Wie die SBB mit ADONIS ihr Prozess­management modernisiert

Die SBB haben sich 2019 entschlossen, eine in die Jahre gekommene Prozessmanagement-Software abzulösen. Sie entschieden sich nach umfassender Marktanalyse für die Prozessmanagement-­SaaS-Lösung ADONIS der BOC Group. Die Einführung der neuen Geschäftsprozessmanagement-Plattform sollte denn auch ein Meilenstein für die SBB mit ihren rund 34 000 Mitarbeitenden sein, da die Bundesbahnen damit die Basis für ein zukunftssicheres, abteilungsübergreifendes Prozessmanagement legten.

«Unsere alte Lösung war nicht mehr zeitgemäss. Es fehlte an einer effizienten Unterstützung für Prozessmodellierer und Endbenutzer», erklärt Alexander Zehr, Product Owner von ADONIS und ADONIS Process Automation (TIM), Prozessarchitekt in der Abteilung Prozess- und Organisationsentwicklung der SBB. «Wir brauchten ein Tool, das nicht nur modern ist, sondern unsere spezifischen aktuellen und auch zukünftigen Anforderungen erfüllt.» 

«Nach einem umfassenden Ausschreibungsprozess, wie er gesetzlich vorgegeben ist, und nach mehreren Demos fiel die Wahl der SBB auf ADONIS von der BOC Group, das die geforderten Kriterien erfüllte und mit der BOC Group als Einführungspartner viel Prozessmanagement-Expertise mit einbringen konnte», sagt René Thalmann, Head of Process Automation der SBB (siehe Kasten zu den Kriterien).

Projektumfang

Die Implementierung von ADONIS als SBBs neue, cloudbasierte Prozessmanagement-Lösung war ein umfangreiches Unterfangen, das vonseiten BOC in sechs Hauptleistungspakete unterteilt war: Konzeption, Beratung, Systemintegration, Konfiguration, Datenmigration und Schulung. Ein kritischer Meilenstein des Projekts war die Übertragung und Konsolidierung von bereits vorhandenen Inhalten aus diversen Prozessmanagement-Tools. Dabei wurden rund 2500 dreisprachige Prozessmodelle inklusive Glossarelementen migriert. 

Für die Migration und die Zusammenführung aller Prozesse und Tools erarbeiteten die Projektteams von BOC und SBB einen Plan für ein schrittweises Vorgehen. Dies ermöglichte es den verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen der SBB, erste Erfahrungen mit ADONIS zu sammeln und ihre Prozessinhalte in Testumgebungen zu überprüfen. «Nur wenige Wochen nach Projektstart war ADONIS bereits voll einsatzfähig – inklusive wichtiger Anpassungen an die Corporate Identity und essenzieller Schnittstellen zu anderen Systemen», freut sich Fabio Anghileri, Managing Director von BOC Schweiz, der das SBB-Projekt auch als strategischer Account Manager auf der Seite von BOC leitet. «Die gesamte Durchlaufzeit des Projekts betrug nur rund 18 Monate.»

Ein wichtiges Element für die schnelle Umsetzung war die Anwendung des Digital-Twin-Ansatzes. Dieser ermöglicht es, ein virtuelles Spiegelbild eines Unternehmens auf verschiedenen Ebenen zu schaffen: sei es auf der Prozessebene, im IT-Bereich, in Bezug auf Daten, Compliance-Richtlinien, Risikomanagement oder Kon­trollmechanismen. Dadurch waren die SBB in der Lage, komplexe Strukturen effizient zu steuern und deutliche Beschleunigungen in der Umsetzung zu erreichen.

Überzeugungsarbeit notwendig

Der Weg bis zur erfolgreichen Implementierung war aber auch von Herausforderungen geprägt. «Vor der Einführung von ADONIS und ADONIS Process Automation nutzten verschiedene Abteilungen der SBB unterschiedliche Tools oder sie nutzten dieselben Tools auf unterschiedliche Weise, um Unternehmensprozesse zu modellieren und zu automatisieren», sagt Zehr. «In diesem Zusammenhang war das Erwartungsmanagement eine Herausforderung, da die Einführung von ADONIS eine Harmonisierung der Nutzung über die verschiedenen Divisionen hinweg anstrebte», sagt Anghileri. «Hier war manchmal Überzeugungsarbeit notwendig, und in einigen Fällen dauerte die Anpassung länger und war aufwendiger als erwartet.»

