Digitale Assistenten automatisieren klinische Prozesse effizient

Das Gesundheitswesen steht vor verschiedenen Herausforderungen: hoher Kostendruck, die Notwendigkeit zur engen (digitalen) Vernetzung mit allen Leistungserbringern und die "digitale Transformation". Hohe administrative Kosten entstehen insbesondere durch manuelle Prozesse, Kommunikation über Papier und entsprechend häufige Medienbrüche. Hier können digitale Assistenten wie Softwareroboter und Chatbots helfen. Sie reduzieren operative Kosten und übernehmen Routineabläufe sowie wiederkehrende Aufgaben. Damit entlasten sie die Mitarbeitenden nachhaltig und messbar von administrativen Tätigkeiten.

Softwareroboter und Chatbots zur Prozessautomation

Softwareroboter (Robotic Process Automation – RPA) automatisieren häufig wiederkehrende Abläufe, indem sie in den System­applikationen dieselben Schritte wie die Mitarbeitenden ausführen. Sie können somit für vielfältige klinische Prozesse eingesetzt werden, etwa bei der optimalen Planung von Untersuchungs- und Behandlungsabläufen (Vergabe von Terminen), bei der Personaleinsatzplanung und der Bettendisposition sowie bei der Kodierung und Erstellung von Berichten im Zusammenhang mit dem EPD (Dokumentenaustausch).

Aber auch in klassischen Backoffice-Abteilungen können sie zur Effizienzsteigerung beitragen. Sie dienen in den Finanzabteilungen zur automatischen Erstellung von Controlling-Reports, zur Plausibilisierung von Geschäftszahlen und Erfassen von Rechnungspositionen; in den Personalabteilungen zur automatischen Erfassung von Ein- und Austritten und in den IT-Abteilungen zur kontinuierlichen Überwachung kritischer Applikationen oder für selbstständige Tests nach (grösseren) Updates.

Zunehmend halten auch Chatbots als digitale Assistenten für die Kommunikation mit Patienten Einzug in die Spitäler. Diese können administrative Aufgaben wie die Patientenanmeldung übernehmen und abgefragte Patientendaten entweder direkt oder mithilfe der Softwareroboter in die klinischen Informationssysteme übertragen – effizient, papierlos und bei gleichbleibender Qualität.

Die Einbindung der Mitarbeitenden als wesent­licher Erfolgsfaktor für Automation

Eine erfolgreiche Einführung und Akzeptanz digitaler Assistenten gelingt nur mit der Involvierung der Mitarbeitenden von Anfang an. Durch den Low-Code-Ansatz beider Technologien können die Mitarbeitenden ihre eigenen Softwareroboter steuern und bei Bedarf mit ihnen gemeinsam Aufgaben abarbeiten. Der Mitarbeitende trifft die Entscheidungen, der Softwareroboter führt die Routinetätigkeiten aus. Chatbots können einfach und verständlich durch Training der Mitarbeitenden zum Leben erweckt werden. Die Zusammenarbeit zwischen digitalen Assistenten und Mitarbeitenden schafft ausser der Arbeitserleichterung zudem Begeisterung und Motivation für eigene Automationsideen.

Prozessautomatisation bedingt die Zusammenarbeit zwischen IT und Prozessexperten, einerseits um kreativ neue Möglichkeiten der Automatisierung zu entwickeln und die richtigen Prozesse zu automatisieren, andererseits um den Betrieb der digitalen Assistenten sicherzustellen. Ein internes Kompetenzzentrum für Prozessautomationen vereint die benötigte Expertise und ermöglicht eine zentrale Steuerung sowie eine effiziente Skalierung der Automationen.

Veranstaltung

Besuchen Sie das Webinar zum Thema "Automatisierung ­klinischer Prozesse mit Roboterunterstützung" am Mittwoch, dem 19. Mai 2021, um 10.00 Uhr.
Weitere Informationen und Anmeldung unter: events.avectris.ch/webinare

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Der Softwareroboter übernimmt ­wiederkehrende Routineaufgaben

Steigende Patientenzahlen, zunehmend komplexere Fälle, Mangel an Fachpersonal und hoher ­Kostendruck sind nur einige der Herausforderungen für Spitäler. Bernd Classen, Facharzt für ­Anästhesiologie und langjähriger IT-Experte, zeigt auf, wo ein Softwareroboter unterstützen kann.

