Das war das diesjährige Workplace-­Forum 360 Grad

Seit Jahren verändern sich die Arbeitsplatzkonzepte. Die Workplace-Studie 2024 von MSM Research hat aufgezeigt, dass das mobile und hybride Arbeiten in der Mehrheit der befragten Unternehmen derweil Einzug gehalten hat. Die Umstellung auf hybride Arbeitsmodelle erfordert von den Unternehmen auch ein Umdenken auf allen Ebenen. Mit diesen Themen befasste sich das zweite Workplace-Forum 360 Grad. Mit einer 360-Grad-Sicht erhielten die Teilnehmenden aus unterschiedlichen Fachbereichen Einblicke in aktuelle Entwicklungen, praxisnahe Lösungsansätze und wertvolle Impulse zu innovativen Technologien, mit einem besonderen Fokus auf die Verbreitung der künstlichen Intelligenz (KI). 

Die Veranstaltung im «Zürich Marriott Hotel» eröffnete MSM-Research-CEO Philipp Ziegler mit einem Blick auf die Ergebnisse der neuen Studie, welche die Zukunft des Arbeitsplatzes und den Einfluss der KI beleuchtet. Ziegler zeigte auf, wie der Arbeitsplatz der Zukunft nicht nur technologisch, sondern auch kulturell und organisatorisch beeinflusst wird und wo bei den befragten Unternehmen die grössten Herausforderungen bei der Umsetzung mobiler und hybrider Arbeitsplatzkonzepte liegen. Die Topthemen, die in der Umfrage am häufigsten genannt wurden, sind: Unternehmenskultur, ICT-Sicherheit, Akzeptanz des Managements, durchgängig digitalisierte Geschäftsprozesse und Führung/Kontrolle. Das waren denn auch die zentralen Herausforderungen, die in den Referaten behandelt wurden.

Was Unternehmen erfolgreich macht

Mit welchem Ansatz kleinere und mittlere Unternehmen durch sichere, skalierbare und kosteneffiziente Lösungen in die Lage versetzt werden können, den Herausforderungen der Digitalisierung zu begegnen, erläuterte Edi Cortesi von Bechtle Schweiz. Externe Provider helfen etwa durch massgeschneiderte Lösungen, Hindernisse wie Compliance-Anforderungen oder Sicherheitsbedenken zu überwinden und eine Umgebung zu schaffen, in der Effizienz und Teamarbeit gefördert werden, ohne dabei die Kosten aus dem Blick zu verlieren. 

Eine neue Perspektive auf die Demokratisierung des Arbeitsplatzes durch die Rolle der «Digital Maker» eröffnete Sebastian Zolg von Swisscom. Er zeigte auf, wie Mitarbeitende dank Low-Code-Plattformen und KI zu Innovatoren in Unternehmen werden können. Technologien wie die Microsoft Power Platform ermöglichen es Mitarbeitenden, selbstständig digitale Lösungen zu entwickeln und so aktiv an der Digitalisierung mitzuwirken. 
Den bedeutenden Aspekten eines sicheren und flexiblen Remote-Arbeitsplatzes widmete sich Ivano Rumasuglia von Fernao Somnitec. Er zeigte auf, wie moderne Technologien eine geschützte Arbeitsumgebung schaffen können, die es Mitarbeitenden erlaubt, von überall aus produktiv zu sein, ohne dabei Abstriche bei der Sicherheit machen zu müssen. Er betonte, dass es essenziell sei, die Balance zwischen Flexibilität und Sicherheit zu finden, damit ein Remote-Work-Konzept erfolgreich ist. 

Im Beitrag von Pascal Kocher von Netrics war das zentrale Thema die Relevanz des Modern Workplace für die Talentgewinnung. Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels ist es für Unternehmen entscheidend, ein attraktives und flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen. Dabei zeigte er auf, welche Tools und welches Mindset erforderlich sind, um Unternehmen an die Spitze der modernen und relevanten Arbeitgeber zu katapultieren. Er betonte, dass der Modern Workplace weit über Technologie hinausgehe und ein strategisches Umdenken erforderlich mache. 

