Personenregister St. Gallen: Das Herz schlägt in der Architektur

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Vor zwei Jahren haben sich der Kanton St. Gallen und seine Gemeinden zusammengetan, um ein zentrales Datenmanagement für Personendaten zu schaffen. Unter der Leitung von «eGovernment St. Gallen digital.» entwickeln sie mit Abraxas Informatik eine einheitliche Lösung.

(Source: Eike / stock.adobe.com)

In der Schweiz lautet der Grundsatz für Bund, Kantone und Gemeinden seit 2020: «digital first». Öffentliche Verwaltungen sind dabei, ihre Dienste und Informationen zu digitalisieren – für den einfacheren Zugang der Bevölkerung. So sieht die E-Government-Strategie der Digitalen Verwaltung Schweiz im Zeitraum 2020 – 2023 folgende strategische Ziele vor:

Digitale Interaktions- und Partizipationsangebote national ausbauen: Bund, Kantone und Gemeinden sollen ihre Behördenleistungen schweizweit digitalisieren, die Nutzerfreundlichkeit verbessern und elektronische Kanäle kreieren.
Nationale Basisdienste für den elektronischen Behördenverkehr: Basisdienste sollen die nutzerfreundliche und effiziente Abwicklung von elektronischen Prozessen ermöglichen.
Gesamtschweizerische Zusammenarbeit für die digitale Transformation verbindlich regeln: Bund, Kantone und Gemeinde sollen Fragen der Organisation und generellen rechtlichen Grundlagen klären und verbindlich regeln.
Wissen zur Digitalisierung der Verwaltung fördern und Vertrauen stärken: E-Government-Wissen soll zentral auf allen Ebenen sowie für die Nutzerinnen und Nutzer verankert werden. So soll das Vertrauen in die digitale Verwaltung gestärkt und das Verständnis für neue Technologien gefördert werden.

Doch wie realisieren Kantone und Gemeinden diese strategischen Ziele in der Praxis?

E-Government-Strategien in der Schweiz: Quo vadis?

Der Schweizer Föderalismus erlaubt viel Innovationspotenzial, bringt aber ebenso viele Hürden mit sich. Der Bund besitzt nicht die allgemeine Kompetenz in der elektronischen Verwaltungslandschaft – die Kantone bilden die Grundlagen. Dies führt wiederum zu föderaler Vielfalt. Stehen bestimmte Services der Bevölkerung in einzelnen Kantonen zur Verfügung, fehlen sie in anderen. Arbeiten mehrere Kantone für das gleiche Problem an einer eigenen IT-Lösung, mag dies zu einer Entwicklungsdynamik führen. Jedoch investieren die involvierten Parteien viele Ressourcen. Die Vernetzung der Kantone und die übergreifende Zusammenarbeit zwischen Kantonen und Gemeinden begünstigt die Entwicklung von effizienten Standards, damit nicht jede Verwaltung das Rad neu erfinden muss.

Für die Digitalisierung von Verwaltungsdiensten braucht es viel Know-how und finanzielle Mittel. Der Austausch in kantonalen Gremien oder interkommunalen Arbeitsgruppen kann dazu beitragen, Innovationen im Bereich der digitalen Verwaltung zu beschleunigen.

So geht E-Government im Kanton St. Gallen

Mit dieser Herausforderung beschäftigt sich auch der Kanton St. Gallen. «Der Föderalismus setzt Grenzen», sagt Ivo Toman, Leiter «eGovernment St. Gallen digital.». Bestehende Strukturen führen dazu, dass Entwicklungen im Bereich E-Government nur langsam vorankommen. St. Gallen ist überzeugt, dass es ein gemeinsames Vorgehen braucht, das die Grenzen zwischen Kantonen und Gemeinden virtuell neu zieht. Denn sind die Verwaltungen gleichermassen in ein Projekt involviert, werden die Entscheidungen letztlich von allen getragen. Eine integrierte Lösung setzt voraus, dass die Gemeindeautonomie neu verhandelt wird.

Ivo Toman, Leiter, «eGovernment St. Gallen digital.»

Seit 2023 arbeitet der Kanton St. Gallen an der Umsetzung einer digitalen Lösung für verschiedene Verwaltungsprozesse. Dazu gehört einerseits das Datenmanagement Einwohnende (DME) und andererseits das Personenregister (PER). Das DME produziert die Einwohnerdaten, während das PER diese Daten künftig in die diversen Fachlösungen des Kantons und bei den Gemeinden verteilt. Den Grundstein legten die St. Galler Behörden jedoch bereits zwei Jahre zuvor.