Heute steht das ADONIS-Prozessportal der gesamten SBB-Organisation zur Verfügung: Über 34 000 Mitarbeitende haben personalisierten Zugang zur Prozessdokumentation. Darüber hinaus sind zahlreiche Prozess-Experten täglich in die kollaborative Gestaltung und Optimierung von Prozessen eingebunden. BOC lieferte den SBB mit der ADONIS-Implementierung damit eine solide Basis für kontinuierliche Verbesserungsprozesse und weitere Szenario-Entwicklungen. Aktuell werden erste Prozesse sogar vollständig in Workflows durch ADONIS Process Automation umgesetzt.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

«Die Kooperation während des gesamten Projekts zeichnete sich durch eine ausgesprochen positive, pragmatische und zielorientierte Arbeitsweise aus, die stets auf Augenhöhe erfolgte, sagt Anghileri. «Angesichts der Grösse der SBB-Organisation waren wir mit einer Vielzahl von Ansprechpersonen aus verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen in Kontakt, die jeweils unterschiedliche Bedürfnisse hatten.» Ein Schlüssel zum Erfolg war denn auch die transparente und regelmässige Kommunikation mit allen beteiligten Parteien. «Unsere physische Präsenz mit unserer Niederlassung in Winterthur ermöglichte es uns, zusätzlich zu virtuellen Meetings auch wichtige Themen in persönlichen Gesprächen rasch und pragmatisch zu klären. Dies hat einen äusserst positiven Einfluss auf die Qualität des Projekts», sagt Anghileri.
Aktueller Stand

«Die Einführung von ADONIS hat uns ermöglicht, unsere Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten», sagt Zehr. Die dokumentierten Prozesse bieten eine solide Grundlage für weitere Optimierungen und Automatisierungen. «Dies ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer prozessorientierten Organisation.» 
«Die Komplexität des Projekts war enorm, und es erfüllt mich mit besonderem Stolz, dass wir in enger Zusammenarbeit mit den SBB die Einführung von ADONIS als innovative Plattform für Geschäftsprozessmanagement meistern konnten. Dabei haben wir alle zeitlichen, budgetären und qualitativen Vorgaben erfolgreich erfüllt», sagt Anghileri.

Heute können mehr als 300 Prozessmodellierer, 80 Prozess­architekten, 450 Prozesseigner und 750 Prozessmanager ihre jeweiligen Anwendungsfälle rund um die Prozesse sowohl effizient als auch effektiv bewältigen. 

Diese Kriterien musste unter anderem die neue ­Prozessmanagement-Lösung der SBB erfüllen

• Durchgängige Dreisprachigkeit
• Führung eines zentralen objektbasierten ­Ressourcenmodells
• Unterteilung des Repositorys in Arbeitsbereiche mit unterschiedlichen Berechtigungen muss möglich sein
• Automatische Überprüfung der Prozesslogik und Objekt­verknüpfung
• Integrierte Workflow-Engine zur Ausführung von modellierten BPMN-2.0-Prozessen
• Erweiterbarkeit mit zusätzlichen Funktionalitäten aus integrierter Managementsystem-Sicht (z. B. Strategiedokumentation und -umsetzung, Riskmanagement, Legal und Compliance, Auditwesen, Abweichungs- und Verbesserungs­management)
• Das System erfüllt alle Anforderungen der Stufe AA nach WCAG 2.0 (Accessibility resp. Barrierefreiheit)
• Design gemäss CI/CD SBB
• Den geübten und sporadischen Anwendern müssen leicht zugängliche Hilfestellungen für Fragen in ihren spezifischen Aufgabengebieten zur Verfügung gestellt werden

BOC Group

Die BOC Group entwickelt Softwareprodukte und Services für eine effektive und umfassende Unternehmensführung in Zeiten der digitalen Transformation. Die Produkte ADONIS (Prozessmanagement), ADOIT (Enterprise Architecture Management) und ADOGRC (Governance, Risk & Compliance) schaffen Transparenz in den jeweiligen Domänen und bieten Unternehmen solide Entscheidungsunterstützung. BOC ist ein unabhängiges, weltweit tätiges Unternehmen, das seit mehr als 25 Jahren am Markt ist und ohne Venture Capital kontinuierlich gewachsen ist.

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