Die Digitalisierung der Logistik als aktive Gestaltung der Unternehmenszukunft

2000 Quadratmeter Lagerfläche, 5000 Artikel, vier Bereiche

Ein modernes Lagerverwaltungssystem muss mehr ermöglichen, als nur verwalten und organisieren. Lager- und Logistikprozesse müssen optimiert, Kosten reduziert und Abläufe transparenter gemacht werden. Das neue Warehouse-System, 2000 Quadratmeter Lagerfläche und 5000 Artikel, gruppiert in vier Bereiche, muss ausserdem flexibel und skalierbar sein. Man habe deshalb der Evaluation des neuen Lagerverwaltungssystems grösste Aufmerksamkeit geschenkt, sagt man bei der Gmür AG.

Ein weiterer Grund für eine sorgfältige Auswahl: Die Partnerschaft mit dem ausgewählten Anbieter soll über Jahre funktionieren. So wurde die Evaluation äusserst systematisch durchgeführt – mit einem Lastenheft, der Definition von Soll-Prozessen, spezifischen Kernprozessen und einem exakten Anforderungskatalog. Ins Gewicht fiel das Know-how der Anbieter und der Implementierungsaufwand, die jährlichen Kosten für Schulung, Wartung, Hotline, Updates sowie künftige Anpassungen und Erweiterungen. Die schliesslich erkorene Enterprise-Software von Opacc entsprach den Anforderungen und bot noch mehr: Es wurden keine zusätzlichen Schnittstellen benötigt – die Software auf einem Fundament ("OpaccOXAS") war gewährleistet. Die angebotene Lösung war die passgenauste, und das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmte.

Schnellere Auftragsabwicklung, weniger Fehler

Zur Digitalisierung des Lagers in Zürich gehörte die Umstellung von Papier-Rüstscheinen hinzu Scanning mit Mobilen Devices. So ­können Aufträge jetzt wesentlich schneller abgewickelt werden. Pa­rallel sanken die Fehlerquoten. Aktuell sind 20 Scanner-Tablets im Einsatz.

Eine besondere Herausforderung für das Warehouse-Projekt stellte aber die Automatisierung des Nachschubprozesses beziehungsweise der Lagerbestandsüberwachung dar. Wir dürfen vorausschicken, dass die Opacc-Projektmitarbeiter diese Challenge mit Bravour bestanden haben. Um die automatische Nachschubsteuerung für feste Lagerplätze zu aktivieren, mussten verschiedene Einstellungen stimmen. Vorbereitend mussten Lagertyp, der Lagerplatztyp und Lagerplätze definiert werden, beziehungsweise bereits im System vorhanden sein. Das System berechnet den Nachschub gemäss der definierten Minimal- und Maximalmenge. Ist der Bestand kleiner als der Minimalbestand, wird die Nachschubsteuerung ausgelöst. Dabei ist die Nachschubmenge auf die optimale Menge berechnet. Spezialbehandlung muss das System auch für Tiefkühl­ware einplanen: Die Kühlkette darf nie unterbrochen werden!

Für die Planung und Einrichtung des "OpaccERP Warehouse"-Systems bei Gmür plante man ein gutes Jahr ein. Das Projekt wurde durch ein kleines Projektteam von drei Mitarbeitern aus drei Abteilungen der Firma Gmür unterstützt, sodass das notwendige Know-how über die in der Firma existierenden Systeme, Applikationen, Werkzeuge und Datenstrukturen vorhanden war. Nach Installation und Konfiguration der Software wurden die physischen Datenstrukturen mithilfe von Opacc erzeugt und das Warehouse erstmals mit Daten versehen. Funktionen und Ergebnisse konnten dann anhand eines mehrstufigen Testkonzepts von unterschiedlichen Organisationseinheiten überprüft werden.

Fazit: Ziele erreicht

Bereits wenige Stunden, nachdem das System endgültig in Betrieb genommen worden war, sprachen die Beteiligten von einem Erfolg. Das Projektkernteam stellte fest, dass die Ziele für den Produktivstart erreicht waren. Zum Gelingen beigetragen haben sicher die klaren Projektziele und regelmässige Fortschrittskontrollen, aber auch die detaillierte Go-Live-Planung inklusive eines Rollback-Szenarios.

Auf den Logistikbetrieb wirkt sich das System optimierend aus: Es erlaubt die ständige Übersicht über alle Rüstaufträge und deren Priorisierung. Die Verwertung wird optimiert (Ablaufdaten), und Warenbewegungen können rückverfolgt werden. Bestandsaufnahmen und -korrekturen sind auf verschiedenen Ebenen möglich. Kurz: Effizienz und Transparenz werden durch den Einsatz des Systems nachdrücklich erhöht.

