So hat die BKW den Umstieg auf SAP S/4 Hana bewältigt

Wo steht die BKW heute bei der Migration auf S/4 Hana?

Thomas Zinniker: Die BKW ging am 1.1.2017 mit der S/4-Version 1511 live, und hat damit das bestehende ECC 6.0 für die branchenunabhängigen Businessprozesse vollständig abgelöst. Eine Konzerngesellschaft der BKW, die CC Energie, betreibt für die Energieabrechnung der rund 400 000 BKW-Kunden ein weiteres SAP-ECC-6.0-System mit der Branchenlösung IS-U. Die Ablösung dieses Systems steht noch bevor.

Wann sind Sie mit dem Migrationsprojekt gestartet?

Die Konzeptphase wurde im August 2015 gestartet. Im Februar 2016 wurde mit der Implementierung des neuen Systems auf der Basis von S/4 rel 1511 begonnen.

Was gab damals den Ausschlag, auf ein neues ERP-System zu wechseln?

Der grosse Wandel der BKW vom Energieunternehmen hin zur Infrastrukturdienstleisterin erforderte neue Führungsinstrumente. Hinzu kam der Wunsch, die Unternehmensprozesse zu modernisieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Das bestehende System war mittlerweile seit rund 20 Jahren im Einsatz. Der notwendige Umbau des bestehenden ERP-Systems wäre ähnlich teuer gewesen, wie eine Neuimplementierung. Gemeinsam mit der ERP-Implementierung wurden auch viele Führungsprozesse neu gestaltet und in zentrale Shared Services überführt. Das neue ERP-System war die Basis, damit diese Prozesse effektiv implementiert werden konnten.

Warum gerade SAP? Gab es keine Alternativen?

Die BKW hat auf Gruppenstufe sehr komplexe Controlling- und Konsolidierungsanforderungen in einem internationalen Kontext. So müssen sowohl die regulatorische Aspekte des Verteilnetzes als auch die sehr spezifischen Anforderungen des Energie-Handels und die langfristigen Investitionszyklen in die Anlagen berücksichtigt werden. Zusätzlich müssen wir weit über 100 Konzerngesellschaften konsolidieren. Gleichzeitig bietet der integrierte Ansatz von SAP den Vorteil, das operative Geschäft im Bereich der Beschaffung, Logistik und der Anlageninstandhaltung integriert auf einem System abzuwickeln.

Und das bietet nur SAP?

Aufgrund der fehlenden Alternativen auf dem Markt, welche einen echten Mehrwert gegenüber SAP gebracht hätten, sowie des intern vorhandenen grossen SAP-Know-hows haben wir uns entschieden, auf bewährte Technologien zu setzen. Es ist nicht die Technologie die den Unterschied macht, sondern wie man sie nutzt. Dank SAP konnten wir uns voll auf die Neuausrichtung der BKW mit den neuen modernen Unternehmensprozessen konzentrieren.

Wie lief das Upgrade ab?

Die BKW machte kein Upgrade, sondern setzte auf einen Greenfield-Ansatz. Wir haben das System von Grund auf neu konzipiert und auch auf eine Alt-Datenübernahme verzichtet. In diesem Sinne haben wir einen kompletten Reboot der Unternehmenssteuerung gemacht. Dabei hatten wir mit drei Prämissen gearbeitet.

Wie lauten diese Prämissen?

Erstens: Wir wollen 100 Prozent SAP-Standard. Dort, wo SAP nicht passt, passt sich die BKW an. Zweitens: Der 1.1.2017 ist Go-Live, notfalls passen wir den Scope an. Mit dem neuen System wurde der bestehende Scope wesentlich vergrössert. Und Drittens: 100 Prozent Top-Management-Support, die Konzernleitung ist der Steuerungsausschuss. Die BKW war in einem Early-Adopter-Programm der SAP und hatte fast täglichen Kontakt mit Walldorf. Diese Unterstützung war notwendig, da das vorliegende Release noch sehr viele Bugs hatte. Andererseits konnten wir uns voll auf die Unternehmensprozesse konzentrieren, da wir uns darauf verlassen konnten: Solange wir im SAP-Standard bleiben, funktioniert das System.

