CENT Systems startet Digitalisierungs­offensive mit intelligentem e-Archiv

Das IT-Dienstleistungsunternehmen CENT Systems setzt mit den innovativen Digital Services Smart Scanning, Smart Mailbox und Smart Archive zu einer schweizweiten Digitalisierungsoffensive an.

Weitreichende Prozessoptimierungen mit Smart Scanning und Smart Mailbox
 

Mit dem Service Smart Scanning schafft CENT Systems die Basis für effizientere betriebliche Abläufe in KMUs und grösseren Unternehmen. Hierfür werden sämt­liche eingehenden physischen und digitalen Dokumente sowie Daten zuverlässig erfasst und nach zuvor definierten Para­metern vollständig automatisiert in die Folgesysteme übertragen. Der Digital Service Smart Mailbox ordnet die eingehenden Nachrichten mit automatischen Sortier-Algorithmen direkt einzelnen Mitarbeitenden oder den jeweiligen Teams zu. Die e-Postkorblösung von CENT Systems ermöglicht so einen vollständigen digitalen Zugriff auf die Unternehmenspost – orts- und zeitunabhängig.

End-to-End-Lösungen für eine durchgängige Prozessautomatisierung
 

Komplettiert werden die Digital Services Smart Scanning und Smart Mailbox vom Smart Archive. Die innovative e-Archiv-­Lösung von CENT Systems macht nicht nur physische Archive überflüssig, sondern schafft zudem umfassende Mehrwerte, die bisher als Zukunftsmusik galten. Dazu gehört die direkte Kommunikation mit den im e-Archiv archivierten Dokumenten via KI-Chatbot. Das Smart Archive ermöglicht so nicht nur sekundenschnellen Zugriff auf die mit dem Smart Scanning erfassten Dokumente im Sinne einer End-to-End-Lösung, sondern gibt sofort weiterführende Antworten auf komplexe Fragestellungen, die im Zusammenhang mit digitalisierten Dokumenten stehen.

Ein digitales Archiv mit tiefgreifendem Textverständnis
 

Je detaillierter die Parameter der einzelnen Dokumentenarten im Rahmen des Smart Scanning erfasst wurden, desto umfassender sind die Nutzungsmöglichkeiten des Smart Archive von CENT Systems. Die intuitive Interaktion via KI-Chatbot bietet so Mehrwerte, die weit über den einfachen Zugang zum e-Archiv hinausgehen. Die Fragestellungen können ausserdem direkt auf die archivierten Inhalte angewendet werden. Auf übergreifende Fragen wie: «Welche Dokumentenart wurde im Juli 2021 am häufigsten archiviert?», gibt der KI-gestützte Chatbot eine ebenso schnelle Antwort wie auf dokumentenspezifische Fragen wie: «Hat Mitarbeiterin Dorothée Müller in ihrem Zwischenzeugnis eine positive Beurteilung erhalten?» oder: «Fasse mir den Vertrag XY zusammen und nenne die wichtigsten Verpflichtungen und die grössten Risikopunkte.» Auf diese Weise erschliessen Unternehmen das volle Potenzial ihrer digitalisierten Dokumente.

Digitale Skalierbarkeit: Das Smart ­Archive kann schrittweise in Unternehmen implementiert werden
 

Die digitale Skalierbarkeit des Smart Archive ermöglicht es Unternehmen, den Digital Service erst in einer Abteilung, etwa der IT, und nachfolgend schrittweise in anderen Bereichen wie der Administration, den Finanzen oder dem Dokumentenmanagement zu implementieren. Auch innerhalb der Fragestellungen ist eine Skalierung möglich – die intuitiven Suchabfragen lassen sich beispielsweise auf einzelne Ordner oder eine getätigte Selektion von bestimmten Dokumenten anwenden.

Sicherheit an erster Stelle:­­ ­Datenstandort Schweiz und betriebsinterne KI
 

Datensicherheit steht bei allen Digital Services von CENT Systems an erster Stelle. Den Qualitätsanspruch in Bezug auf die Datensicherheit beweist das IT-Dienstleistungsunternehmen mit der Zertifizierung nach ISO 27001:2022. Hochwertige Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen sind standardmässig implementiert. Sämtliche Datenserver befinden sich in der Schweiz und unterliegen demnach dem hiesigen Datenschutzgesetz. Die via Chatbot integrierte KI ist – anders als die dominierenden KI-Modelle rund um ChatGPT und Co. – nur innerhalb der Firmengrenzen aktiv. Innerhalb dieser Grenzen bleiben auch sämtliche sensiblen Daten.

GeBüV-konforme Archivierung und ­fälschungssichere Zeitstempel
 

Das Smart Archive erfüllt sämtliche GeBüV-Vorgaben und eignet sich deshalb bestens für die gesetzeskonforme Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten und Daten. Fälschungssichere Zeitstempel schützen die Daten und machen jede Änderung nachvollziehbar.

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