So gelingt die erfolgreiche Cloud-Migration in acht Schritten

Die Digitalisierung in öffentlichen Verwaltungen stellt IT-Abteilungen vor neue Herausforderungen. Systeme werden komplexer, die Anzahl digitaler Services steigt, gleichzeitig zieht der Betrieb von lokaler Hardware und Software hohe Kosten nach sich. Lokale Infrastrukturen sind zudem nur begrenzt skalierbar und erfordern grosse Ressourcen. Verwaltungen ziehen deshalb cloudbasierte Lösungen in Betracht, um Ausgaben zu senken, die Skalierbarkeit zu verbessern und ihre Flexibilität zu erhöhen. Mit den folgenden acht Schritten gelingt Verwaltungen die Reise in die Cloud: 

1. Bedarfsanalyse: Verwaltungen müssen die spezifischen ­Anforderungen und Bedürfnisse ihrer IT-Systeme und -Anwendungen analysieren (Assessment). Dazu erstellen sie eine Liste mit den zwingend benötigten Funktionen, Tools, Anwendungen und Daten, die sie in der M365-Umgebung benötigen. 
2. Ressourcenplanung: Eine Cloud-Migration benötigt personelle Ressourcen, Budget und einen Zeitrahmen. Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern kann interne Ressourcen entlasten. 
3. Datenmigration: Die erfolgreiche Datenmigration bedingt einen detaillierten Plan. Verwaltungen müssen sicherstellen, dass alle relevanten Daten korrekt, vollständig und ­sicher übertragen werden. 
4. Sicherheit und Datenschutz: Die Cloud-Infrastruktur muss die gesetzlichen Anforderungen in der Schweiz und speziell jene für die öffentliche Hand erfüllen. Verwaltungen müssen die Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien von Micro­soft M365 genau prüfen. Sie müssen alle notwendigen Schutzbedarfsanalysen und Nutzungskonzepte erstellen und entsprechende Sicherheitsmassnahmen implementieren. Dazu gehören etwa die Multi-Faktor-Authentifizierung und Datenverschlüsselung. 
5. Kommunikation und Change Management: Nur wenn alle Mitarbeitenden über die bevorstehenden Änderungen informiert sind, klappt die Migration. Sie benötigen Einblick in den Projektzeitplan, müssen geschult werden und wissen, welche Supportkanäle ihnen zur Verfügung stehen. Regelmässige und transparente Kommunikation vermindert ­Widerstände und Missverständnisse.
6. Schulung: Schulungen oder Schulungsprogramme stellen sicher, dass die Mitarbeitenden alle erforderlichen Fähigkeiten besitzen, um mit den neuen Anwendungen und Tools effektiv, effizient und sicher zu arbeiten. 
7. Testen und Überprüfen: Umfangreiche Pilottests mit Early Adopters gewährleisten, dass alle Anwendungen und Funktionen in der neuen M365-Umgebung wie geplant funktionieren. So identifizieren Verwaltungen potenzielle Probleme oder Inkompatibilitäten frühzeitig und können diese vor der endgültigen Migration beheben.
8. Projektmanagement: Ein detaillierter Projektplan mit Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen ist das A und O. Mit einer klaren Rollenverteilung und Zuweisung von Verantwortlichkeiten sorgen Verwaltungen dafür, dass das Projektteam optimal zusammenarbeiten kann. Sie legen den Grundstein für eine reibungslose Migration. 

Die Anforderungen und Bedürfnisse der Gemeindeverwaltungen sind unterschiedlich, weshalb ein solides Grundgerüst vor dem Cloud-Umzug unabdingbar ist. Gleichzeitig lohnt sich die Zusammenarbeit mit ausgewiesenen Cloud-Spezialistinnen und -Spezialisten, die sie bei der Planung, der Einführung und beim Betrieb der Microsoft-Cloud-Lösungen unterstützen.

"Verwaltungen wünschen sich ­genügend Spielraum für Innovation"

Gemeindeverwaltungen setzen vermehrt auf Cloud-Lösungen im modernen IT-Betrieb. Welche ­Ansprüche sie haben und was sie vor dem Umzug in die Cloud beachten sollten, erklärt Christoph Schweizer, Key Account Manager Public Cloud Services bei Abraxas Informatik. Interview: Tanja Mettauer

Welche Ansprüche haben Ihre Gemeindekunden normalerweise, wenn Sie mit Ihnen über eine Cloud-Migration sprechen?