Nutzen Sie das neue System On-Premise, als Cloud-Lösung oder hybrid?

Wir nutzen S/4 als On-Premise-Lösung.

Wo lagen die grössten Herausforderungen bei der Migration?

Think out of the Box - Die Unternehmensprozesse neu zu denken, damit wir ein Maximum an Mehrwert durch die Neuimplementation generieren können. Der Vorteil, SAP seit 20 Jahren zu kennen, wird gleichzeitig zum Nachteil, da man sich nicht von alten Gewohnheiten löst, und somit die Gefahr besteht, ineffiziente Strukturen beizubehalten. Die Herausforderung ist es, die Mitarbeitenden in dieser Veränderung mitzunehmen. Das Verständnis für die grossen Zusammenhänge ist der zentrale Schlüssel für den Erfolg. Nur mit diesem Wissen kann der Mitarbeiter seine Rolle im Gesamtkontext verstehen und entsprechend seiner möglicherweise neuen Rolle handeln.

Ein Ziel der Migration war, die Tochterfirmen der BKW besser an das Dach-ERP anzubinden. Hat das geklappt?

Die Ziele der S/4-Implementation waren: 1. Die neue Realität der BKW fürs Management transparent und führbar zu machen. 2. Die Unternehmensprozesse in den angestammten Bereichen zu digitalisieren und so bereit für die Zukunft zu machen. Die Komplexität der gesamten BKW-Gruppe ist zu gross, um sie in einem einzelnen ERP-System abzubilden. Auch wäre der Unterhalt eines solchen Systems kaum mit der geforderten Agilität der Märkte vereinbar. Daher nutzt der Bereich der Dienstleistungen eigene ERP-Systeme, welche im S/4 konsolidiert werden. In diesem Sinne haben wir die Zielsetzungen des Projekts vollumfänglich erreicht.

Sie sagten gegenüber dem Hersteller, früher wurde das SAP-System an die BKW angepasst. Inwiefern ist das heute anders?

Die Business-Prozesse, welche wir mit SAP unterstützen, sind nicht sehr spezifisch, und schon gar nicht ein USP für die BKW. Dazu haben wir andere Systeme. Daher stellen wir uns heute auf den Standpunkt, wenn der Standard von SAP für 10‘000 andere Unternehmen passt, so ist er sicherlich gut genug für die BKW. Ein Ablauf der zu 100 Prozent durch SAP-Standard unterstützt und digitalisiert ist, bringt uns den notwendigen Nutzen und gleichzeitig tiefe Kosten im Unterhalt.

Wie zufrieden sind Sie mit dem neuen ERP?

Wie bereits gesagt, die Ziele des Projekts haben wir erreicht. Was wir jedoch immer stärker sehen, ist der Gap in der Usability. Hier müssen wir nachbessern. Nebst den unbestrittenen Vorteilen der Integration und der Komplexität die SAP beherrscht, vergleicht der Benutzer „sein“ SAP mit neuen modernen Lösungen, die auch mobil sehr einfach und effizient einsetzbar sind. Zwar hat SAP auch hier ein grosses Öko-System und Lösungen anzubieten, welche sich bei näherer Betrachtung dann noch nicht so 100-Prozentig integriert sind, wie dies wünschenswert wäre.

Wie geht es nach der Implementierung weiter?

Da wir auf einem sehr frühen Release aufgesetzt haben, mussten wir schon früh Release-Wechsel durchführen, um somit die Stabilität des Systems zu erhöhen. Bis heute haben wir zwei solcher Wechsel vollzogen. Weiter fokussieren wird nun auf laufende Erweiterungen und die Usability.