Case: Wertvolles Wissen zentral sichern

Das Schweizerische Wasserforschungsinstitut Eawag gehört zu den weltweit führenden Instituten im Bereich Wasser- und Gewässerforschung und beschäftigt 450 Mitarbeitende. Stetiger (Daten-)Austausch unter den Forschern ist hier der gelebte Alltag, das Kommunikationsmittel Nummer eins daher die E-Mail. Der Datenbestand auf den Mailservern wächst somit stetig. Dort liegen regelrechte Informationsschätze wie Absprachen oder Forschungsergebnisse. Mit dem bisherigen Handling konnten die Inhalte nicht sicher archiviert und fallbezogen verarbeitet werden. E-Mails wurden teilweise ungesichert auf lokalen Festplatten abgelegt, damit die Mailboxen auf dem Server nicht überliefen.

E-Mail-Management als Teil einer umfassenden Enterprise-Content-Management-Strategie (ECM) versprach Abhilfe. Mithilfe der ECM-Software ELOenterprise von ELO Digital Office lassen sich Informationen wiederfinden und vorgangsbezogen zusammenführen. Dazu der IT-Leiter Dr. Gabriel Piepke: „Wir wollten eine zukunftssichere Lösung, die mit den Anforderungen der Eawag wächst. Eine reine E-Mail-Archivierungssoftware hätte zu kurz gegriffen.“ Ziel war es, wertvolles Wissen zentral zu sichern und gleichzeitig den Microsoft-Exchange-Server zu entlasten.

Das Archiv besteht aus einem Microsoft-Windows-Server. Auf ihm läuft neben der ECM-Software auch ein SQL-Server, in dem die Metadaten abgelegt werden. Die E-Mails selbst werden mit ihren Anlagen auf dem Filesystem gespeichert. Alle Archivdaten sind damit online verfügbar. Dies entlastet die E-Mail-Datenbank und ermöglicht zentralen und schnellen indexierten Zugriff auf die Inhalte. Selbstverständlich unter Berücksichtigung der Benutzerrechte.

Hoher Nutzen – rasche Akzeptanz

Die Mitarbeitenden haben das neue System sehr gut angenommen. Mit ELOenterprise haben sie standort- und hardwareunabhängig Zugriff auf ihre E-Mails. Sie gelangen über vordefinierte Suchmechanismen auf die archivierten Dokumente und Daten. Nutzen sie Microsoft Outlook als Client, so erfolgt die Suche im Archiv über Platzhalter-Mails. Die ECM-Software sorgt für die (revisions-)sichere Archivierung der Daten.

Wissenschaftler können ihre archivierten E-Mails auch in Form selbsttragender Archive mitnehmen. Per Knopfdruck lassen sich ganze Ordner oder Aktenschränke exportieren und auf CD-ROM brennen. Der dabei ebenfalls abgespeicherte ELO-Viewer ermöglicht das Sichten der Ordner auf jedem PC – auch ohne ELO-Client. Last but not least bietet die Online-Ablage der Archivdaten auf SATA-Speichersystemen eine kostengünstige und gleichzeitig leistungsfähige Storage-Lösung.