Wie smartes Lernen den Geldbeutel schont

Wir alle wissen es aus eigener Erfahrung: Die Einführung neuer Software erzeugt Stress. Viele Anwender fühlen sich unzureichend auf neue Arbeitsweisen vorbereitet, sind überfordert von vielen Updates und wissen sich im Falle eines Problems nicht selbst zu helfen. Die Kollegin, die ich sonst immer fragen konnte, arbeitet gerade im Homeoffice. Die Handbücher sind mühselig und seit dem vorletzten Release nicht mehr aktualisiert worden. Und der Support-Hotline anrufen hiesse, sich vom Rest des Vormittags zu verabschieden. Der durch die Coronakrise beschleunigte Trend zum digitalen Arbeitsplatz birgt somit ein grosses Frustpotenzial. Zusätzlich ist es fraglich, ob sich die Investitionen in die neuen Applikationen rechnen, wenn die Mitarbeitenden nicht optimal mit ihnen arbeiten können.

Learning by doing

Smartes Lernen mittels Digital-Adoption-Plattformen gilt hier als Lösungsansatz für schnelle Applikationseinführungen – ganz ohne formale Schulung. Die Idee ist simpel und aus der Gaming-Industrie abgekupfert: Die Leute einfach mal anfangen lassen und sie individuell dort unterstützen, wo sie im Arbeitsprozess nicht weiterkommen. Technisch funktioniert das so, dass die Hilfestellungen direkt in die Applikation geschrieben werden. Sie schweben also im Browser immer im Hintergrund mit und können vom Nutzer aktiviert werden, wenn sie benötigt werden. Oder der Applikationsverantwortliche lässt die wichtigen Neuerungen gleich in der Applikation erscheinen. Entscheidend sind dabei zwei Dinge:

• Die Hilfestellungen erscheinen im Kontext des Arbeitens und dann, wenn der Mitarbeitende sie braucht. Damit sind sie den individuellen Bedürfnissen angepasst ("smart").

• Die Tipps und Tricks kommen nicht vom Softwareproduzenten und auch nicht aus der hauseigenen IT, sondern von anderen Nutzern aus dem Geschäftsbereich selbst. Damit werden sie verständlich, spezifisch und relevant.

Die Hilfestellungen können dabei in verschiedenen Formaten angezeigt werden. Sei dies als einfache Information in Form von Text, Bild oder Kurzvideo, sei es als "Workflow", der Mitarbeitende Schritt für Schritt durch komplexe Prozesse führt, als würde eine Expertin neben ihnen stehen und sie anleiten. Zu Digital-Adoption-Plattformen werden solche Lösungen, indem weitere Leistungsmerkmale wie etwa das Monitoring der Nutzung verschiedenster IT-Applikationen hinzukommen.

Erfolgreiche SaaS-Strategie dank effektiver Mitarbeiterunterstützung

Auch die Forschung beschäftigt sich mit dieser neuen Lernform, so etwa das Swiss Competence Center for Innovation in Learning der Universität St. Gallen. Für Digital-Adoption-Plattformen wird ein grosses Potenzial insbesondere auch in der Schweizer Wirtschaft gesehen. Statistiken zur "Learning & Development"-Branche in den USA zeigen, dass Firmen im Durchschnitt rund 1300 US-Dollar pro Mitarbeitenden pro Jahr ausgeben, wobei diese rund 40 Stunden jährlich mit betriebsbezogenen Trainings verbringen. Die Zahlen werden in der Schweiz wohl vergleichbar sein. Der Druck auf diese Zeit- und Geldbudgets wird mit jeder neuen Softwareeinführung grösser, sodass mit Fug und Recht gesagt werden kann: Eine SaaS-Strategie ohne Unterstützung durch Digital-Adoption-Lösungen wird Mühe haben, zum Erfolg zu kommen.