Warum Behörden mit Standardsoftware besser fahren

Die öffentliche Verwaltung steht unter dem Druck, ihre Behördendienstleistungen kostengünstig und effizient bereitzustellen. Dazu gehört die Prozessdigitalisierung und die IT-gestützte Anbindung an entsprechende Umsysteme durch die Bereitstellung von passenden Schnittstellen. 
Die Motivation, im Rahmen von Digitalisierungsprojekten der öffentlichen Hand auf innovative und prestigeträchtige Lösungen zu setzen, ist hoch, ebenso wie die politischen Erwartungen an selbige. Immer wieder entscheiden sich deshalb Verwaltungseinheiten für Eigenentwicklungen, die massgeschneidert erscheinen und maximale Flexibilität versprechen. Doch zu oft folgt auf die Anfangseuphorie die Ernüchterung: Projekte geraten ins Stocken, Kosten laufen aus dem Ruder und versprochene Funktionen bleiben aus. Warum scheitern Individualprojekte trotz guter Absichten und grossem Ressourceneinsatz immer wieder?

Warum Eigenentwicklungen häufig scheitern

Die Ursachen für das Scheitern von Individualprojekten sind vielfältig, folgen aber wiederkehrenden Mustern. Häufig wird der Aufwand für die Entwicklung individueller Lösungen massiv unterschätzt. Während Standardsoftware auf jahrzehntelanger Erfahrung, zahlreichen Praxistests und kontinuierlicher Weiterentwicklung basiert, fehlt es bei Eigenentwicklungen oft an belastbarer Planung und realistischem Zeitmanagement. Es mangelt an Know-how in Softwarearchitektur, Schnittstellenintegration und Betrieb. Hinzu kommen unklare Anforderungen, die sich im Projektverlauf immer wieder ändern können, sowie personelle Wechsel in den Projektteams. Diese Faktoren führen dazu, dass Deadlines nicht eingehalten und Budgets massiv überschritten werden. Am Ende stehen häufig nur Teilergebnisse, die den ursprünglichen Erwartungen nicht gerecht werden.
Die Schweizer Verwaltung liefert dazu zahlreiche Beispiele. So gilt etwa das Projekt «Insieme» der Eidgenössischen Steuerverwaltung als einer der grössten IT-Flops der öffentlichen Hand in der Schweiz: Das Projekt verschlang über 115 Millionen Franken, bevor die damalige Finanzvorsteherin Eveline Widmer-Schlumpf dem Projekt 2012 aufgrund unbeherrschbarer Komplexität und Kostenüberschreitung den Stecker zog. Es gibt weitere prominente Beispiele, auf deren Nennung an dieser Stellung aus Platzgründen verzichtet wird. Auffällig ist, dass selbst Projekte von grösstem öffentlichen Interesse nicht vor Kostenexplosionen und Verzögerungen gefeit sind. Nicht selten sind unzureichende Planung und technische Überforderung Gründe dafür, dass der finanzielle Rahmen überschritten und die angestrebte Funktionalität erst spät (oder auch nie) erreicht wird.

Standardsoftware als Alternative

Im Gegensatz zu den Risiken von Individualentwicklungen bietet Standardsoftware oft eine ausgereifte, vielfach getestete und breit akzeptierte Grundlage für die Digitalisierung in der Verwaltung. Standardlösungen entstehen nicht im luftleeren Raum, sondern entwickeln sich durch die kontinuierliche Rückmeldung vieler Nutzerinnen und Nutzer und profitieren von regelmässigen Updates sowie der Erfahrung zahlreicher Expertinnen und Experten. Die Integration von Schnittstellen ist bei etablierten Produkten in der Regel erprobt und dokumentiert. Zudem sind Support und Wartung klar geregelt, was die Betriebssicherheit erhöht und die Planung für die IT-Verantwortlichen vereinfacht. Auch die Weiterentwicklung im Sinne der Zukunftssicherheit ist bei Anbietern von Standardsoftware Bestandteil des Leistungsversprechens.
Ein weiterer Vorteil von Standardsoftware ist die Wirtschaftlichkeit: Durch Skaleneffekte werden Entwicklungskosten auf viele Nutzer verteilt, was sich positiv auf das Preis-Leistungs-Verhältnis auswirkt. Viele öffentliche Verwaltungen weltweit setzen bereits auf Standardsoftware oder auch auf Open-Source-basierende Mehrnutzerlösungen und berichten von einer schnelleren Implementierung, geringeren Risiken und höherer Zuverlässigkeit. Anpassungen an lokale Bedürfnisse sind dabei immer möglich – jedoch auf der Basis eines stabilen, erprobten Grundsystems.