Christoph Schweizer: Gemeinden verarbeiten sensible Bürgerdaten – Datenschutz und Sicherheit stehen für sie an erster Stelle. Ihre Cloud-Partner müssen äusserst spezifische Compliance- und Governance-Richtlinien erfüllen. Neben den Infrastrukturkosten sind der sichere Datenzugriff und eine durchgehende Verfügbarkeit für die Gemeinden essenziell. Des Weiteren müssen sie zu Beginn die neue Cloud-Infrastruktur in ihre bestehenden Systeme integrieren, weshalb für sie die Interoperabilität zentral ist. Verwaltungen wünschen sich anpassungs- und skalierfähige Lösungen mit genügend Spielraum für Innovation. 

Wie begegnen Sie etwaigen «Cloud-Bedenken» Ihrer Gemeindekunden?

Versierte Cloud-Anbieter unterstützen ihre Kunden in allen Belangen und bereiten sie bestmöglich auf eine Migration vor. Klare Datenschutz- und Verarbeitungsrichtlinien sorgen für Sicherheit, und Service Level Agreements regeln die Verantwortlichkeiten zwischen Anbieter und Kunde. Sobald Organisationen den Schritt in die Cloud wagen, begeben sie sich in ein Shared-Responsibiliy-Prinzip. Mittels Datenklassifizierungen eruieren wir gemeinsam die besonders schützenswerten Daten und formulieren Desaster-Recovery-Pläne. 

Warum gehört die Cloud als Delivery- und Infrastrukturmodell heutzutage auch für Gemeinden zur Basis für einen modernen IT-Betrieb?

Diese Modelle bilden zunehmend die Grundlage für den modernen IT-Betrieb. Der Trend ist nicht nur auf ihre Effizienz zurückzuführen; Verwaltungen müssen für die jüngeren Generationen attraktiver werden. Der wichtigste Grund ist aber zweifellos die unbegrenzte Skalierbarkeit. Die Cloud-Infrastruktur zeichnet sich durch ihre Geschwindigkeit, hohe Qualität und ihre Kosteneffizienz aus. Des Weiteren bieten As-a-Service-Modelle den Vorteil, dass sie schneller implementiert werden können und den Organisationen grosses Innovationspotenzial eröffnen. Nicht unerheblich sind zudem Nachhaltigkeitsaspekte, da Verwaltungen ihre Energiekosten tief halten können und umweltbewusstes Handeln fördern.

Welche Arbeiten müssen vor einer Cloud-Migration bezüglich Datenaufbereitung erledigt werden?

Für den reibungslosen Umzug ist ein detaillierter Projektplan unerlässlich. Dazu gehören ebenso Schulungspläne, die sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden über die notwendigen Kompetenzen verfügen. Vor der Migration müssen die Verwaltungen zwingend ihre Daten bereinigen, klassifizieren, kategorisieren und sichern – und die Sicherung unbedingt auf Vollständigkeit überprüfen. Für Verwaltungen kommt ausserdem ein Parallelbetrieb infrage, damit sie während des Umzugs wie gewohnt weiterarbeiten können. Wichtig ist, dass der Umzug kontinuierlich überwacht wird und eine Notfallwiederherstellung durchgeführt werden kann.  

Welche Chancen ergeben sich aus der Nutzung von M365 für Gemeindekunden?

Das Softwarebundle von M365 setzt sich aus drei Hauptkomponenten zusammen: dem Windows-Betriebssystem, der Office-­Suite und der Security-Komponente. Dieses Paket bietet mehrere Vorteile: Der IT-Betrieb und die Dienstleistungen sind stets aktuell, Kollaborations-Tools erleichtern die Zusammenarbeit und fördern die Mobilität sowie effizientes Arbeiten. Ausserdem bietet M365 Tools zur Verwaltung von Zugriffsrechten und eine Sicherheitsüberwachung, um nur einige Funktionen zu nennen. Entscheidend ist, dass die Organisationen ihre Anforderungen und Herausforderungen sorgfältig prüfen, bevor sie M365 implementieren.