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Interview mit Nikola Apostoloski

"Der Change-Prozess verlief nicht ganz schmerzfrei"

Der Zürcher Gastronomie-Dienstleister E.J. Gmür hat seine Logistik- und Lagerorganisation auf ein Warehouse-System von Opacc umgestellt. Nikola Apostoloski, Leiter Lager & Logistik, gibt Einblicke in die Details und Herausforderungen des Projekts. Interview: Oliver Schneider

Sie schreiben, die Lösung von Opacc könne den gesamten Waren­fluss überwachen. Wie setzen Sie dies technisch um?

Nikola Apostoloski: Der altbewährte Strich- oder EAN-Code vereinfacht seit Jahrzehnten das Versorgungsmanagement und erleichtert es, den Material- und Warenfluss im Blick zu behalten. Dies machen wir uns auch hier zunutze. Mithilfe von "OpaccERP Warehouse" werden die Prozesse durchleuchtet und in verschiedenen Supply-Chain-Stufen widergespiegelt. "Pick by Voice" oder "Pick by Scan" standen zur Debatte. Letztlich setzte sich "Pick by Scan" durch. Die Entscheidung fiel uns leicht, denn aufgrund unserer Grösse als mittleres Unternehmen ist es so viel angenehmer zu arbeiten. Die geringere Fehleranfälligkeit, direkte Rückmeldung an das Kommissioniersystem und die vielen Informationen, die man jederzeit abrufen kann, vereinfachen das Tagesgeschäft der Logistiker.

Worin bestehen die grössten Herausforderungen bei der Digitalisierung der Logistik- und Lagerorganisation?

Meine grösste Befürchtung war, dass die Digitalisierung negative Auswirkungen vor allem bei den älteren Kollegen haben wird. Im Nachhinein muss ich gestehen, dass dieser Change-Prozess nicht ganz schmerzfrei verlief. Er bedurfte des Umdenkens und einer schnellen Ausbildung von Mitarbeitern, um einen möglichst reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Learning by doing und hoher Praxisbezug der Lerninhalte waren das Motto.

Wo läuft die Software des Systems? Beim Kunden on-premise, bei Opacc oder in einer Public Cloud?
Das Herz der Enterprise-Software, "OpaccOXAS" und "Opacc­ERP", betreiben wir selbst in Zürich, die Webanwendungen "OpaccEnterpriseShop" und "EnterpriseCRM" sowie die das ­"MobileWarehouse" wird bei Opacc im Cloudcenter betrieben.

Wo werden die Daten gehostet?
Es ist eine gemischte Installation mit On-Premise und Cloud. Die Daten werden zentral bei der Firma Gmür gehostet und gesichert.

Weshalb haben Sie sich für diese Infrastruktur ­entschieden?
Seit Längerem wird von der Industrie 4.0 gesprochen. Wir wollten uns als Logistikdienstleister den neuen Technologien ebenso ­stellen wie unsere Kunden und Auftraggeber, die zunehmend auf "digital" setzen – wobei es gilt, eigene Innovationspotenziale zu identifizieren, Mut zum Ausprobieren zu entwickeln, Lösungen zu erproben und das Wichtigste, unsere Mitarbeiter, mitzu­nehmen.

Was galt es hierbei zu beachten?
Ein Standardrezept gibt es nicht. Aus diesem Grund wollten wir die bereits eingesetzte Software von Opacc erweitern, auch mit dem Gedanken, keine weiteren Schnittstellen zu schaffen. Ziel war in erster Linie, die Kernprozesse unseres Unternehmens zu verbessern und zu beschleunigen. Als Anwender sollte das Warehouse-System an unsere Bedürfnisse angepasst werden, um die bestmögliche Unterstützung zu erhalten. Aus diesem Grund kam für uns nur Software infrage, die an unsere Unternehmensbedürfnisse voll angepasst ist. Opacc als langjähriger Partner erfüllte und übertraf zum Teil sogar unsere Erwartungen.

Wo gab es bei der Einführung der Opacc-Lösung Stolpersteine?
Wir meinten, an alles gedacht zu haben, aber einen elementaren Punkt hatten wir übersehen. Es war die Parametrisierung der Bestandesergänzung, die zur Auffüllung von Rüstplätzen bei Fehlmengen dienen sollte, als plötzlich die Aufträge zum Kommissionieren stockten und nicht freigegeben wurden. Dieses Warnsystem funktioniert so, dass der ganze Auftrag gesperrt wird, wenn ein Artikel nicht vorhanden ist oder nicht genug Einheiten am Rüstplatz vorhanden sind. Diese Massnahme wurde eingebaut, um Fehlmengen zu vermeiden. Hier waren die Parameter für die Nachschubware am Rüstplatz nicht richtig hinterlegt, sodass gut 50 Prozent der Aufträge gesperrt wurden und wir alle manuell mit einigen Klicks freigeben mussten, bei ein paar Dutzend Aufträgen mit vielen Artikelpositionen war dies eine schweisstreibende Angelegenheit. Wurde aber schnell erkannt und alle Anpassungen und Parameter neu konfiguriert, sodass wir am folgenden Tag keine einzige Sperrung hatten.

