare oder Microsoft Azure) weitergegeben. So wird automatisiert ein Workload zur Erstellung eines Servers erzeugt. Im System wird der ganze Prozess in Form eines Business Process Flows abgebildet. Dieser visualisiert den Ablauf und weist gleichzeitig Tasks den zuständigen Engineers zu. Ziel ist, dass jedes Teammitglied eine klare Sicht auf die Aufgaben besitzt, die es im Workstream zu erledigen hat. Power Automate stellt bereits eine Vielzahl öffentlicher Vorlagen bereit, mit denen Unternehmen ihre Prozesse selbst bauen können. Ausserdem stellt Power Automate zahlreiche Konnektoren zu anderen Systemen zur Verfügung, personalisierte APIs sind ebenso möglich.

Haben die zuständigen Fachkräfte ihre Arbeiten und somit den Prozess der Serverbestellung im XRM abgeschlossen, entsteht daraus im System ein «Device». Die erstellten Devices sind Kunden zugeordnet und enthalten alle relevanten Informationen sowie Verbindungen zu anderen Geräten in der Netzwerkarchitektur. Kunden können dank unseres Kundenportals ihr Device selbst verwalten. Das Portal basiert auf Power Pages und ist somit Teil des Dataverse der Power Platform.

Dank Schnittstellen, die das Monitoring-Tool mit dem XRM verbinden, werden automatisch Tickets im System ausgelöst, etwa wenn Probleme mit der Speicherkapazität erkannt werden. Die automatische Rechnungsgenerierung basiert auf den hinterlegten Device-Informationen. Durch einen Verrechnungsprozess, der auf Basis von Power Automate realisiert wurde, werden Rechnungspositionen im System erstellt und an das ERP-System übergeben.

Die Lizenzabrechnung funktioniert über eine Schnittstelle zum «Cloud Solution Provider»-Programm (CSP) von Microsoft. Die wiederkehrende API-Abfrage garantiert, dass alle Preise stets aktuell sind.

Das Beispiel der Bereitstellung von Workloads auf unseren Plattformen in der Anwendung zeigt, wie die Microsoft Power Platform zusammen mit Dynamics 365 Unternehmensprozesse umfassend automatisiert und digitalisiert. Die Power Platform funktioniert als intelligenter und benutzerfreundlicher Werkzeugkasten. Die Experten von Somnitec besitzen umfassendes Know-how über das Microsoft-Ökosystem und unterstützen Unternehmen dabei, ihre digitale Transformation schnell und effizient voranzutreiben.

Microsoft Power Platform als Werkzeugkasten

Die Microsoft Power Platform ist ein benutzerfreundliches und vielseitiges Toolkit.

Low-Code-Entwicklung: Die Power Platform ermöglicht die Entwicklung mit visuellen Applikationsdesign-Werkzeugen und anderen grafischen Modellierungsverfahren.
Integration: Bei der Datenintegration, die mithilfe des Dataverse realisiert wird, greifen alle beteiligten Applikationen auf ein einheitliches Datenmodell zu, wodurch Redundanzen vermieden werden. Im Unterschied zur Kopplung können hierbei Schnittstellen verringert und vermieden werden.
Automatisierung: Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Power Automate.
Datenanalyse: Mit dem leistungsstarken Tool Power BI können Unternehmen ihre Daten visualisieren und analysieren.
Sicherheit und Compliance: Bietet robuste Sicherheits- und Compliance-Funktionen für Unternehmensanforderungen.