Outsourcing nur mit Standardisierung sinnvoll

Jedes Unternehmen spürt wohl den Druck des Marktes aufgrund immer schneller wechselnder und steigender Bedürfnisse, des Zwangs zur Innovation, zur Automatisierung und zur Adaptation neuer Technologien wie Digitalisierung oder KI. Ein entscheidender Faktor für deren Umsetzung ist die IT-Organisation eines Unternehmens. Und gerade in diesem Bereich bringen viele Unternehmen ihre eigentlich vorhandenen PS nicht wirklich auf den Boden: Die IT-Abteilung ist bereits mit dem Betrieb der In­frastruktur und damit dem Erhalt des Status quo voll ausgelastet. Zeit für die Umsetzung innovativer neuer Anwendungen und Geschäftsmodelle, für eine umfassende digitale Transformation fehlt. Anhaltender Geschäftserfolg und Wachstum leiden darunter.

Es gilt, sich vom Status quo zu lösen

Wer sich angesichts der Auslastung der eigenen IT-Organisation und des allgemeinen Fachkräftemangels vom blossen Erhalt des Betriebs lösen und Ressourcen für zukunftsgerichtete Aktivitäten freimachen will – und das ist heute ein absolutes Muss –, greift am besten auf einen starken Partner zurück. Denn der IT-Betrieb gehört fast nie zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens. Der Partner kann dem Unternehmen als Full Service Provider sämtliche Themen rund um die IT-Infrastruktur abnehmen – mit einem standardisierten, flexiblen und agilen Modell zu exakt planbaren Kosten.

Dabei ist klar, dass das Unternehmen die Verantwortung über seine IT-Infrastruktur und damit etwas Know-how und Selbstkontrolle aus der Hand gibt und dem Partner überträgt. Man mag dabei etwas an bisher intern erbrachter Flexibilität verlieren, macht aber Ressourcen frei für das Kerngeschäft und unterstützt so das Wachstum.

Dabei darf eines auf keinen Fall vergessen oder vernachlässigt werden: Der Partner erbringt seine Leistungen gemäss der vereinbarten Service Level Agreements (SLAs). Der Definition der SLAs und der entsprechenden Messkriterien kommt die höchste Bedeutung zu – aber manche Unternehmen wissen gar nicht genau, welche Ansprüche an Verfügbarkeit, Reaktionsgeschwindigkeit und Wiederherstellungszeit im Problemfall sie wirklich haben. Auch dabei kann der Partner beratend zur Seite stehen.

Infrastruktur-Outsourcing im Trend

Was sich kaum outsourcen lässt: das Business weiterzubringen, Projekte durchzuziehen, Innovation zu betreiben. Also alles, was ganz direkt mit dem Kerngeschäft und mit den Core-Geschäftsapplikationen zu tun hat. Individuelle ERP- oder CRM-Applikationen können in einem Betrieb nur schwierig ausgelagert werden, da diese meistens wenig standardisiert sind. Es empfiehlt sich auch aus Kostengründen kaum, Bereiche zu outsourcen, die nicht standardisiert oder standardisierbar sind.

Der Betrieb standardisierter Infrastrukturkomponenten dagegen ist massiv einfacher an einen Partner outzusourcen. Dazu gehören Rechenzentren, Server, Clients, Netzwerke, Storage und andere physische IT-Infrastrukturkomponenten sowie die Telekommunikationsinfrastruktur inklusive Telefonie, Internetzugang und Netzwerkverbindungen. Oft werden für die Auslagerung von Infrastruktur Cloud-Computing-Dienste genutzt.

Auch Support und Cybersecurity sind gute Outsourcing-Kandidaten

Häufig ausgelagert werden zudem IT-Support und Wartungsdienste wie Helpdesk-Support, Systemadministration und Netzwerkmanagement. Besonders attraktiv ist überdies die Auslagerung von Cybersecurity-Dienstleistungen, darunter Penetrationstests, Sicherheitsüberwachung, Incident Response und Sicherheitsmonitoring, da es hier sehr stark an kompetenten Fachkräften mangelt. Entscheidend, um die Sicherheit der IT-Infrastruktur zu gewährleisten, ist des Weiteren übergeordnet eine umfassende Compliance-Beratung – und der Partner kann seinen Kunden auch mit allgemeiner IT-Beratung strategisch und technologisch zur Seite stehen.

Der Markt zeigt einen eindeutigen und wachsenden Trend in Richtung der Auslagerung von Infrastruktur, Support- und Cybersecurity-Aufgaben. Ein Partner kann Services auf Basis von Infrastruktur am Ort des Kunden, aus der Cloud oder gemischt (hybrid) erbringen. Dies ganz nach den Bedürfnissen und Anforderungen des Kunden. Die Auswahl der richtigen IT-Komponenten zum Outsourcen hängt von den spezifischen Geschäftsanforderungen, Ressourcen und Zielen des Unternehmens ab. Wichtig: Bevor eine Entscheidung fällt, muss unbedingt eine gründliche Bewertung erfolgen, bei der die potenziellen Vor- und Nachteile sorgfältig abgeklärt und gegeneinander aufgewogen werden.

Das gilt es beim Outsourcing zu beachten

1. Klare Ziele und Anforderungen: Definieren Sie klar, was durch das Outsourcing erreicht werden soll. ­Seien es Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz, Zugang zu Fachwissen oder andere Ziele.
2. Auswahl des richtigen Partners: Berücksichtigen Sie Faktoren wie Fachkompetenz, Erfahrung, ­Reputation, finanzielle Stabilität und kulturelle Übereinstimmung.
3. Klare Kommunikation: Eine offene und klare Kommunikation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Erwartungen verstehen und Missverständnisse vermieden werden.
4. Sicherheit: Sicherheitsaspekte sollten besonders beachtet werden, da sensible Daten möglicherweise an externe Parteien weitergegeben werden. Stellen Sie sicher, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, um die Kundendaten zu schützen.
5. Vertragsgestaltung: Ein gut durchdachter Vertrag ist unerlässlich, um die Rechte und Pflichten beider Parteien klar festzulegen. Der Vertrag sollte Leistungsindikatoren, Service Level Agreements (SLAs), Haftungsausschlüsse und Ausstiegsklauseln enthalten.
6. Risikomanagement: Identifizieren und bewerten Sie potenzielle Risiken im Zusammenhang mit dem Outsourcing und entwickeln Sie Strategien zur Risikominderung.
7. Management und Governance: Ein effektives Management- und Governance-Framework ist wichtig, um sicherzustellen, dass der Outsourcing-Partner die vereinbarten Leistungen erbringt und die ­Erwartungen erfüllt.
8. Flexibilität: Flexibilität ist entscheidend, da sich die Anforderungen und Bedingungen im Laufe der Zeit ändern können. Der Vertrag und die Vereinbarungen sollten daher anpassungsfähig sein.
9. Kontinuierliche Überwachung und Bewertung: Überwachen Sie regelmässig die Leistung des Outsourcing-Partners und führen Sie Bewertungen durch, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden und Anpassungen zeitnah vorgenommen werden können, wenn sie erforderlich sind.

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