Büro auf Streife

Den Entscheid für den Wechsel der bisherigen Software zu Microsoft Outlook mit Exchange Server hat nicht die Stadtpolizei selbst getroffen, er war Teil der übergeordneten IT-Strategie der Stadt Zürich. Diese beinhaltete auch den applikativen Grundsatzentscheid, dass die in der Stadtverwaltung angegliederten Behörden die ELO ECM Suite als DMS-System einsetzen sollen. Eine Integration des DMS-Systems von ELO in die Office-­Anwendungen von Microsoft war in der Anfangsphase noch nicht möglich. Für das operative Geschäft der Stadtpolizei Zürich war eine entsprechende Funktion innerhalb Outlook jedoch erforderlich. "Solange eine zentrale Archivierung von Office-Dokumenten und E-Mails noch nicht möglich war, nutzten die Anwender vermehrt den Fileserver", erklärt Patrick Wirz, stellvertretender Chef Applikationen und Projekte bei der Stadtpolizei Zürich. Das Problem: Ohne klare Regelung, welche Informationen wo abgespeichert werden sollen, wird eine Ablage schnell unübersichtlich und die Daten werden teilweise auch redundant abgelegt (Mehrfachspeicherung). Das erschwert später die Suche nach den benötigten Informationen. "Zudem ist das Bedürfnis nach Mobilität gewachsen. Für mehr Effizienz und Sicherheit bei der Arbeit sollten die Mitarbeitenden auch via Smartphone und Tablet schnell Zugang zu wichtigen Informationen erhalten", so Wirz weiter.

Aus der Abteilung Organisation und Informatik (OIZ) der Stadt Zürich und den IT-Verantwortlichen der Stadtpolizei formierte sich ein Kernteam, das mit Unterstützung der ELO Digital Office CH AG die ELO ECM Suite sowie die App ELO for Mobile Devices implementierte und bei der Entwicklung des ELO Outlook Client als Schnittstelle zum E-Mail-System mitwirkte. Dieser ist seit 2013 in Betrieb.

Hohe Anforderungen gestellt

Gesetzliche Vorschriften für die Aufbewahrung von geschäfts­relevanten Dokumenten, die Vernetzung mit den verschiedenen Dienstabteilungen und Behörden, eine zentrale Ablage von Office-Dokumenten und E-Mails in eine gemeinsame Ordnerstruktur, ausgefeilte Suchfunktionen sowie differenzierte Zugriffs­berechtigungen – dies alles stellte hohe Anforderungen an die Projektverantwortlichen der Stadtpolizei Zürich. Aktuell arbeiten rund 2200 Mitarbeitende der Stadtpolizei Zürich mit dem ELO-System, in dessen Basisarchitektur mehrere Clienttypen installiert sind. Der ELO Outlook Client und der ELO Mobile Client auf iPad und iPhone sind Standard, der ELO Java Client ist für intensive Nutzer vorgesehen. Dies verdeutlicht den enormen Umfang des Projekts. Neben der Definition der Zugriffsberechtigungen stellten sich auch Fragen zur Ordnung, zum Themenbaum und zur Verschlagwortung der Dokumente im DMS-System und im Intranet. "Die Indexierung der vielfältigen Inhalte und deren Verknüpfungen sind mit einem grossen Aufwand verbunden. Sorgfalt zahlt sich aber aus, sichert sie doch die Qualität und Anwendungsfreundlichkeit des Archives", so Wirz. Doch bevor man mit den verschiedenen Tools arbeiten kann, muss man sie kennenlernen. "Dank sorgfältiger Instruktion der Mitarbeitenden wuchs das Vertrauen in die neue, zentralisierte digitale Datenverwaltung und stiess schnell auf Akzeptanz", erzählt Wirz. "Auch, weil die Infobeschaffung mobil wurde."

Unabhängig von Ort und Zeit

Der Zugriff auf digital archivierte Dokumente via iOS-Geräte (iPhone und iPad) war der Stadtpolizei Zürich ein grosses Anliegen. Denn eine rasche, ortsunabhängige Informationsbeschaffung erhöht die Effizienz und Reaktionsschnelligkeit der Polizistinnen und Polizisten im täglichen Einsatz. "Der Zugriff auf E-Mails, Dienstanweisungen und wichtige Hintergrundinformationen hilft, direkt vor Ort Entscheidungen zu treffen, schnell zu handeln und Fragen aus der Bevölkerung zu beantworten", erklärt Wirz. Bei der Einführung stellte sich jedoch die Frage bezüglich der Datensicherheit. Eng zusammen mit der Verwaltung der rund 2500 mobilen Devices ist ein umfassender Betrieb von ELO for Mobile Devices innerhalb der städtischen Sicherheitsrichtlinien sicherzustellen. Schliesslich kommen zu jedem Device Zugriffsrechte, eine SIM-Karte und ein entsprechendes Abonnement hinzu. Nun geht das Büro quasi mit auf Streife, da sämt­liche Basisprozesse von überall her ausgelöst werden können. "Jederzeit einen sicheren und schnellen Zugriff auf die verlangten Informationen, ist für die Arbeit der Stadtpolizei Zürich ein grosser Gewinn", betont Wirz.

Ausblick und Fazit

Die Einbettung neuer Software in eine bestehende System-, Projekt- und Gremienlandschaft ist komplex. Denn die verschiedenen, bereits installierten Programme können sich gegenseitig beeinträchtigen. Damit sämtliche Funktionen reibungslos miteinander harmonieren, bedarf es zunächst einer ausführlichen technischen Inventur, der Integration in die IT-Infrastruktur mittels Schnittstellen sowie Softwarelösungen, Erweiterungen und Applikationen, die flexibel auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens oder einer Organisation angepasst werden können. Denn häufig offenbaren sich erst im täglichen Einsatz die Knacknüsse, welche die Arbeitsabläufe beeinträchtigen. Die Stadtpolizei Zürich steht deshalb auch weiterhin in engem Kontakt mit ELO Digital Office CH. "Die Erfahrungen, die wir im täglichen Betrieb mit dem ELO-System machen, nutzen wir dazu, die Funktionen gemeinsam entsprechend unseren Anforderungen weiterzuentwickeln", so Wirz.

ELO DMS Desktop und ELO for Mobile Devices

Die Software ELO DMS Desktop ermöglicht die nahtlose Verzahnung der DMS-Funktionen mit der Welt von Microsoft Office. Die Anwender können direkt aus den Programmen wie etwa Outlook, Word, Excel oder Powerpoint auf ein leistungsstarkes DMS-System zugreifen. Mit der Applikation ELO for Mobile Devices ist dies auch unabhängig von Zeit und Raum möglich. Zudem kann ELO for Mobile Devices auf allen gängigen Smart­phones und Tablets genutzt werden und ist als App mit all ihren Funktionen für iOS und Android verfügbar.

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