Kommunikation im Umbruch - wie weiter?

Ende 2017 werden grosse Teile des öffentlichen Festnetzes (Public Switched Telephone Network, PSTN) in der Schweiz auf IP-Technologie (Voice over IP, VoIP) umgestellt. Bis dahin müssen die meisten bestehenden Teilnehmervermittlungsanlagen in den Unternehmen entweder angepasst oder ersetzt werden.

Die Migration zur neuen IP-Technologie sollte für viele Organisationen Anlass sein, die Möglichkeiten der heutigen Kommunikationsplattformen zu prüfen, in einem grösseren Rahmen zu sehen und deren Vorteile zu nutzen:

• Die Funktionen moderner Kommunikationslösungen unterstützen und ergänzen die internen Arbeitsabläufe in idealer Weise und erlauben etwa flexible Arbeitsformen wie Shared Desk, Mobileoffice und Homeoffice. Dadurch steigt neben der Mitarbeiterzufriedenheit auch die Arbeitgeberattraktivität.
• Zusätzlich ermöglicht die durchgängige IP-Technologie effektive und effiziente Zusammenarbeitsformen innerhalb einer Organisation wie auch mit externen Partnern. Im privaten Umfeld genutzte Ansätze (Consumerisation) können auch im Geschäftsumfeld integral genutzt werden (etwa Teamsites mit multimedialen Chat- und Blog-Funktionen).
• Durch die Integration in die unternehmensweite ICT-In­frastruktur können oftmals Kosten eingespart werden.

Migrationswege zu einer IP-basierten ­Umgebung

Bei der Migration bestehender Kommunikationsinfrastruktur auf IP-Technologie gibt es prinzipiell drei Umsetzungsvarianten, wobei in der Praxis oft hybride Modelle zum Einsatz kommen. In allen Fällen kann die Mobiltelefonie als Ergänzung oder Notfallebene eingesetzt werden.

Klassische Telefonanlage – gleiche Funktionalität  wie bisher

Die bestehende Teilnehmervermittlungsanlage (TVA) und die Telefone bleiben unverändert. Die TVA wird direkt oder über ein Gateway an die VoIP-Plattform des Telefonie-Serviceproviders angeschlossen. Falls keine TVA, sondern nur einzelne analoge oder ISDN-Anschlüsse vorhanden sind, können diese einfach umgerüstet werden, ohne dass die Telefonapparate gewechselt werden müssen.

Voice over IP – erweiterte Funktionalität durch VoIP-Endgeräte

Die TVA wie auch die Telefone sind VoIP-fähig. Telefone werden direkt, ohne separate Verkabelung ans interne IP-Netz angeschlossen. Erweiterte Funktionalitäten sind verfügbar, wie Log-in an jedem Telefon, VoIP-Client auf dem PC oder Durchgängigkeit zu Businessapplikationen.

Unified Communications & Collaboration (UCC) – Integration in Geschäftsprozesse

Viele neue Kommunikationslösungen ermöglichen eine vertiefte Integration in die Arbeitsabläufe. Dies vereinfacht die Bedienung und bietet neue Möglichkeiten, die insbesondere die Zusammenarbeit im Team unterstützen, wie etwa:

• Telefonkonferenzen mit Bildschirmfreigabe (Application Sharing);
• Bessere Erreichbarkeit dank gleichzeitigem Anruf auf PC und Mobiltelefon;
• Präsenzanzeige (Person ist verfügbar oder nicht)

Aus technischer Sicht führt dabei ein UCC-Server (intern oder beim Serviceprovider) alle Kommunikationsmittel zusammen und stellt die Verbindungen mit dem VoIP-Netz des Serviceproviders, dem Internet, dem E-Mail-System und allen PCs her.

Zusammengefasst gilt: Genügt die bestehende Telefonanlage vorderhand noch den Anforderungen, so kann diese in der Regel mit geringem Aufwand IP-tauglich gemacht und weiterbetrieben werden. Um das volle Potenzial der neuen Technologie nutzen zu können, sollte der Fokus allerdings auf die Geschäftsprozesse und die Benutzerbedürfnisse gelegt werden und nicht auf die Technik. Dabei ist zu empfehlen, sich kompetenten, unabhängigen Rat einzuholen. Sonst besteht die Gefahr, sich von Funktionen und Features blenden zu lassen. Weitere Informationen in unserer Fachpubli­kation «All-IP – Kommunikation im Umbruch» unter:
https://www.awk.ch/docs/AWK-FOKUS/1412_All_IP-Kommunikation_im_Umbruch.pdf

Betreibervarianten – inhouse versus extern

Moderne Kommunikationslösungen ermöglichen zwar ganz neue Funktionen, weisen aber auch eine höhere Komplexität sowie kürzere Release-Zyklen auf als klassische TVAs. Insbesondere wegen der hohen Komplexität und des fehlenden Know-hows kann es sinnvoll sein, die Kommunikationslösung nicht selbst, sondern durch einen externen Partner betreiben zu lassen, sei dies inhouse oder als standardisierter Service im Rechenzentrum des Partners. Ein grober Vergleich zeigt die wichtigsten Unterschiede (siehe Grafik).

Diese stark vereinfachte Beurteilung muss für jedes Unternehmen individuell angepasst und verfeinert werden. Grundsätzlich gilt Flexibilität/Individualität versus Standardisierung/Einfachheit.

Ein Inhouse-Betrieb ist insbesondere dann zu empfehlen, wenn viele Spezialsysteme in die Kommunikationslösung zu integrieren sind (Funksysteme, Alarmierungssysteme, Leitsysteme, Fax-Server) und das interne Know-how den aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen entspricht.

Bezüglich der Gesamtkosten (Investition und Betrieb) ist keine Variante klar günstiger. Entscheidend ist hier, ob bestehende Serverinfrastruktur, Softwarelizenzen und Know-how inhouse genutzt werden können oder erst beschafft werden müssen. Nicht zu vernachlässigen sind zudem mögliche Folgekosten, die aus Verfügbarkeitsanforderungen der Kommunikationslösung an die darunterliegende Infrastruktur (Server, Netzwerk) resultieren.