Digitalisierung trotz beschaffungsrechtlicher Hürden

Ist eine öffentliche Ausschreibung nötig, werden oft Verzögerungen des Projekts befürchtet. Ebenso stehen die rechtlichen Vorgaben vermeintlich im Widerspruch zu modernen agilen Projektmethoden, langfristige strategische Partnerschaften scheinen kaum möglich. Es gibt jedoch einige konkrete Ansätze, mit denen man diesen Schwierigkeiten entgegenwirken kann.

Beschaffungen geeignet planen

Die Dauer einer Ausschreibung im offenen Verfahren ist in der Tat oft lange. Der Zeitaufwand zur Erstellung aller Unterlagen ist hoch. Es lohnt sich deshalb, früh im Projekt Beschaffungsexpertinnen und -experten zu involvieren und ein geeignetes Beschaffungs­design festzulegen. Daraus kann abgeleitet werden, wie detailliert die Anforderungen zu erheben sind. Auch kann dadurch sichergestellt werden, dass die Anforderungen von Beginn an so erarbeitet werden, dass sie anschliessend direkt in der Ausschreibung verwendet werden können. Die einzigen fixen Wartefristen sind dann die Einreiche- und die Rekursfrist. Dafür sieht jedoch das revidierte Beschaffungsrecht Gründe zur Verkürzung vor.

Spielraum des Beschaffungsrechts nutzen

Heute werden IT-Projekte meist agil und in enger Partnerschaft mit den Lieferanten abgewickelt. Die starren Vorgaben öffentlicher Ausschreibungen erschweren dies jedoch: Der Austausch mit den Anbietern ist während des Verfahrens stark eingeschränkt. Wenn ein Zuschlag einmal erteilt ist, sind Anpassungen daran schwierig.

Das Beschaffungsrecht lässt aber Spielraum für kreative Lösungen. Es können etwa mehrere Fragerunden durchgeführt werden. Eine interessante Variante ist auch das Dialogverfahren, bei dem innerhalb des Ausschreibungsverfahrens zusammen mit mehreren Anbietern eine Lösung entwickelt wird. Ist im Projekt eine agile Entwicklung vorgesehen, hilft es, einen Stundenpool, statt fix definierte Leistungen auszuschreiben. Ebenso empfiehlt es sich meist, mit Optionen zu arbeiten. So kann der Leistungsumfang einfacher verkürzt oder ausgebaut werden.

Strategische Planung als Basis für Beschaffungen

In jedem Fall erhöhen die durch das Beschaffungsrecht bedingten Einschränkungen die Wichtigkeit einer langfristigen Informatikstrategie und eines funktionierenden Portfoliomanagements. Technologieentscheide können so langfristig gefällt und Abhängigkeiten reduziert werden. Ebenso können dadurch Beschaffungen frühzeitig und übergreifend geplant werden. Ist ein Auftraggeber beispielsweise daran interessiert, langfristige Partner zu gewinnen, sind Rahmenverträge ein hilfreiches Instrument.

Es soll nicht abgestritten werden, dass einem das Beschaffungsrecht oft einschränkt. Mit den geschilderten Ansätzen, einer guten Planung und etwas Kreativität lassen sich aber trotz rechtlicher Hürden erfolgreiche und effiziente Beschaffungen durchführen. Die Vorgaben helfen sogar ab und zu, da sie erfordern, sich früh zu überlegen, was eigentlich beschafft werden soll und mit welchem Ziel.

Welche Gesundheitsakteure überhaupt dem öffentlichen Beschaffungsrecht unterstehen, erfahren Sie hier.

Das Beschaffungsrecht wurde grundlegend überarbeitet und tritt 2021 in Kraft. Eine Übersicht der wichtigsten Änderungen finden Sie hier.