Warum Behörden Individualentwicklungen bevorzugen

Trotz der offensichtlichen Vorteile standardisierter Lösungen entscheiden sich Behörden immer wieder für Individualentwicklungen. Ein Hauptgrund ist der Wunsch nach maximaler Kontrolle und Flexibilität, häufig gepaart mit der Annahme, dass nur eine massgeschneiderte Lösung den eigenen Anforderungen gerecht werden kann. Hinzu kommt, dass bestehende Standardprodukte und deren Möglichkeiten oft nicht ausreichend bekannt sind oder in den Ausschreibungsunterlagen von vornherein ausgeschlossen werden. In manchen Fällen fördern Ausschreibungsprozesse sogar explizit die Entwicklung individueller Lösungen, da Innovation und Originalität als zwingende Vergabekriterien festgelegt werden. Solche Vorgaben führen jedoch nicht selten zu einer Isolation von der Entwicklungsgemeinschaft und zu einer teuren Sonderlösung, die auf lange Sicht schwer zu betreiben bzw. zu warten ist und deren Zukunftssicherheit nicht gewährleistet ist.

Notwendige Veränderungen

Um nachhaltige Digitalisierungserfolge zu erzielen, könnte ein Umdenken in den Vergabe- und Beschaffungsprozessen der öffentlichen Hand hilfreich sein. Standardsoftware sollte bei Ausschreibungen nicht benachteiligt, sondern aktiv als Option geprüft werden (müssen). Dazu gehört, bereits zu Beginn eines Projekts die Marktverfügbarkeit passender Lösungen zu analysieren und Anbieter frühzeitig einzubeziehen, um die Risiken von Individualentwicklungen reduzieren. Ausserdem sollten Verwaltungen den Mut haben, bestehende Systeme weiterzuverwenden oder weiterzuentwickeln, anstatt immer wieder bei null zu starten. Nicht zuletzt braucht es eine Professionalisierung des Projektmanagements und eine realistische Einschätzung der eigenen Kompetenzen und Ressourcen.

Fazit

Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist zweifelsohne eine wichtige, wenn nicht sogar zentrale Aufgabe – aber sie darf kein Selbstzweck sein. Sie muss nachhaltig, wirtschaftlich und verantwortungsvoll gestaltet werden. Standardsoftware bietet hier einen pragmatischen Weg: Sie vereint bewährte Funktionalität, geringere Risiken und verlässliche Betriebsmodelle. Schweizer Beispiele zeigen deutlich, welche Folgen Fehleinschätzungen und überambitionierte Individualentwicklungen haben können. Wer als CIO oder IT-Entscheider in der Verwaltung die Digitalisierung erfolgreich vorantreiben will, sollte auf erprobte, skalierbare und gut unterstützte Lösungen setzen. Für die Organe der Rechtspflege in der Schweiz gibt es eine solche Standardsoftwarelösung von Delta Logic. Sie heisst Tribuna V4.

Empfehlungen für ICT-Entscheider der öffentlichen Hand

• Recherchieren Sie und analysieren Sie die Fehlerursachen gescheiterter IT- bzw. Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung.
• Evaluieren Sie immer auch Standardsoftware und Mehrnutzerlösungen bei jeder Beschaffung.
• Binden Sie externe Expertise frühzeitig ein und nutzen Sie das Wissen etablierter Anbieter.
• Setzen Sie auf nachhaltige, wartbare Lösungen und vermeiden Sie unnötige Individualentwicklungen.
• Verankern Sie im Projektmanagement eine realistische Planung und frühzeitige Risikoanalyse.