So viel kostet eine Standardsoftware

"Digitalisierung. Live. Konkret." - so lautet das Motto der Topsoft, die am 28. und 29. August in der Umwelt Arena Schweiz stattfindet. Also nicht mehr in Zürich, sondern in Spreitenbach. Mehr zum Wechsel des Standorts erfahren Sie hier.

Das Herzstück der Messe für Business-Software ist der Ausstellungsbereich, in dem rund 100 Unternehmen ihre Lösungen präsentieren. Das Rahmenprogramm bietet Vorträge, Show-Cases und Praxis-Workshops. Die Redaktion war vor Ort und hörte sich das Referat von Marcel Siegenthaler an.

2,1 Millionen Franken für 5 Jahre

Siegenthaler gehört zum Topsoft-Team und Schmid+Siegenthaler Consulting. Er legte dar, auf was KMUs bei der Wahl von Software achten müssen. Sie sollten sich zum Beispiel die Frage stellen, ob sie auf Standard- oder Individual-Software setzen wollen. Im Idealfall speichere eine Standardsoftware alle Daten in einer Datenbank ab und könne auch die Kunden- und Lieferantenseite abbilden, sagte Siegenthaler. Standardsoftware sei günstiger als Individual-Software und reiche für die meisten Firmen aus.

Die drei grossen Kostenblöcke für Standardsoftware seien die Anpassung und Einführung, die Lizenzen und der Betrieb während 4 bis 5 Jahren. Das alles koste 3000 bis 8000 Franken pro Kostenblock pro Nutzer. Eine Standardsoftware für 100 Nutzer für 5 Jahre schlage also mit rund 2,1 Millionen Franken zu Buche.

Fehler bemerkt man oft erst nach längerer Zeit

Dabei dürfe man nicht vergessen, dass gerade ERP-Software auch ein wichtiges Führungsinstrument sei, sagte Siegenthaler. Sie müsse zur Strategie passen, ein gutes Berechtigungskonzept und die nötigen Schnittstellen bieten sowie wichtige Kennzahlen liefern. Idealerweise erfülle eine Standardsoftware möglichst viele Anforderungen "out of the box", da die Konfiguration und Anpassung teuer sei. Fehler würde man zudem oft erst nach längerer Zeit bemerken, was die Ausgaben für die Software noch zusätzlich erhöhe.

Firmen würden oft versuchen, den finanziellen Aufwand für Software mit einem Kostendach zu deckeln. Auch detaillierte Spezifikationen in einem Lastenheft seien eine beliebte Taktik, um Kosten zu sparen. Beides funktioniere aber nur bedingt. "Der Bezug von Software funktioniert anders als das typische Kunden- und Lieferantenverhältnis, das man zum Beispiel beim Kauf eines Gabelstaplers eingeht", sagte Siegenthaler. "Es ist wichtig, ein partnerschaftliches Verhältnis aufzubauen." Diesen Aspekt des Software-Kaufs würden Unternehmen oft vernachlässigen, was zu Problemen führen könne, sagte Siegenthaler.

Mehr als bloss Kosten

Die Kosten seien zwar zentral, aber Unternehmen müssten auch auf viele andere Faktoren achten. Bei der Einführung der Software sei es zum Beispiel wichtig, die Mitarbeiter mitzunehmen und sie entsprechend zu schulen.

Auch die Migration der bestehenden Daten müsse man sauber planen, wofür es die richtigen Schnittstellen brauche. Es lohne sich zudem, die Anbieter so früh wie möglich in den Auswahlprozess zu involvieren. Oft könne der Kunde ein Vorprojekt ohne Verpflichtungen starten. Unternehmen, die sehr spezifische Anforderungen an eine Software haben, empfahl Siegenthaler ausserdem, mit vielen verschiedenen Softwareanbietern zu sprechen.