Wie lief die Zusammenarbeit zwischen Opacc und Gmür ab? Wer machte was?
Ich merkte schnell, dass Kommunikation nicht gleich Verständigung war. Die Kommunikation musste intensiviert werden und stellte einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar. Wir haben die Balance schnell gefunden. Es war eine Hand-in-Hand-Zusammenarbeit. Es gab einige längere Sitzungen und viele Telefonate.

Welche Probleme traten im Zuge der Zusammenarbeit auf?
Gewisse Vereinbarungen und Zielsetzungen wurden falsch interpretiert, was zu nicht erwünschten Prozessabläufen führte. Doch diese Probleme wurden schnell behoben, was allerdings zu Verspätungen des Go-Live geführt hat. Zum Glück standen wir nicht unter Zeitdruck und hatten solche Verzögerungen eingeplant.

Wie lösten Sie diese Probleme?
Es waren hauptsächlich Scripting-Änderungen seitens Opacc notwendig, die ein Mitarbeiter von Opacc in enger Zusammenarbeit mit uns gelöst hat.

Wie testeten Sie das neue System, während parallel noch die bestehende Lagerverwaltung laufen musste?
Hier sind wir sehr vorsichtig vorgegangen. Am Anfang bauten wir uns ein Regal zum Testen auf, wo wir unsere Pseudo-Aufträge in alle Richtungen, seien dies Ein- und Auslagerungen, Inventuren oder Rüstaufträge, getestet haben. Nach dieser kurzen erfolgreichen Testphase gingen wir mit 10 Prozent unseres Lagers live. Da wir über vier verschiedene Lagerbereiche verfügen, gingen wir logischerweise zuerst mit dem kleinsten Lager live. Dies erwies sich als sehr guter Vorgang. Diese Abteilung war klein, beinhaltete aber die grössten Herausforderungen, die wir hatten, da wir hier sehr viele verschiedene Produkte mit unterschiedlichen Packstücken wie Kilogramm, Stück, Karton usw. haben.

Welche Lehren zogen Opacc und Gmür aus dem Projekt für die Zukunft?
Ich glaube, es war ein lehrreicher Weg für beide Parteien. Ich ­lernte die Sprache der Projektleiter, und sie lernten die Fragestellungen aus Sicht der User zu stellen. Wir haben alle uns vorgenommenen Ziele mit Bravour erreicht, und wenn Sie mich fragen würden, ob ich es wieder machen würde, dann lautet die Antwort: mit dieser Besetzung und den Menschen, die mitgewirkt haben, ja.

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Kunde: E.J. Gmür AG

Die E.J. Gmür AG wurde 1951 als Käsehandelsfirma gegründet und offeriert heute umfangreiche Dienstleistungen für die Gastronomie. Dazu gehören die Lagerung und Kommissionierung von rund 5000 Frisch-, Tiefkühl- und Trockenprodukten, die mit einer eigenen Flotte von 30 Lastwagen an Grossverbraucher verkauft und vertrieben werden, sowie der Import und die Vermarktung von Ethno-Food aus aller Welt. Gmür übernimmt für viele Gastronomen die Rolle als einziger Zulieferer für verschiedene Produkt­kategorien, erleichtert dadurch den Alltag und bringt bessere Einkaufskonditionen. Gmür beschäftigt 80 Mitarbeitende.

Ausgangslage:

Die E.J. Gmür AG, ein Multidienstleister für die Gastronomie, setzt als Zulieferer auf höchste Produktqualität und absolute Zuverlässigkeit. Das Unternehmen ist schon seit 2005 Opacc-Kunde (ERP, Shop, CRM); dazumal ging es um die Einführung eines vollständig digitalisierten Lagerverwaltungssystems für mehr Effizienz, Transparenz und Zuverlässigkeit.

Lösung:

"OpaccERP Warehouse" und "MobileWarehouse" bieten eine Plattform, von der aus sämtliche logistischen Prozesse gesteuert und überwacht werden können. Die Digitalisierung funktioniert durchgehend: Der Warenfluss, von der Beschaffung bis zur Auslieferung an den Kunden, kann verfolgt und – etwa im Fall von Rückrufaktionen einzelner Artikel – genau nachvollzogen werden.

Nutzen:

"OpaccERP Warehouse" bei Gmür integriert sich total in den bisherigen Prozess und durchdringt diesen mit erhöhter Effizienz. Die Lösung macht verschiedene logistische Prozessschritte überflüssig. So können Aufträge wesentlich schneller abgewickelt werden. Parallel sind die Fehlerquoten gesunken, sodass auch die Zahl der Retouren verringert werden konnte.

Über Opacc

Die Opacc Software AG, mit Firmensitz in Rothenburg, ist ein mittelständischer, inhabergeführter Schweizer Softwarehersteller mit über 130 Mitarbeitenden. Das Kerngeschäft ist die Entwicklung und der Ausbau der eigenen Enterprise-Software sowie deren Implementierung und Betreuung bei den Kunden. Opacc digitalisiert die Geschäftsprozesse ihrer Kunden auf einer einzigen Anwendungsplattform.