Der Nachmittag war den Themen KI sowie Führung und Unternehmenskultur gewidmet. Dieter Gasser von Abraxas beleuchtete die Möglichkeiten, die Microsoft 365 Copilot als KI-Assistent Unternehmen bietet, und welches die Erfolgskriterien für eine kontrollierte Einführung und ein positives Benutzererlebnis sind. Im Referat von Stefan Wagner von Parashift erfuhren die Teilnehmenden anhand von Praxisbeispielen, wie KI-gestützte Automatisierung das Dokumentenmanagement revolutioniert und wie manuelle Prozesse effizient automatisiert und so der Aufwand bei der Dokumentenverarbeitung reduziert werden kann. 

In den beiden nächsten Referaten drehte sich alles um die Themen Führung und Unternehmenskultur – für zahlreiche Unternehmen zentrale Aspekte, warum sie hybriden Workplace-Konzepten skeptisch gegenüberstehen. Um Remote Work erfolgreich zu gestalten, reicht technologischer Fortschritt allein nicht aus, wie Sandra Lugonjic von HR-Campus in ihrem Referat betonte. Es brauche eine moderne Führungskultur, die Vertrauen und klare Kommunikation fördere; Führung sei nicht gleichzusetzen mit «Kontrolle». Und Yannick Müller von Days with us erläuterte, warum es wichtig sei, mit modernen Arbeitsplatzkonzepten nicht (nur) Wände, sondern Denkweisen zu versetzen. Er sagte, dass der physische Ort weiterhin eine wichtige Rolle für Innovation und Zusammenarbeit spielen werde, dieser jedoch in ein ganzheitliches Konzept eingebunden werden müsse. 

Die Referate lieferten auch beim Mittagessen, in den Pausen und beim Apéro Gesprächsstoff. An den Networking-Tischen wurden zudem beim «Speed Debating» (passend zu den Themen mit den jeweiligen Referentinnen und Referenten) individuelle Fragestellungen noch weiterführend diskutiert und vertieft. Der Forumstag endete mit einem Roundtable, an dem gemeinsam die Chancen, Risiken und Herausforderungen der künstlichen Intelligenz für die Arbeitswelt diskutiert wurden.

Fazit

Das Forum bot eine umfassende Perspektive auf den Wandel der Arbeitsplatzumgebung und vermittelte wertvolle Impulse und Empfehlungen. Die Veranstaltung machte deutlich, dass es für Unternehmen heute unabdingbar geworden ist, sich den temporeichen Veränderungen anzupassen. Kulturelle, organisatorische und technologische Aspekte müssen ganzheitlich betrachtet werden, um zukunftssicher zu bleiben. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es nicht nur bedeutend, sondern auch notwendig, eine smarte, attraktive Arbeitsplatzumgebung zur Talentgewinnung zu schaffen. Dabei ist es für eine erfolgreiche Umsetzung entscheidend, dass Prozesse angepasst werden, Führung neu definiert wird, Räume und die Organisation umgestaltet und die Mitarbeitenden befähigt werden, eine digitale Maturität zu erreichen. 

Ein Knackpunkt bei hybriden Arbeitsumgebungen ist die Dezentralisierung, welche die Komplexität der ICT-Sicherheit erhöht. Der zunehmende Einsatz von KI birgt sowohl grosse Chancen als auch Herausforderungen, etwa in Bezug auf die Akzeptanz bei Mitarbeitenden und die Integration in bestehende Prozesse. Zusätzlich wird die künstliche Intelligenz den Risikofaktor für die ICT-Sicherheit des Arbeitsplatzes nochmals verstärken. Keine leicht zu lösenden Aufgaben, die bewältigt werden müssen, vielmehr eine schmale Gratwanderung mit zahlreichen Hindernissen. Unternehmen, die den Wandel und diese Herausforderungen erfolgreich meistern, werden von einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, einer gesteigerten Produktivität und einer grösseren Attraktivität als Arbeitgeber für neue Talente profitieren. Denn der Wandel der Zeit verlangt nach einer Anpassung an die moderne Workplace-Ära.