Nimmt der Softwareroboter Ihren Kollegen die ­Arbeit weg?

Ja, aber nur Arbeit, die Ärzte sowieso nicht gerne machen, insbesondere die bürokratischen Aufgaben. Der Anteil an patientenfernen Tätigkeiten steigt seit Jahren. Und dies betrifft alle klinischen Berufsgruppen, nicht nur Ärztinnen und Ärzte, sondern auch Pflegekräfte oder Therapeuten. Spitäler sollten ihre teuren Fachkräfte nicht mit simplen Routineaufgaben auslasten. Dafür gibt es bessere Lösungen.

Was wären solche Lösungen?

Eine einfache Lösung könnte es etwa für die automatische Verarbeitung von Einverständniserklärungen geben. Bei der Aufnahme ins Spital müssen Patientinnen und Patienten auf vorgedruckten Formularen angeben, ob sie künftig eine SMS zur Erinnerung an Untersuchungs- oder Behandlungstermine wünschen oder nicht. Ein Mitarbeitender scannt das Formular anschliessend für die digitale Ablage ein und erfasst den Vermerk zur Terminerinnerung im KIS. Kein schwieriger Prozess, aber ein zeitintensiver. Pro Tag werden in jedem Spital Dutzende solcher Fälle erfasst, jede Erfassung dauert ungefähr 10 Minuten – das summiert sich. Ein weiteres Beispiel ist das Erstellen von Berichten wie Austrittsberichte: Ärzte, Pflege und andere Berufsgruppen müssen hierfür oft Dokumente aus verschiedenen Systemen zusammensuchen. Das ist zeitaufwändige Fleissarbeit. Ein Roboter kann die in unterschiedlichen Systemen abgelegten Patientendokumente für den betroffenen Mitarbeiter vorauswählen und zusammenstellen und diese – nach Freigabe – datenschutzkonform mit anderen Spitälern, Arztpraxen oder der Spitex austauschen. Das Potenzial für Softwareroboter in Spitälern ist gross: Es gibt viele Routineaufgaben, insbesondere in der Verwaltung und im Backoffice, die sie übernehmen könnten.

Sprechen die Patienten schon bald mit einem Software­roboter anstatt mit einem Arzt?

Nein, ein Softwareroboter kann keinen Arzt und kein Pflegepersonal ersetzen. Er kann keine Pflege und Therapie verordnen und keine menschliche Nähe zeigen. Er übernimmt lediglich stets wiederkehrende Routineaufgaben, damit sich die Fachkräfte wieder auf die Patienten und deren Angehörige konzentrieren können. In Zeiten von Fachkräftemangel auch ein wichtiger Faktor für die Bindung und die Gewinnung von Mitarbeitenden.

Wo liegt die Herausforderung bei der Einführung eines Softwareroboters im Spital?

Um erste Schritte in der Welt der Robotik zu machen, braucht es kein zeitintensives und kostspieliges Grossprojekt. Wichtig ist, dass man einen kompetenten Partner wählt, der die klinischen Prozesse und Systeme kennt. Entscheidend sind auch die Experten aus den klinischen und administrativen Fachabteilungen: sie müssen das Thema unterstützen und gemeinsam mit dem Partner die Prozesse identifizieren, die sich für einen "Proof of Concept" eignen. Die beste Gelegenheit auch, umständliche Prozesse zu verbessern. Nach Probeläufen wird der Roboter produktiv gesetzt und läuft noch einige Zeit unter Aufsicht. Ich empfehle zudem den Aufbau eines Kompetenzzentrums, das den Betrieb der Roboter weiterführt, weitere Prozesskandidaten identifiziert und entsprechende Roboter entwickelt.

Zur Person

Dr. med. Bernd Classen ist Consultant für Health Services bei Avectris. Er arbeitet als Facharzt für Anästhesiologie und hat langjährige klinischer Erfahrung. Classen studierte Informatik, verfügt ausserdem über langjährige Erfahrung als Spital-IT Leiter, sowie bei der Vorstandstätigkeit/Mitarbeit in diversen Spital-IT Gremien; Classen ist als Berater für Spitäler zum Thema digitale Transformation tätig.