Sicher und effizient: Dokumente verwalten mit Dockpit

Hinweis: Der Autor dieses Artikels ist Bruno Kaiser, Chief Security Officer der Adnovum Informatik AG.

In vielen Unternehmen tauscht die Geschäftsleitung Input für Meetings über ungesicherte E-Mails mit anderen Teilnehmern aus. Zur Vorbereitung werden Dokumente auf Team-Druckern ausgedruckt. Solche Dokumente können sensitive Informationen wie Lohnlisten, Mitarbeiterbeurteilungen oder Kunden- und Projektinformationen enthalten. Dabei kann es passieren, dass diese Informationen unbeaufsichtigt beim Drucker liegen bleiben.

Als sicherheitsaffine Firma legt Adnovum besonderen Wert auf einen sorgfältigen Umgang mit sensitiven Informationen. Wir entschieden deshalb, den Dokumentenaustausch in Geschäftsleitung und Verwaltungsrat zu digitalisieren und abzusichern. Wir entwickelten dafür das interne Tool Dockpit. Eine möglichst einfache und sichere Bereitstellung der Dokumente und ein unkomplizierter, rascher Zugriff waren uns dabei wichtiger als funktionale Vielfalt.

Für die Bereitstellung der Dokumente setzt Dockpit das Web-Interface des Dokumenten-Verwaltungssystems Alfresco in Kombination mit einer mobilen Applikation auf iPad ein. Die Meeting-Teilnehmer ziehen ihre Dokumente per Drag&Drop in die Applikation und machen sie damit für alle anderen Meeting-Teilnehmer sichtbar. Jeder Benutzer kann die Dokumente nun zur Vorbereitung lesen, entweder über die Web-Schnittstelle im Browser oder in der iPad-Applikation Dockpit. Ans Meeting nehmen die Teilnehmer nur noch ihr iPad mit und haben damit automatisch den aktuellen Input zum Meeting dabei. Alle Dokumente existieren nur noch im lokalen Arbeitsraum des Autors oder im geschützten Dokumenten-Repository von Dockpit.

Bei Adnovum arbeiten Geschäftsleitung und Verwaltungsrat bereits seit einem Jahr papierlos mit dem Dockpit Tool. Unsere Erfahrungen mit dem gewählten Ansatz sind überaus positiv. Schnell wollten unsere Verwaltungsräte das Tool auch in weiteren Gremien einsetzen. Wir diskutierten Anforderungen von neuen Anwendern und erfuhren rasch, dass diese stark divergieren. Mittlerweile ist deshalb Flexibilität als weiteres Design-Prinzip hinzugekommen. Gewisse Sicherheitsmechanismen lassen sich zu Gunsten einer verbesserten Benutzbarkeit kontrolliert ausschalten. Dadurch können Benutzer zum Beispiel Dokumente aufs iPad laden und die Applikation offline nutzen, etwa um sich während der Anreise im Zug auf ein Meeting vorzubereiten, oder Dokumente in externen Applikationen auf dem iPad bearbeiten.

Dockpit wird heute auch in anderen Firmen erfolgreich eingesetzt und kontinuierlich weiterentwickelt. Wir sind zuversichtlich, dass sich mit Dockpit die Sitzungs- wie auch die Unternehmensführung effizienter gestalten lässt und haben zahlreiche Ausbaupläne auf der Roadmap.