Föderales Grossprojekt in der Ostschweiz

Ende 2021 entschieden sich der Kanton St. Gallen und die Gemeinden gemeinsam dazu, ein einheitliches Datenmanagement für Personendaten einzuführen. Beim Projekt federführend ist die Institution «eGovernment St. Gallen digital.». Sie beauftragte nach einer öffentlichen Ausschreibung Abraxas Informatik mit dem Projekt.

Das ehrgeizige Ziel lautet: St. Gallen soll schweizweit eine Vorreiterrolle im Bereich E-Government einnehmen. Voraussetzung dafür ist eine zentrale Organisation und Mut zur Veränderung. Auf dieser Grundlage entsteht bis 2028 eine homogene Systemlandschaft, die sämtliche Abläufe und Prozesse für die Bevölkerungsdienste digitalisieren wird. So soll ein neuer Kantonsstandard für das Einwohnerwesen entstehen.

Die Architektur ist das Herzstück

Abraxas stellt Kantonen verschiedene Lösungen bereit, mit denen sie die Personendaten der einzelnen Ämter individuell bewirtschaften. So gibt es Lösungen für Strassenverkehrsämter, Steuern oder auch ein Bussenmanagement. Auf Gemeindeebene sind es wiederum Lösungen für Finanzen, elektronische Geschäftsverwaltung (Gever) oder Bevölkerungsdienste.

Die St. Galler Verwaltungen wünschten sich jedoch eine übergreifende Lösung: ein zentralisiertes Personenregister. Fachlösungen sollen in Zukunft auf einem Once-only-Prinzip basieren. Dabei werden die Daten zentralisiert und mithilfe des eCH-Standards aktuell gehalten. Das führt dazu, dass alle Personendaten lediglich einmal bewirtschaftet werden und später in allen Fachlösungen in aktualisierter Form vorliegen.

Das Personenregister ist zusammen mit dem Datenmanagement Einwohnende im Grunde das Herzstück des Grossprojekts. Die St. Galler Registerlösung unterscheidet sich von anderen in der Steuerung der Datenflüsse. Das Personenregister verteilt die Personendaten datenschutzkonform in die verschiedenen Untersysteme. Produziert werden die Daten wiederum im Datenmanagement Einwohnende. Das Resultat ist eine integrierte Lösung mit konsolidierten Daten – Datensilos auf Gemeinden oder innerhalb der kantonalen Verwaltung gehören der Vergangenheit an. Das zentrale Datenmanagement sorgt somit dafür, dass keine Personen-Doubletten entstehen. Meldet eine Einwohnerin oder ein Einwohner eine Änderung, wird diese in Zukunft umfassend in der gesamten öffentlichen Verwaltung berücksichtigt.

Mehr Konsistenz und grössere Synergien

Die enge Zusammenarbeit der Staatsebenen Kanton und Gemeinden birgt grosses Synergiepotenzial. Sie führt nicht nur zu mehr Datenkonsistenz, sondern die Daten können auch viel einfacher wiederverwendet werden, da sie auf einem gemeinsamen Standard beruhen. Kleinere Gemeinden profitieren insofern davon, dass sie nicht mehr fusionieren müssen, sondern verstärkt zusammenarbeiten können. Sind gleichartige Tools im Einsatz, lassen sich Stellvertretungen viel einfacher regeln – es spielt keine Rolle mehr, ob jemand die Einwohnerlösung in der Gemeinde Berg oder von Steinach bedienen muss. Das Projekt des Kantons St. Gallen und der Gemeinden zeigt: «Drei Faktoren führen zum Erfolg: gute Organisation, gemeinsamer Wille und gegenseitiges Vertrauen.»

«eGovernment St. Gallen digital.»

Die Institution «eGovernment St. Gallen digital.» treibt seit 2019 gemeinsame E-Government-Entwicklungen des Kantons St. Gallen und der Gemeinden voran. Ihr Ziel ist es, Interaktionen zwischen der Bevölkerung, den Unternehmen und den öffentlichen Verwaltungen einfacher und transparent zu gestalten. Mit der übergeordneten Steuerung lassen sich verbindliche Standards und strategische E-Government-Services festlegen.