IP-Telefonie und IKT-Sicherheit bei der Schweizerischen Bundesverwaltung

Das Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB hat 2012 die Umsetzung des Programms UCC gestartet. Ziel dieses Programms war es, die Festnetztelefonie der Bundesverwaltung durch ein modernes Kommunikationssystem zu ersetzen und gleichzeitig Einsparungen zu erzielen. Neue Funktionen wie Chats, Videoconferencing und Desktop­sharing sollten zur Unterstützung des mobilen Arbeitens eingeführt werden. Mit dem Wechsel der analogen Telefonie auf VoIP sowie auf eine Lösung, die Funktionen wie die Anzeige der Erreichbarkeit beinhaltet, stellten sich Fragen zu Führungsthemen.

Herausforderungen bezüglich der ICT-Sicherheit

Die technische Implementierung der sicherheitsrelevanten Massnahmen wurde durch Experten sorgfältig beurteilt. Doch mit der Umsetzung der Massnahmen war es nicht getan. Die meisten technischen Implementierungen mussten kommunikativ begleitet werden. Eine wichtige Massnahme bildete etwa die Sicherstellung, dass Gespräche innerhalb der Bundesverwaltung End-to-End verschlüsselt sind. Beim Verlassen der bundesinternen Netze sowie bei der Umleitung auf externe Telefone ist dies nicht mehr gewährleistet. Die Mitarbeitenden wurden entsprechend sensibilisiert. Für vertrauliche Kommunikation wurde eine zusätzliche Lösung implementiert.

UCC und der Umgang in Notsituationen

Im Rahmen der ICT-Sicherheitsdiskussionen war auch die Verfügbarkeit der Lösung – verglichen mit der analogen Festnetztelefonie – ein grosses Thema. Wenn der Computer nicht läuft, kann auch nicht mehr telefoniert werden. Dies kann in Notsituationen fatale Folgen haben. Die Systeme wurden deshalb redundant und mit Absicherungsmöglichkeit gebaut, damit eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet werden konnte. In allen Gebäuden wurden Nottelefone in Betrieb genommen, die auch bei Stromausfall funktionieren. Mit einem Informationsfilm und Merkblättern wurden die Mitarbeitenden entsprechend geschult.

Verunsicherung bei der Anzeige der Erreichbarkeit

Das Thema "Big Brother is watching you" im Zusammenhang mit der Erreichbarkeitsanzeige verunsicherte viele Mitarbeitende und deren Vorgesetzte. Diese Anzeige signalisiert den Status der Mitarbeitenden, etwa "verfügbar", "beschäftigt", "abwesend". Dies kann zu unterschiedlichen Interpretationen bezüglich deren Arbeitsaktivität führen. Zur Sensibilisierung wurde die Lösung in verschiedenen Gremien vorgestellt und Raum für Diskussionen und Austausch mit den Personaldiensten und Führungskräften geschaffen. Während der Einführungsphase des Programms war das Team "Veränderungsmanagement" bei interessierten Verwaltungseinheiten im Einsatz. Es unterstützte die Verwaltungseinheiten bei der Realisierung der Vorteile der neuen Instrumente. Um Hilfestellung bei der Interpretation der Erreichbarkeitsanzeige zu geben, wurden Einsatzrichtlinie und Knigge erarbeitet und im Intranet publiziert. Das Veränderungsmanagement wurde zudem nachhaltig in die Weiterbildung integriert.

Das Programm UCC hat gezeigt, dass der Themenkomplex ICT-Sicherheit von Telekommunikationslösungen im Unternehmen sehr unterschiedliche Ausprägungen haben kann und dass es wichtig ist, alle Ausprägungen anzugehen, Lösungen dafür bereitzustellen und sie kommunikativ zu begleiten.